Bagaimana untuk Mengamankan Fail Microsoft Office

Bergantung pada versi Microsoft Office yang anda gunakan, ia mungkin mengandungi pelbagai aplikasi. Penawaran asas biasanya mengandungi Word, Excel, PowerPoint dan Outlook. PowerPoint nampaknya tidak menawarkan sebarang keselamatan yang wujud, tetapi Word, Excel, dan Outlook semuanya menyediakan beberapa penyulitan.

Mengjamin Dokumen Word

Untuk dokumen Microsoft Word (Word 2000 dan lebih baru), anda boleh memilih tahap keselamatan yang lebih tinggi semasa menyimpan fail. Daripada hanya mengklik "Simpan", klik Fail, kemudian Simpan sebagai dan ikuti langkah berikut:

1. Klik pada Alat di sudut kanan atas fail simpan kotak dialog
2. Klik pada Pilihan Keselamatan
3. Kotak Pilihan Keselamatan menyediakan pelbagai pilihan:
   • Anda boleh memasukkan kata laluan di dalam kotak di sebelah Kata laluan untuk dibuka jika anda ingin fail itu menjadi tidak boleh diakses tanpa kata laluan
   • Dalam Word 2002 dan 2003, anda boleh mengklik pada Advanced butang di sebelah kotak kata laluan untuk memilih tahap penyulitan yang lebih tinggi yang lebih sukar untuk dipecahkan
   • Anda boleh memasukkan kata laluan di dalam kotak di sebelah Kata laluan untuk diubah suai jika OK untuk orang lain membuka fail, tetapi anda mahu menyekat siapa yang boleh membuat perubahan pada fail itu
4. Bahagian bawah kotak Pilihan Keselamatan juga menyediakan beberapa pilihan untuk melindungi privasi dokumen tersebut:
   • Buang maklumat peribadi dari sifat fail pada save
   • Amaran sebelum mencetak, menyimpan atau menghantar fail yang mengandungi perubahan atau ulasan yang dikesan
   • Simpan nombor rawak untuk meningkatkan ketepatan gabungan
   • Buat markup tersembunyi dilihat semasa membuka atau menyimpan
5. Klikokey untuk menutup kotak Pilihan Keselamatan
6. Pilih nama untuk fail anda dan klik Simpan

Mengekalkan Fail Excel

Excel menawarkan gaya perlindungan yang sangat serupa kepada Microsoft Word. Cuma klik Fail, Simpan sebagai dan ikuti langkah berikut:

1. Klik pada Alat di sudut kanan atas fail simpan kotak dialog
2. Klik pada Pilihan Umum
3. Anda boleh memasukkan kata laluan di dalam kotak di sebelah Kata laluan untuk dibuka jika anda ingin fail itu menjadi tidak boleh diakses tanpa kata laluan
   • Anda boleh klik pada Advanced butang di sebelah kotak kata laluan untuk memilih tahap penyulitan yang lebih tinggi yang lebih sukar untuk dipecahkan
4. Anda boleh memasukkan kata laluan di dalam kotak di sebelah Kata laluan untuk diubah suai jika OK untuk orang lain membuka fail, tetapi anda mahu menyekat siapa yang boleh membuat perubahan pada fail itu
5. Klikokey untuk menutup kotak Pilihan Umum
6. Pilih nama untuk fail anda dan klik Simpan

Mengamankan Fail PST Outlook

Penandatanganan dan penyulitan digital sebenar bagi mesej e-mel yang masuk atau keluar dan lampiran fail mereka adalah satu isu berasingan yang akan dijelaskan pada masa yang lain. Bagaimanapun, jika anda berlaku untuk mengeksport data dari folder Microsoft Outlook anda ke dalam fail PST, anda boleh menambah perlindungan untuk memastikan data tidak dapat diakses oleh orang lain. Ikuti langkah berikut:

1. Klik pada Fail
2. Pilih Import dan Eksport
3. Pilih Eksport ke fail dan klik Seterusnya
4. Pilih Fail folder peribadi (.pst) dan klik Seterusnya
5. Pilih folder atau folder yang ingin anda eksport (dan pilih kotak untuk Sertakan subfolder jika anda mahu) dan kemudian klik Seterusnya
6. Pilih laluan output dan nama fail dan pilih salah satu pilihan untuk fail eksport anda, kemudian klik Selesai
   • Ganti pendua dengan item yang dieksport
   • Benarkan barang-barang pendua akan dibuat
   • Jangan mengeksport barang pendua
7. Di bawah Penetapan Penyulitan, pilih salah satu daripada pilihan berikut
   • Tiada penyulitan
   • Penyulitan yang boleh dikompres
   • Penyulitan tinggi
8. Di bahagian bawah skrin, masukkan kata laluan untuk digunakan untuk membuka fail PST yang disulitkan (anda mesti memasukkan kata laluan yang sama di kedua-dua kotak untuk mengesahkan bahawa anda mengeja kata laluan dengan cara yang anda maksudkan, jika tidak, anda mungkin tidak dapat membuka sendiri fail)
   • Pilih sama ada atau tidak juga Simpan kata laluan ini dalam senarai kata laluan anda
9. Klik okey untuk melengkapkan eksport fail

(Disunting oleh Andy O'Donnell)