Semua orang sentiasa mencari jalan untuk membuat kerja lebih mudah. Dan tidak ada kekurangan tip, helah, dan hacks yang direka untuk membantu dengan matlamat itu.
Tetapi yang bekerja untuk saya sehari-hari dan hari keluar adalah mengautomasikan tugas berulang-ulang. Idea di sebalik melakukan ini ialah ia akan menjimatkan tenaga mental anda untuk projek yang sebenarnya memerlukan pemikiran dan fokus yang mendalam.
Anda mungkin berfikir, itu bagus, tetapi bagaimana saya melakukannya?
Apa yang perlu anda lakukan ialah membina kunci cheat.
Lembaran yang paling mudah dan paling berguna mengandungi perkara yang biasanya anda salin dan tampal. Tidak kira apa industri anda sama ada. Sekiranya anda menggunakan komputer untuk tugas anda, mungkin terdapat beberapa perkara yang perlu anda cari sebelum anda dapat menyelesaikan tugas.
Bagi saya, ia adalah beberapa garisan kod HTML yang sering saya perlukan untuk memuat naik artikel kepada The Muse.
Dalam kedudukan yang lalu, saya mempunyai beberapa penjimatan masa, tumpuan memelihara lembaran pada siap: satu untuk formula spreadsheet Excel, yang lain untuk tajuk utama, dan yang paling popular, dokumen dengan nombor telefon dan arahan log masuk komputer untuk yang baru pekerja. Daripada berurusan dengan kerumitan mencari nombor telefon pejabat kewangan sekali lagi, saya boleh beralih kepada dokumen kepercayaan saya, salin dan tampal apa yang saya perlukan, dan hantar e-mel tanpa kehilangan wap.
Jadi bagaimana tepatnya anda memulakan?
Langkah 1: Perhatikan Perkara Yang Anda Cari Diri Menulis Semula atau Mengulangi Semula
Mungkin anda menghantar banyak e-mel yang sama atau serupa setiap hari. Jika anda menulis dari awal setiap kali, anda membazirkan kuasa otak yang berharga (dan masa). Seperti yang anda dapat lihat dalam contoh di atas, kawan-kawan saya sentiasa bertanya kepada saya bagaimana untuk melangkah ke The Muse-kini saya mempunyai tindak balas pantas sedia-pergi.
Lembaran "cheat" anda boleh terdiri daripada beberapa templat e-mel yang sedia untuk digunakan semula bergantung kepada siapa penerima. (Dan jika anda menggunakan Gmail, pasti melihat Respons di Kaleng-itu adalah pengganti permainan.)
Langkah 2: Pilih Cara Menyimpan Maklumat Anda
Tidak ada cara untuk melakukan ini-gunakan program yang paling masuk akal untuk anda. Itu boleh bermakna dokumen Word, dokumentasi Google, entri Notepad, atau draf e-mel yang disimpan di dalam folder beranotasi. Apa sahaja yang anda pilih, perkara penting ialah anda boleh merujuknya dengan mudah.
Langkah 3: Luangkan 20 Minit Mengisi Dokumen Anda Dengan Item-item tersebut dari Langkah Satu
Walau apa pun (e-mel, formula Excel, atau mungkin nombor telefon), ia sepatutnya sedikit usaha untuk menaipnya ke dalam dokumen sekali , dan kemudiannya mudah diakses untuk digunakan semula pada masa akan datang. Saya tahu untuk saya, ia adalah satu kelegaan yang besar (dan mungkin berjam-jam) untuk melihat nota di desktop saya untuk menyalin dan menampal formula Excel saya mendapati diri saya mencari beberapa kali sehari.
Dan anda juga boleh menyimpan sekolah lama ini jika anda lebih suka itu. Ambil pentadbir pejabat lama saya: Dia menyusun monitornya dengan nota melekit berwarna yang membantu dia dengan cepat merujuk kepada kod status dan akronim yang diperlukan setiap hari.
Apa sahaja sistem yang anda suka-nota dalam buku nota digital anda, dokumen Word, atau nota melekit-mencari sesuatu yang berfungsi untuk anda. Dan walaupun saya tahu bahawa kadang-kadang sukar untuk memukul jeda pada senarai tugas gila anda untuk bekerja pada sesuatu yang terasa membosankan pada masa ini, ini adalah hack kerja yang akan menjimatkan jam ke bawah. Anda boleh melakukannya pada masa ia akan membawa anda untuk merebut kopi di bawah blok itu.
Jadi apa yang anda tunggu? Ia adalah salah satu perkara paling mudah yang boleh anda lakukan untuk meningkatkan produktiviti harian anda.
