Bulan lepas, saya menawarkan tiga petua untuk pengurusan projek yang lebih baik, termasuk cara untuk mewakilkan dengan betul, cara membuat alat, dan cara menutup projek anda dengan cara yang bermakna. Tetapi pengurusan projek membentangkan begitu banyak cabaran yang unik, dengan bidang penyelidikan yang luas yang secara berterusan memberikan pendekatan dan perspektif baru, jadi saya tidak dapat membantu tetapi menindaklanjuti dengan nasihat yang lebih banyak.
Petua-petua ini memberi tumpuan kepada pengurusan secara proaktif beberapa perkara yang boleh menyelinap ke atas anda dan menggagalkan kejayaan anda. Kadang-kadang merasakan seperti syaitan-syaitan kegagalan yang sedikit bersembunyi di setiap sudut, menunggu untuk memberikan anda "gotcha" yang baik. Inilah bagaimana pengurusan risiko, pengurusan perubahan, dan pengurusan skop akan meningkatkan peluang anda untuk berjaya.
1. Bayar Perhatian terhadap Risiko Anda
Risiko adalah ancaman yang belum terwujud, dan perkara pertama yang dapat anda lakukan untuk menghalangnya daripada menjadi kenyataan hanya tahu bahawa ia wujud. Jika anda sedang membangunkan aplikasi baharu yang boleh digunakan oleh pelanggan untuk membayar bil mereka, risiko mungkin berkisar dari yang lebih kecil atau sederhana (ahli pasukan akan ditugaskan semula, meninggalkan anda kakitangan pendek) kepada major (perubahan dalam peraturan pembayaran mudah alih memerlukan anda menggunakan teknologi yang sama sekali berbeza). Anda tidak boleh menghalang semua risiko daripada berlaku, tetapi satu akaun yang komprehensif dan bijaksana terhadap sebarang risiko yang dapat difikirkan dapat membantu anda menguruskan kemungkinan.
Semasa fasa perancangan projek anda, buat log risiko di mana anda boleh menjejaki sebarang risiko yang mungkin memberikan cabaran kepada garis masa anda, belanjawan anda, atau kemampuan keseluruhan anda untuk menyelesaikan projek. Terdapat banyak templat yang berbeza yang terdapat di dalam talian, tetapi kebanyakannya mencadangkan termasuk penerangan tentang risiko, tarikh di mana ia dibangkitkan, kemungkinan ia akan berlaku, dan keterukan akibatnya jika ia berlaku. Setiap risiko harus mempunyai pemilik yang ditugaskan untuk memantau dan, yang paling penting, satu set tindakan yang bermakna yang boleh diambil untuk mengurangkan kemungkinan risiko yang berlaku (jika ada). Sebagai contoh, risiko yang boleh gagal oleh pelayan, menyebabkan kehilangan data orang, mungkin kebarangkalian rendah tetapi keterukan tinggi, dipenuhi oleh pelan mitigasi untuk memasang pelayan sandaran. Walaupun kebarangkaliannya rendah, impaknya akan begitu besar bahawa langkah-langkah awal dan selamat untuk mengambil kira kemungkinannya akan bernilai kos dan usaha.
Ingatlah bahawa ini harus menjadi dokumen hidup, bernafas, dan risiko baru harus dipertanggungjawabkan dan dipantau apabila ia timbul sepanjang projek tersebut.
2. Lay Groundwork for Change
Pengurusan projek semestinya bermaksud anda mengganggu status quo dalam beberapa cara. Dan tidak rahsia lagi bahawa banyak orang mendapati perubahan, baik, sukar, untuk mengatakan sedikit. Dalam kertas putih untuk Institut Pengurusan Projek, perunding Marge Combe membincangkan konsep kesesuaian perubahan kerana kedua-dua organisasi modal dan sebaliknya-organisasi bersedia untuk mendedikasikan kepada perubahan, dan kesediaan psikologi orang yang kerjasamanya diperlukan melaksanakan perubahan itu. Jika anda tidak mampu untuk membuat perubahan, atau jika semua pekerja anda berbaris di luar dengan tanda-tanda protes, anda jelas tidak berada dalam banyak kedudukan untuk bergerak ke hadapan.
Jadi apa yang boleh anda lakukan untuk meletakkan asas untuk perubahan, sama ada besar atau kecil? Aspek ketara pengurusan perubahan agak mudah untuk ditangani. Sekiranya anda tidak mempunyai wang, peralatan, atau keupayaan teknologi untuk mendapatkan kerja itu, maka ini adalah perkara yang mesti anda jawab dengan segera.
Ia adalah kerja budaya dan psikologi yang memerlukan lebih banyak pelaksanaan yang berhati-hati. Jika pekerja atau pelanggan tahan terhadap perubahan, luangkan masa untuk memahami mengapa. Mungkin terdapat salah faham yang dapat anda jelaskan, atau kecacatan utama dengan rancangan anda yang tidak anda pertimbangkan. Satu pasukan pegawai perkeranian mungkin mengadu mengenai suis dari borang kertas pemprosesan ke bentuk elektronik. Daripada menganggap bahawa pasukan itu tidak dapat berubah, perbincangan dengan mereka tentang keberatan mereka mungkin menunjukkan bahawa sistem elektronik tidak mempunyai cara untuk mengendalikan pengecualian, yang pada akhirnya akan membawa kepada penyusunan dan dua proses berasingan. Memahami perspektif kakitangan yang akan menggunakan hari ini dan hari ini dapat membantu memastikan perubahan itu berfungsi di seluruh organisasi.
Organisasi dengan orang yang terbuka kepada perubahan dan siapa yang memahami perubahan dan faedahnya kepada mereka adalah lebih cenderung untuk melihat bahawa perubahan berlaku dengan lancar daripada yang mengekalkan orang mereka dalam kegelapan.
3. Fikirkan Skop Creep Sebagai Musuh Mortal Anda
Skop rayapan-apabila parameter projek anda secara beransur-ansur mengatasi perbatasan asal yang anda telah tentukan-adalah penyebab keruntuhan projek. Dan ini sebahagian besarnya kerana ia seolah-olah masuk akal untuk berkembang apabila skop asal anda. Anda mungkin mendapati diri anda menampar dahi anda dalam "kenapa saya tidak memikirkan masa itu" atau yakin oleh pihak berkepentingan bahawa loceng tambahan atau wisel akan menjimatkan jam pekerja setiap hari.
Sebagai peraturan, jangan-saya ulangi, jangan-gua kepada tuntutan ini.
Sudah tentu, kadang-kadang keperluan berubah, dan mungkin lebih mudah untuk mengubah permainan hari ini daripada kembali apabila semuanya dikatakan dan dilakukan. Tetapi penambahan ini sering menambah, menyampaikan anda terus kepada alam semesta yang tidak berpuas hati dengan lebihan belanjawan dan jadual luar.
Cara terbaik untuk mengelakkan rayapan skop adalah untuk menghabiskan lebih banyak masa dan tenaga di atas keperluan perhimpunan depan, secara mendalam menemuramah mereka dengan kepakaran masalah subjek, dan bertanya soalan yang betul untuk memastikan anda tidak kehilangan apa-apa. Dan dalam peristiwa yang tidak dapat dielakkan yang anda lakukan, hati-hati pertimbangkan kos dan manfaat perubahan kepada skop anda. Sekiranya perlu, simpan senarai fasa dua yang sedang berjalan yang boleh anda lawati semula apabila projek asal dimatikan.
Begitu banyak hasil yang anda mahu pada garis masa yang anda perlukan dapat dikesan kembali menjadi proaktif. Latih diri anda untuk mencium masalah sebelum ia muncul, dan merasakan tarikan jejak celah sebelum ia menghantar anda ke bawah lubang cacing gangguan. Anda tidak akan memikirkan segala-galanya, tetapi pandangan ke depan mengetatkan apa-apa pada hari sebelumnya.
