Bagaimana Membuat Pangkalan Data Excel

Pada masa-masa, kita perlu mengesan maklumat dan tempat yang baik untuk ini dalam fail pangkalan data Excel. Sama ada senarai peribadi nombor telefon, senarai kenalan untuk anggota organisasi atau pasukan, atau koleksi syiling, kad, atau buku, fail pangkalan data Excel memudahkan masuk, menyimpan, dan mencari maklumat khusus.

Microsoft Excel mempunyai alat terbina dalam untuk membantu anda menjejaki data dan mencari maklumat khusus apabila anda menginginkannya. Selain itu, dengan beratus-ratus lajur dan beribu-ribu baris, hamparan Excel boleh memegang sejumlah besar data.

Memasuki Data

Format asas untuk menyimpan data dalam pangkalan data Excel adalah jadual.

Sebaik sahaja jadual telah dibuat, alat data Excel boleh digunakan untuk mencari, menyusun, dan menapis rekod dalam pangkalan data untuk mencari maklumat tertentu.

Untuk mengikuti tutorial ini, masukkan data seperti yang ditunjukkan dalam imej di atas.

Masukkan ID Pelajar dengan cepat:

1. Taipkan dua ID pertama - ST348-245 dan ST348-246 ke dalam sel A5 dan A6, masing-masing.
2. Serlahkan dua ID untuk memilihnya.
3. Klik pada mengisi pemegang dan seret ke sel A13.
4. Selebihnya ID Pelajar harus dimasukkan ke dalam sel A6 hingga A13 dengan betul.

Memasukkan Data dengan betul

Apabila memasuki data, penting untuk memastikan ia dimasukkan dengan betul. Selain baris 2 di antara judul spreadsheet dan tajuk lajur, jangan biarkan mana-mana baris kosong lain apabila memasukkan data anda. Juga, pastikan anda tidak meninggalkan mana-mana sel kosong.

Kesilapan data, disebabkan oleh kemasukan data yang salah, adalah sumber banyak masalah yang berkaitan dengan pengurusan data. Jika data dimasukkan dengan betul pada mulanya, program ini lebih cenderung memberikan anda kembali hasil yang anda inginkan.

Baris adalah Rekod

Setiap baris data, dalam pangkalan data dikenali sebagai rekod. Semasa memasuki rekod, ingatlah garis panduan ini:

• Tidak biarkan baris kosong dalam jadual yang dicipta. Ini termasuk TIDAK meninggalkan baris kosong antara tajuk lajur dan barisan pertama data.
• Rekod boleh mengandungi data mengenai hanya satu item tertentu.
• Rekod juga mesti mengandungi SEMUA data dalam pangkalan data mengenai item itu. Tidak dapat maklumat mengenai item di lebih daripada satu baris.

Lajur adalah Medan

Walaupun baris dalam pangkalan data Excel dirujuk sebagai rekod, lajur dikenali sebagai bidang. Setiap lajur memerlukan tajuk untuk mengenal pasti data yang terkandung di dalamnya. Tajuk-tajuk ini dipanggil nama lapangan.

• Nama lapangan digunakan untuk memastikan data untuk setiap rekod dimasukkan dalam urutan yang sama.
• Pastikan semua data dalam lajur dimasukkan menggunakan format yang sama. Jika anda mula memasukkan nombor sebagai digit (seperti 10 atau 20), simpannya. Jangan ubah sebahagian jalan dan mula memasukkan nombor sebagai kata-kata (seperti sepuluh atau dua puluh). Selaras.
• Jangan meninggalkan ruangan kosong di dalam jadual.

Mewujudkan Jadual

Apabila data telah dimasukkan, ia boleh ditukar menjadi a jadual. Untuk berbuat demikian:

1. Sorot sel-sel A3 ke E13 dalam lembaran kerja.
2. Klik pada Rumah tab.
3. Klik pada Format sebagai Jadual pilihan pada reben untuk membuka menu lungsur.
4. Pilih warna biru Jadual Gaya Medium 9 pilihan untuk membuka Format sebagai Jadual kotak dialog.
5. Semasa kotak dialog terbuka, sel A3 hingga E13 pada lembaran kerja harus dikelilingi oleh semut berbaris.
6. Jika semut berbaris mengelilingi sel yang betul sel, klik Okey di dalam Format sebagai Jadual kotak dialog.
7. Jika semut berbaris tidak mengelilingi rangkaian sel yang betul, sorot julat yang betul dalam lembaran kerja dan kemudian klik Okey di dalam Format sebagai Jadual kotak dialog.
8. Jadual harus mempunyai anak panah drop-down ditambah di sebelah setiap nama lapangan dan baris jadual harus diformat dalam seli cahaya dan biru gelap.

Menggunakan Alat Pangkalan Data

Sebaik sahaja anda telah membuat pangkalan data, anda boleh menggunakan alat yang terletak di bawah anak panah jatuh di sebelah setiap nama bidang untuk menyusun atau menapis data anda.

Data Penyusun

1. Klik pada anak panah lungsur di sebelah Medan Nama Akhir nama.
2. Klik Susunkan pilihan A ke Z untuk menyusun pangkalan data secara abjad.
3. Setelah disusun, Graham J. mestilah rekod pertama dalam jadual dan Wilson R harus menjadi yang terakhir.

Menapis Data

1. Klik pada anak panah lungsur di sebelah Medan program nama.
2. Klik kotak pilihan di sebelah Pilih semua pilihan untuk membersihkan semua kotak centang.
3. Klik pada kotak pilihan di sebelah Perniagaan pilihan untuk menambah tanda semak ke kotak.
4. Klik okey.
5. Hanya dua pelajar - G. Thompson dan F. Smith harus dilihat kerana mereka hanya dua yang terdaftar dalam program perniagaan.
6. Untuk menunjukkan semua rekod, klik pada anak panah jatuh ke bawah di sebelah Program nama lapangan.
7. Klik pada Kosongkan Penapis daripada "Program" pilihan.

Memperluas Pangkalan Data

Untuk menambah rekod tambahan ke pangkalan data anda:

• Letakkan penunjuk tetikus anda di atas titik kecil di sudut kanan bawah meja.
• Penunjuk tetikus akan berubah menjadi anak panah dua kepala.
• Apabila ini berlaku, klik dan tahan butang kanan tetikus dan seret penuding ke bawah untuk menambah baris kosong ke bahagian bawah pangkalan data.
• Tambah data berikut ke barisan baru ini:Sel - DataA14 - ST348-255B14 - ChristopherC14 - A.D14 - 22E14 - Sains

Melengkapkan Pemformatan Pangkalan Data

1. Sorotan sel A1 hingga E1 dalam lembaran kerja.
2. Klik pada Rumah tab.
3. Klik pada Gabungan dan Pusat pilihan reben untuk memusatkan tajuk.
4. Klik pada Isi warna (kelihatan seperti cat boleh) pada reben untuk membuka senarai drop down warna.
5. Pilih Blue, Accent 1 dari senarai untuk menukar warna latar belakang dalam sel A1 - E1 kepada biru gelap.
6. Klik pada Warna fon ikon pada Pemformatan bar alat (ia adalah huruf besar "A") untuk membuka senarai juntai warna fon.
7. Pilih Putih dari senarai untuk menukar warna teks dalam sel A1 - E1 hingga putih.
8. Sorotan sel A2 - E2 dalam lembaran kerja.
9. Klik pada Isi warna pada reben untuk membuka senarai drop down warna.
10. Pilih Blue, Accent 1, Lighter 80 dari senarai untuk menukar warna latar belakang dalam sel A2 - E2 menjadi biru muda.
11. Sorotan sel-sel A4 - E14 dalam lembaran kerja.
12. Klik pada drop-downon reben ke pusat menyelaraskan teks dalam sel A14 hingga E14.
13. Pada ketika ini, jika anda telah mengikuti semua langkah tutorial ini dengan betul, hamparan anda harus menyerupai hamparan yang digambarkan dalam Langkah 1 tutorial ini.

Fungsi Pangkalan Data

Sintaks: Dfungsi (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)

Di mana D fungsi adalah salah satu daripada yang berikut:

• DAVERAGE
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET
• DMAX
• DMIN
• DPRODUCT
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

Taipkan: Pangkalan data

Fungsi pangkalan data sangat berguna apabila Google Sheets digunakan untuk mengekalkan data berstruktur, seperti pangkalan data. Setiap fungsi pangkalan data, Dfungsi , mengira fungsi yang sepadan pada subset dari julat sel yang dianggap sebagai jadual pangkalan data. Fungsi pangkalan data mengambil tiga hujah:

• Database_arr adalah pelbagai, array tertanam atau array yang dihasilkan oleh ungkapan array yang berstruktur supaya setiap baris selepas Row 1 adalah rekod pangkalan data, dan setiap lajur adalah medan pangkalan data. Baris 1 mengandungi label untuk setiap medan.
• Field_str | num menunjukkan lajur (medan) yang mengandungi nilai yang akan disusun purata. Ini boleh dinyatakan sama ada nama lapangan (rentetan teks) atau nombor lajur, di mana lajur kiri paling akan diwakili sebagai 1.
• Criteria_arr adalah julat, array tertanam atau array yang dijana oleh ungkapan array yang berstruktur sehingga barisan pertama mengandungi nama lapangan (kriteria) yang akan digunakan kriteria (kriteria), dan baris berikutnya mengandungi ujian bersyarat (s).

Baris pertama dalam Kriteria menentukan nama lapangan. Setiap baris lain dalam Kriteria mewakili penapis, iaitu satu set sekatan ke atas bidang yang sepadan. Sekatan diterangkan menggunakan notasi Query-by-Example dan boleh menyertakan nilai yang sepadan atau pengendali perbandingan diikuti dengan nilai perbandingan. Contoh sekatan adalah: "Chocolate", "42", "> = 42", "<> 42". Sel kosong tidak bermakna sekatan pada bidang yang sepadan.

Penapis sepadan dengan baris pangkalan data sekiranya semua sekatan penapis (sekatan dalam baris penapis) dipenuhi. Baris pangkalan data (rekod) memenuhi Kriteria jika dan sekiranya sekurang-kurangnya satu penapis sepadan dengannya. Nama medan mungkin muncul lebih daripada sekali dalam julat Kriteria untuk membenarkan berbilang sekatan yang diguna pakai secara serentak (contohnya, suhu> = 65 dan suhu <= 82).

DGET adalah satu-satunya fungsi pangkalan data yang tidak mengagregatkan nilai-nilai. DGET mengembalikan nilai medan yang dinyatakan dalam hujah kedua (sama dengan VLOOKUP) hanya apabila betul-betul satu rekod sepadan dengan Kriteria; jika tidak, ia mengembalikan ralat yang menunjukkan tidak ada padanan atau beberapa padanan