Pada tugas terakhir saya, salah seorang ahli pasukan senior terkenal kerana menghantar e-mel pada setiap jam siang atau malam. Ia bukan luar biasa bagi saya untuk tidur pada pukul 11 malam dan bangun dengan peti masuk kosong, selamatkannya, e-mel yang sangat pendek, dan ke-titik. Walaupun tidak pernah menelefon saya dengan nama, dan, sebenarnya, jarang termasuk apa-apa jenis ucapan sebelum soalan langsung beliau, dia entah bagaimana tidak berjaya menonjol kasar atau menuntut.
Bersama-sama dengan "terima kasih!" Mengikuti apa sahaja yang dia perlukan menjawab, dia selalu menandatangani namanya dengan x. Sekarang, sebuah x, seperti yang anda keraguan tahu dari penutup cinta-huruf "xoxo" biasanya mewakili ciuman; dalam senario tempat kerja, bagaimanapun, ini hanya isyarat mesra, jauh lebih formal daripada ditutup dengan "Best, " atau "Salam."
Yakinlah bahawa tandatangan yang popular ini bukanlah satu-satunya cara untuk menyelamatkan mesej ringkas anda dari membunyikan kasar; Malah, terdapat sekurang-kurangnya lima cara mudah untuk mengekalkan e-mel anda sopan tidak kira berapa banyak atau beberapa kata yang anda tulis. Anda tidak mahu menggunakan semua lima idea ini setiap kali, dan yang anda gunakan akan bergantung pada khalayak anda dan hubungan dan tahap keselesaan anda dengan khalayak itu, tetapi ia adalah garis panduan yang baik. Dan mereka berharap dapat menjimatkan masa dan tenaga supaya anda dapat memberi tumpuan kepada perkara yang lebih penting.
1. Gunakan Mata Seruan
Tetapi tidak terlalu banyak. Saya cukup dimatikan apabila setiap baris berakhir dengan tanda seru. Anda tidak mempunyai perasaan yang sama kuat pada semua yang anda katakan. Jangan mulakan saya bermula termasuk dua atau tiga untuk menutup satu kalimat atau idea (saya simpan mereka untuk menghantar mesej dengan rakan-rakan saya, dan juga). Pilih singkatan suara tinggi anda dengan bijak, dan sila, sila gunakan kekangan.
Cuba ini:
Dihantar dari ingatan luaran saya.
Sebelum anda menghantar apa-apa, pertimbangkan siapa yang anda berkomunikasi dengan, dan berfikir tentang cara-cara untuk mengekalkannya berdasarkan berdasarkan di mana anda berada dalam perbincangan. Perlu diingat: Sebaik sahaja anda pergi berulang-alik, anda biasanya boleh menjatuhkan ucapan dan tandatangan sama sekali.
Satu perkara yang perlu disebut juga adalah penting untuk memberi perhatian kepada apa yang anda menjawab. Tanggapan pendek boleh menjadi kasar jika anda hanya bertindak balas dengan "Bunyi yang baik!" Jika ia memberi jawapan kepada soalan atau semacam maklum balas, kedua-dua perkataan itu akan menjadi sukar bagi penerima untuk mencerna, dengan atau tanpa tanda seru.
Bottom line: Ketahui khalayak anda, dan, dengan segala cara, hantarkan perenggan terperinci jika keadaan memanggilnya, tetapi fokus pada banyak keadaan di mana pendek juga boleh menjadi manis.
