Alat # 1 bagi perunding adalah PowerPoint. Presentasi-aka, "dek" - digunakan dalam hampir setiap situasi perundingan, termasuk laporan akhir (tiada dokumen Word besar-besaran di sini), persembahan rasmi, dan dokumen analisis terperinci.
Dan setelah mencipta beberapa ratus (ribu) dari mereka pada zaman saya, saya telah mempelajari beberapa petua pro untuk menyusun persembahan yang menarik, meyakinkan, dan sangat menarik. Cuba strategi ini untuk PowerPoint anda yang seterusnya untuk mendapatkan pelanggan anda-atau atasan anda.
1. Gunakan Prinsip Piramid
Sebelum anda mula membina persembahan anda, penting untuk memikirkan strukturnya. Oleh kerana pembentangan sering disampaikan kepada orang sibuk yang banyak di fikiran mereka, komunikasi yang ringkas dan ringkas sangat penting. Dan jika anda tidak merancang struktur keseluruhan anda terlebih dahulu, tidak mungkin persembahan anda akan memberitahu kisah yang mudah difahami yang anda mahukan.
Prinsip Piramid adalah metodologi yang digunakan oleh banyak firma perunding untuk membimbing komunikasi berstruktur. Pada dasarnya, penyampaian maklumat yang baik harus mengalir dari ringkasan peringkat teratas ke maklumat yang lebih terperinci-seperti bentuk piramid. Oleh itu, dek anda harus bermula dengan jawapan atau cadangan terlebih dahulu, dan kemudian ikuti dengan hujah dan fakta sokongan: "Saya cadangkan X dan Y. Cadangan X disokong oleh fakta 1, 2, dan 3 …"
Memelihara struktur ini dalam fikiran adalah berkuasa untuk beberapa sebab. Pertama, ia membolehkan anda menyatakan mata anda kepada khalayak anda sebelum mereka mula bertanya dan membantu mereka memberi tumpuan kepada apa yang penting sepanjang pembentangan. Tetapi ia juga menjadikan penciptaan pembentangan anda lebih mudah, kerana anda tidak perlu mencipta semula roda dan risau tentang cara terbaik mengatur mesej anda.
2. Dapatkan Latihan Tagline
Anda mungkin sudah menggunakan tajuk dalam persembahan PowerPoint anda, tetapi adakah anda tahu bahawa anda harus menggunakan taglines juga? Taglines pada dasarnya adalah "ayat topik" yang meringkaskan mesej utama untuk setiap slaid dalam satu ayat. Biasanya diletakkan tepat selepas tajuk, mereka harus membantu menyampaikan cerita anda sepanjang pembentangan dan memastikan pembaca dapat dengan cepat mencerna kandungan slaid.
Apakah perbezaan antara tajuk dan tagline, anda bertanya? Tajuk memberitahu apa yang ada di slaid, sementara tagline menerangkan apa yang akan dipelajari dari slaid. Jadi tajuk mungkin ada di sepanjang garis "Ringkasan Eksekutif" dan tagline mungkin dibaca, "Setelah menjalankan analisis terperinci di seluruh organisasi, kami mengenal pasti lima peluang utama yang membawa kepada penjimatan yang berpotensi sekitar $ 100 juta."
Ingin tahu sama ada anda betul? Imbas slaid anda, lihat hanya pada slogan. Mereka harus menggabungkan ke dalam kisah yang berkesan tentang kandungan yang anda persembahkan, tanpa meninggalkan jurang yang mengelirukan.
3. Tambah Slide Lampiran
Anda tahu (atau sekurang-kurangnya saya berharap anda lakukan) bahawa menjaga slaid anda mudah dan rapi adalah penting untuk membuat persembahan yang boleh diikuti oleh orang. Tetapi, terutamanya jika anda menerangkan analisis atau mengetahui penonton anda benar-benar mahu data untuk membuat sandaran terhadap tuntutan anda, anda boleh merasa seperti anda perlu mengemas slaid anda dengan banyak maklumat agar dapat meyakinkan.
Berhenti.
Walaupun anda tahu anda memerlukan banyak maklumat sokongan untuk apa yang anda berikan kepada khalayak anda atau menjangka soalan mengenai analisa atau projek anda, jangan bebankan slaid utama anda dengan semua ini. Saya menjamin ia akan mengatasi penonton anda, dan mereka tidak akan menerima mesej muktamad yang anda cuba sampaikan.
Sebaliknya, masukkan slaid lampiran pada akhir dek anda dengan semua bahan sokongan yang tidak sesuai dengan naratif persembahan anda, tetapi yang mungkin berguna. Ini boleh merangkumi pelbagai perkara-data, testimonial, peta proses, carta tambahan-apa-apa yang boleh berguna dalam menyokong apa yang anda katakan, tetapi anda tidak semestinya perlu menceritakan kisah itu. Dengan memasukkannya ke dalam lampiran, anda akan mempunyai maklumat di sana untuk kembali kepada soalan jika soalan timbul, tetapi penonton anda tidak akan digemari dengan butiran dan terlepas gambaran besar.
Menggabungkan petua ini dengan nasihat Alex Cavoulacos untuk mencipta slaid PowerPoint yang indah, dan anda akan mempunyai persembahan yang kalah dalam masa yang singkat.
