31 Tips untuk membuat e-mel menghisap kurang - muse

E-mel: Kami menyukainya, kami benci, kami suka membencinya. Tetapi kerana ia tidak akan berada di mana-mana masa tidak lama lagi, kami berada di sini untuk membantu anda membuat yang terbaik.

Dari kiat-kiat untuk mengendalikan melalui peti masuk yang melimpah anda kepada strategi untuk membantu anda kurangkannya di tempat pertama dengan cara pintar untuk memastikan e-mel yang anda hantar memberi impak yang besar, kami mempunyai semua yang anda perlukan untuk menghidupkan peti masuk anda rumah kuasa komunikasi.

Jika Anda Mahu: Simpan Peti Masuk Anda Bersih

1. Cara paling mudah untuk berhenti mendapatkan banyak e-mel di tempat pertama adalah untuk berhenti berlangganan berpuluh-puluh surat berita yang anda semak-semak untuk membaca-tetapi sebenarnya tidak pernah dilakukan. Unroll.me adalah cara paling mutlak untuk mengenal pasti orang-orang penyedut dalam peti masuk anda-dan jisim berhenti berlangganan.

2. Jika anda mendapat banyak surat yang tidak diingini daripada individu, anda juga boleh cuba BoxBe. BoxBe menggunakan apa yang dikenali sebagai "Senarai Tetamu" yang diperibadikan untuk memastikan anda mendapat e-mel dari orang yang penting kepada anda, sambil menyaring mesej dari orang lain ke dalam "Senarai Menunggu" berasingan. Siapa saja yang tidak berada dalam Senarai Tamu akan menerima meminta untuk mengesahkan mesej mereka sebelum dihantar ke peti masuk anda.

3. Cuba gunakan auto-responder e-mel dan bukan hanya apabila anda keluar dari pejabat. Tanggapan auto anda tidak perlu lama atau terperinci, tetapi cepat "Hai, saya telah menerima e-mel anda dan akan kembali kepada anda apabila saya boleh!" Mesej mungkin menyimpan kehadiran yang berminat daripada menghantar e-mel susulan sebelum anda mempunyai peluang untuk bertindak balas. Inilah caranya untuk menetapkannya.

4. Menentang keinginan untuk membalas setiap e-mel dengan betul. Seperti yang dijelaskan oleh Alexandra Franzen, "banyak e-mel 'mendesak' cenderung menyelesaikan sendiri tanpa bantuan anda. Dengan memilih untuk tidak bertindak balas dengan serta-merta, anda akan melatih orang untuk menjadi lebih berdikari-sambil mencipta harapan yang waras dan realistik tentang seberapa pantas anda dapat membalasnya. "

5. Mencegah e-mel susulan dengan menamatkan pesanan anda dengan arahan jelas dan bukannya soalan. Daripada berkata, "Sekiranya kita menyambung semula minggu depan?" Cuba, "Saya akan memberikan panggilan pada hari Selasa pagi untuk menyambung semula." Jika itu tidak berfungsi, penerima anda akan memberitahu anda-tetapi jika tidak, anda telah menghalang tidak perlu balik.

Jika Anda Mahu: Kurangkan Masa Anda Menghabiskan E-mel

1. Mahu menyimpan e-mel anda sama pendek dan produktif? Bersedia membuat setiap mesej lima ayat panjang atau kurang. Malah ada tapak yang dibina untuk membantu: five.sentenc.es! Seperti yang dijelaskan, "Rawat semua jawapan e-mel seperti mesej teks SMS, menggunakan bilangan huruf yang ditetapkan setiap jawapan. Oleh kerana terlalu sukar untuk mengira huruf, kami mengira ayat-ayat sebaliknya. "Perlu beberapa nasihat untuk menjaga perkara-perkara singkat, tetapi masih sopan? Elliott Bell mempunyai beberapa tips hebat.

2. Jika anda mendapati diri anda menghantar mesej yang sama berulang kali, simpan templat dalam folder draf anda (di sini ialah 27 untuk bermula dengan) atau memanfaatkan makmal "Maklum Balas Canned Responses" Gmail, yang membolehkan anda menyimpan jumlah respons dan mudah memasukkannya ke dalam e-mel anda. (Lihat cara menyiapkannya, ihsan Gadgetwise.)

3. Hantar banyak e-mel dari telefon anda? Cuba teks auto, alat yang membolehkan anda menaip singkatan tersuai yang kemudiannya berkembang menjadi teks lengkap. Sebagai contoh, menaip "rl8" boleh berkembang menjadi "Saya berlambat-lambatkan, " yang berguna semasa anda menjalankan mesyuarat. (Inilah caranya untuk menetapkannya.)

4. Kecuali tugas anda memerlukan anda segera bertindak balas terhadap e-mel, tetapkan beberapa kali setiap hari yang anda akan periksa peti masuk anda. Kali ini boleh berbeza setiap hari, ia hanya perlu disengajakan (sebagai contoh, hari ini saya akan mengetepikan dari 9-10 pagi untuk melalui peti masuk saya, maka saya akan melihatnya semula dari 4-5).

5. Tambah dua tag (atau penapis dalam Gmail) ke peti masuk anda: "jawapan cepat" dan "memerlukan masa fokus." Apabila anda tahu anda mempunyai blok padu masa yang tidak terganggu, mulakan dengan membuka folder masa fokus anda, perlu mengatasi. Dan kali seterusnya anda mempunyai beberapa minit untuk ganti semasa menunggu bas atau dalam talian untuk kopi, buka folder "jawapan pantas" anda daripada memeriksa Instagram.

6. Sediakan e-mel anda supaya apabila anda telah mengurus satu e-mel dan memfailkannya atau memadamkannya, anda akan dibawa langsung ke peti masuk anda dan bukannya kembali ke senarai e-mel. (Untuk Gmail, anda boleh melakukan ini melalui pilihan Auto-Advance di Gmail Labs.) Ini mengurangkan bila-bila masa anda akan menghabiskan keputusan yang mana mesej untuk memberi perhatian kepada seterusnya!

7. Perlu melalui banyak e-mel dalam masa yang singkat? Cuba Permainan E-mel, yang memberikan anda lima minit untuk mendapatkan seberapa banyak e-mel yang mungkin dan memberi ganjaran kepada anda dengan mata. Ia juga memberi tumpuan kepada menangani 10-20 e-mel pada satu masa, menjadikan pertempuran kotak masuk anda berasa lebih gigitan.

Jika Anda Ingin: Mengatur Peti Masuk Anda

1. Jangan simpan semua e-mel anda di dalam peti masuk anda-sama ada padam, fail, atau arsipkannya apabila mereka telah ditangani. Sebuah kajian pada tahun 2011 dari Princeton's Neuroscience Institute menyatakan bahawa "apabila persekitaran anda berantakan, kekacauan membatasi keupayaan anda untuk memberi tumpuan." Ini berlaku juga persekitaran maya anda; lebih banyak e-mel yang anda dapat lihat-walaupun yang tidak penting lagi-lebih banyak masa otak anda akan menghabiskan masa sedar memikirkannya.

2. Bagi orang yang tidak suka senarai tugasan, penyelesaian mudah (atau mereka berfikir) adalah menggunakan peti masuk mereka sebagai satu. Tetapi untuk tugas yang benar, seperti "Buat proposal untuk pelanggan baru" atau "Sewa pejabat sewa, " tiba masanya untuk mencari sistem senarai tugasan yang berfungsi untuk anda. Menggunakan peti masuk anda sebagai senarai tugasan meletakkan masa anda di tangan orang lain-dengan setiap e-mel baru menjadi tugasan baru, sama ada anda suka atau tidak. Tetapi dengan sengaja menambah tugas ke senarai tugas anda adalah peluang untuk menentukan apakah anda benar-benar harus melakukan itu sekarang, bukan kerja lain.

3. Anda boleh menggunakan Gmail untuk mempunyai beberapa e-mel melangkau peti masuk anda secara automatik. Sebagai contoh, jika anda membayar secara automatik bil kabel anda, anda boleh mengarkibkannya secara automatik dan menambah label "Kewangan." Anda tidak perlu melihatnya, tetapi jika anda memerlukannya, anda tahu di mana untuk mencarinya. Bercakap tentang mencari perkara …

4. Sebelum menghantar sebarang e-mel, bacalah untuk mencari. Apa yang akan anda cari untuk mencari e-mel ini kemudian? Adakah perkataan tersebut dalam e-mel? Anda mungkin mahu menukar "Nota dari pertemuan dengan Jack" kepada "Catatan dari pertemuan Ogos dengan Jack Smith dari Amazon."

5. Sebenarnya banyak perintah carian yang membuat e-mel lama lebih mudah. Berikut adalah cara bagaimana mencari e-mel oleh subjek, topik, penghantar, dan banyak lagi.

Jika Anda Mahu: Jadikan Peti Masuk Laluan Anda Sihat

1. Pernahkah anda boleh meletakkan nota melekit di seluruh peti masuk anda? Nota yang tepat bernama Untuk Gmail membolehkan anda memasukkan nota dan teg kepada mana-mana nota pin mesej e-mel ke benang e-mel, di bahagian atas pandangan e-mel anda, atau di tempat lain di dalam peti masuk anda.

2. Tambahan Gmail adalah mimpi jejaring: Plugin memaparkan maklumat rangkaian sosial kenalan anda di dalam peti masuk anda, jadi anda boleh berhubung dengan mereka di LinkedIn, Facebook, dan Twitter tanpa meninggalkan Gmail. Anda juga boleh melihat senarai punch terkini e-mel dari mereka dan merekod nota peribadi untuk melampirkan ke alamat mereka dalam akaun anda.

3. Seperti Gmail pada steroid, Gmelius adalah pelanjutan penyemak imbas untuk Chrome, Firefox, dan Opera yang secara besarnya meningkatkan pengalaman Gmail anda dengan segala-galanya dari antara muka yang dibersihkan (tiada iklan lagi!) Ke kemampuan untuk menghalang pelacak email untuk melindungi privasi anda. Ciri kegemaran lain ialah butang "Nyahlanggan" automatik yang menggantikan butang "Spam" Gmail setiap kali Gmelius mengesan senarai mel.

4. Anda tahu e-mel yang anda tahu yang anda tidak akan sampai ke kemudian, tetapi anda takut anda akan lupa? Plugin Boomerang, yang kini tersedia untuk Gmail dan Outlook, sangat sesuai untuk menangani mereka. Anda boleh menjadualkan e-mel untuk hilang dan kembali kemudian-apabila anda bersedia untuk mengatasinya-meninggalkan peti masuk anda lebih jelas sehingga ketika itu. Boomerang juga membolehkan anda menjadualkan e-mel yang akan dihantar kemudian dan menubuhkan e-mel yang berulang.

5. Lihat Labs Gmail-yang membolehkan anda mencuba ciri tambahan Gmail seperti "undo hantar" dan melihat kalendar anda tepat di dalam peti masuk anda. Pergi ke tetapan Gmail anda, kemudian klik pada "Makmal" untuk bermula.

6. Cari diri anda menandatangani atau menghantar banyak dokumen dan kontrak? Hellosign untuk Gmail membolehkan anda menandatangani dokumen dan mengisi borang tanpa meninggalkan peti masuk anda-lifesaver sebenar bagi kami yang tidak suka scanner, pencetak, dan mesin faks.

Jika Anda Mahu: Dapatkan Baca E-mel Anda

1. Buat 50 aksara pertama setiap mesej sebagai ringkas dan boleh dilakukan mungkin, kata Fast Company . Pembuka menarik menjadikannya lebih mungkin bahawa penerima anda akan terus membaca.

2. Blok panjang teks kelihatan menakutkan untuk dibaca, jadi fikirkan bagaimana membuat teks anda lebih mudah dibaca. Gunakan peluru, senarai, tebing, dan pendek, perenggan mudah dibeli. Mempunyai masalah memotongnya? Ia boleh menjadi tanda bahawa anda cuba menutupi terlalu banyak.

3. Sekiranya anda mendapat lebih daripada satu mata atau menimbulkan lebih daripada satu soalan dalam e-mel anda, pastikan item tersebut menonjol dari seluruh naratif dengan meletakkannya dalam huruf tebal, menonjolkannya, atau menyusunnya dalam senarai bulleted. Sebaliknya secara semulajadi menarik mata penerima kepada daging mesej (sekeping yang tidak dapat mereka keluarkan!).

4. Buat apa-apa soalan yang anda tanya setakat yang mungkin. "Apa pendapat kamu mengenai cadangan itu?" Bukan soalan yang baik. "Bolehkah kita meneruskan cadangan vendor sebanyak $ 20, 000 pada hari Jumaat?" Adalah lebih baik.

5. Berharap untuk menangkap bos anda atau seseorang penting pada hari yang kurang sibuk tetapi tidak tahu jadualnya? Elakkan menghantar e-mel pada hari Selasa dan Khamis. Ini adalah hari kelantangan tertinggi untuk peti masuk orang, dan anda tidak mahu mesej penting anda tersesat di dalam surat berita, tawaran, dan surat-menyurat lain.

6. Jadikan kiraan baris subjek anda-sesuatu yang memberikan idea jelas tentang apa yang akan berada di dalam e-mel. (Bonus: Ini juga akan membantu anda mencari mesej dengan mudah di peti masuk anda sekiranya panggilan penerima anda berbincang dan bukan menulis melalui e-mel.)

7. Penyelidik dari Carnegie Mellon mendapati bahawa e-mel yang paling berkesan mempunyai garis subjek yang merayu kepada salah satu daripada dua perkara: rasa ingin tahu (hebat jika anda dalam pemasaran) atau utiliti (mungkin yang terbaik untuk kita semua). satu minit video untuk mengetahui lebih lanjut.

8. Mahu pastikan mesej anda dibaca? Pelanjutan Chrome MailTrack membolehkan anda melihat jika dan apabila orang telah membaca e-mel anda. Dan jika anda perasan ia duduk di sana belum dibaca? Lihat petua ini untuk mengikuti cara yang betul.