Menghantar e-mel adalah cara yang paling mudah dan paling tidak mengganggu untuk membuat permintaan dalam pasukan. Tetapi ia tepat kerana e-mel begitu mudah sehingga ia dapat menjadi pembaziran masa yang lengkap. Melancarkan e-mel samar-samar yang tidak jelas memberitahu penerima apa yang harus mereka lakukan atau mengapa pertanyaan anda penting hanya akan mencipta lebih banyak kerja untuk semua orang.
E-mel yang paling berkesan merawat baris subjek seperti ID pemanggil dan menggunakan kata-kata yang sampai ke titik dengan serta-merta.
Berikut adalah beberapa dos dan tidak boleh digunakan untuk pilihan perkataan yang akan mendapat mesej anda dengan jelas dan membuat anda tidak mengganggu (atau mengelirukan) rakan sekerja anda:
1. Apabila Terdapat Tugasan untuk Lengkap
Jangan Tulis: Etc.
Adakah Tulis: Ini, Ini, atau Ini
Guru anda dalam sekolah tatabahasa betul-betul! Walaupun e-mel anda mengikuti perbualan atau pertemuan baru-baru ini, ia mungkin akan difailkan sebagai sesuatu yang perlu dilakukan kemudian. Apabila penerima anda bersedia untuk membacanya, melihat "susulan mesyuarat kakitangan dll" tidak akan membantu. Sebaliknya, jelaskan apa yang anda perlukan dan tulis: "Sila selesaikan soalan-soalan ini dari mesyuarat kakitangan" atau "Laporan yang dibincangkan dalam mesyuarat kakitangan." Fikirkan subjek anda seperti pra-menulis item senarai tugasan jadi mudah untuk kotak itu untuk diperiksa.
2. Apabila Anda Berkongsi Satu Lagi E-mel
Jangan Tulis: "FWD:"
Tulis: Bantuan
Ini yang selalu membuat saya berfikir tentang '90-an, apabila ia biasa melihat e-mel yang berlaku seperti ini: "Fwd: fwd: fwd: fw: Hantar ini kepada 10 orang dan ini akan menjadi hari bertuah anda!" Kecuali anda benar-benar sedang menghantar surat berantai di tempat kerja (serius, tidak), anda mungkin hanya berkongsi sesuatu yang ditulis oleh orang lain yang anda mahu rakan sekerja anda membaca atau melakukan sesuatu. Dalam hal ini, adakah dia memihak dan menulis "Bolehkah anda membantu saya menguraikan ini?" Atau "Sepertinya pelanggan memerlukan bantuan." Pasti, anda mungkin telah merancang untuk menulis mesej itu dalam badan e-mel, tetapi subjek itu tempat yang lebih baik jika anda mahu mendapat perhatian dengan cepat.
3. Apabila Anda Mencuba untuk Menjadi Peribadi
Jangan tulis: Hei
Tulis: Anda
Menghantar "Hey" dalam baris subjek e-mel adalah perkara yang sama seperti menghantar teks "Kita perlu bercakap" kepada rakan atau seseorang yang anda sedang bertarikh. Jangan buat! Anda akan membuat penerima yang mencurigakan apa yang akan datang akan datang, dan anda mungkin akan menunggu untuk sementara waktu untuk mendapatkan respons kerana ia mungkin tidak pernah dibuka. Oleh kerana anda benar-benar perlu bersembang mengenai sesuatu yang peribadi atau peribadi, cuba "Bilakah anda mempunyai masa untuk sembang selama 15 minit?" Pendekatan ini mengambil kelebihan dan meletakkan kuasa di tangan penerima untuk memilih waktu yang berfungsi untuknya .
4. Apabila Anda Perlu Sekarang
Jangan Tulis: Urus
Tulis: Hari ini
Apabila masa yang singkat dan tekanan yang tinggi, "mendesak" adalah perkataan yang hanya boleh menghasilkan panik. Dan panik adalah perkara terakhir yang bertanggungjawab untuk tugas yang perlu dilakukan. Jika anda mempunyai masa yang cukup untuk mengenali keperluan dan menghantar e-mel, anda juga mempunyai masa untuk memberi notis terlebih dahulu bahawa "Ini perlu menjadi keutamaan pertama anda hari ini." Jika ia benar-benar mendesak, buat panggilan telefon atau lawatan orang lain sebaliknya.
5. Dan Satu Lagi Frasa Bonus
Terakhir tetapi tidak semestinya adalah satu frasa yang kita semua katakan untuk mengakhiri e-mel kami tetapi jarang boleh digunakan untuk mengarahkan rakan sekerja kami secara langsung: "Terima kasih." Mesej penghargaan yang ringkas dan ringkas akan memanjangkan penguatan bon di antara anda dan ahli pasukan anda. Ia mengatakan bahawa anda menyedari usaha mereka dan menghargai peranan mereka. Dan ia pasti mengecewakan kepercayaan.
