Acara penggalangan dana adalah cara terbaik untuk mendapatkan wang dan kesedaran untuk organisasi anda. Tetapi jika anda bekerja di sebuah untung kecil, sukar untuk mencari kakitangan (dan masa!) Untuk benar-benar merancang acara sedemikian.
Di sinilah jawatankuasa tuan rumah datang.
Ringkasnya, jawatankuasa tuan rumah adalah sekumpulan sukarelawan yang bertanggungjawab merancang sesuatu peristiwa. Skop tanggung jawab yang sebenarnya mungkin berubah dari organisasi ke organisasi (atau bahkan acara ke acara), tetapi pada umumnya, anda boleh mengharapkan mereka menjemput tetamu, mempromosikan acara itu, dan membeli tiket untuk hadir.
Namun, dengan semua sukarelawan, jawatankuasa tuan rumah biasanya memerlukan beberapa hala tuju untuk mencapai matlamat organisasi anda. Berikut adalah beberapa petua untuk mengurus jawatankuasa tuan rumah untuk membuat bash seterusnya anda menghancurkan.
1. Pilih dengan bijak
Ahli jawatankuasa yang baik harus memiliki dua atribut utama: Mereka harus mempunyai hubungan yang besar dan berpengaruh dalam hubungan, dan mereka tidak perlu takut untuk menjangkau mereka.
Untuk melakukan yang paling berkesan, bagaimanapun, ahli jawatankuasa ini sepatutnya mempunyai beberapa pengalaman dengan organisasi anda dan menjadi akrab dengan kerja yang anda lakukan. Itu akan membolehkan mereka bercakap dengan penderma yang berpotensi dengan lebih banyak kuasa dan bercakap dari pengalaman mereka sendiri, yang selalu lebih berkesan. Dengan itu, tinjau senarai penderma dan sukarelawan anda untuk melihat siapa yang mungkin sesuai.
Jika anda memerlukan bantuan selain itu-contohnya, dengan merancang logistik acara itu-pilih ahli jawatankuasa yang mempunyai rekod prestasi untuk menunjukkan dan mendapatkan kerja yang dilakukan dengan berkesan pada acara lain yang dihoskan oleh organisasi anda.
Kerana saya satu-satunya penderma yang berdedikasi pada kakitangan di organisasi saya sekarang, saya hanya menarik ahli jawatankuasa tuan rumah dari senarai penderma dan prospek utama saya. Dengan melakukan itu, saya dapat merancang acara itu dan memupuk penderma pada masa yang sama.
Apabila saya berada di sebuah organisasi yang lebih besar yang membuat liputan lanjut mengenai acara kami, kami cuba mendapatkan nama selebriti di jawatankuasa tuan rumah kami. Mereka biasanya tidak dapat membantu (dan kadang-kadang tidak menghadiri!), Tetapi mendapat perhatian masyarakat dan penulis hiburan, yang kemudiannya akan menutup acara tersebut.
2. Jadilah jelas tentang tugas
Cabaran dengan banyak pekerjaan sukarela adalah bahawa terdapat sedikit jangkaan konkrit atau cara untuk membuat orang bertanggungjawab.
Walaupun anda pasti perlu ingat bahawa sukarelawan melakukan tugas mereka dari kebaikan hati mereka sendiri, kebanyakan sukarelawan yang saya tahu lebih suka arahan dan garis panduan yang jelas tentang apa yang akan sangat membantu dalam pelaksanaan acara tersebut. Saya suka merangka "huraian kerja" untuk setiap acara yang saya lakukan, menguraikan tanggungjawab ahli-ahli jawatankuasa tuan rumah-supaya mereka tahu apa yang diharapkan, saya boleh menyimpannya di landasan, dan kami semua berada di laman yang sama.
Setakat tanggungjawab tersebut, jawatankuasa tuan rumah boleh melakukan segala-galanya daripada memungut makanan dan bekalan untuk mereka bentuk jemputan untuk membuat sumbangan besar. Cukup perhatikan apa yang anda perlukan dan hantarkan dalam deskripsi sukarelawan anda.
Keterangan terbaik yang saya saksikan adalah dari Equality Hawaii, yang bukan hanya meletakkan tugas jawatankuasa tuan rumah, tetapi juga termasuk bentuk sumbangan, yang memudahkan para sukarelawan menyumbang hadiah yang diperlukan untuk keanggotaan komite tuan rumah. Perjanjian seperti ini tidak sesuai untuk setiap organisasi, tetapi ia adalah inspirasi yang hebat untuk bukan keuntungan yang berkembang.
3. Katakan Terima Kasih
Orang pertama yang anda panggil, e-mel, atau menulis ke hari selepas acara anda sepatutnya menjadi jawatankuasa tuan rumah anda. Sebenarnya, sebaik sahaja saya mengesahkan jawatankuasa tuan rumah saya, saya menyampaikan kad ucapan terima kasih, jadi saya mempunyai satu perkara yang kurang untuk dilakukan pada pagi hari selepas ahli keluarga.
Anda juga ingin mendapatkan perspektif mereka tentang bagaimana peristiwa itu berlaku-jika ada apa-apa yang anda boleh lakukan lebih baik pada masa akan datang, jika mana-mana tetamu mereka berminat untuk lebih terlibat dengan organisasi, dan jika mereka menikmati diri mereka secara keseluruhan. Maklumat berharga ini dapat memastikan bahawa acara anda lebih efektif di masa depan, dan organisasi anda dapat memanfaatkan peluang-peluang baru.
Paling penting, anda ingin memberi jaminan kepada sukarelawan anda bahawa apabila mereka membuat begitu banyak masa dan komitmen kewangan kepada anda, anda sangat menghargainya.
Selamat sukarelawan-khususnya sukarelawan sukarelawan yang berpengalaman dan kaya-mungkin sumber terbaik yang boleh anda miliki sebagai organisasi bukan untung kecil. Sekiranya anda memperlakukannya dengan bijak dan baik, anda bukan sahaja akan mendapat bantuan yang anda perlukan untuk merancang dan melaksanakan peristiwa yang hebat, tetapi anda juga dapat meningkatkan pengumpulan dana anda ke peringkat seterusnya.
