Kotak mel dikongsi membolehkan pelanggan, pembekal dan lain-lain menghantar e-mel ke alamat pusat di mana semua orang dalam pasukan boleh melihat dan membalas mesej tersebut.
Apakah yang dimaksudkan dengan Peti Mel Dikongsi Pejabat?
Salah satu cara yang paling berkesan untuk berkongsi mesej e-mel dengan sekumpulan orang ialah untuk menyediakan peti mel yang dikongsi Office 365. Dengan peti mel yang dikongsi, setiap orang yang ditugaskan ke peti mel mempunyai akses lengkap kepada mesej. Mereka boleh membaca e-mel yang masuk, membalas mesej, menghantar pesanan dan melihat bagaimana orang lain memberi maklum balas kepada mel masuk.
Apabila ahli pasukan bertindak balas kepada mesej e-mel dari peti mel kongsi, e-mel dihantar dari alamat peti mel yang dikongsi, bukan dari alamat e-mel individu. Penerima e-mel hanya melihat alamat peti mel yang dikongsi. Ini menyimpan alamat e-mel individu anda sulit dan memberikan perniagaan anda penampilan profesional.
Organisasi anda boleh membuat sebanyak mungkin peti mel yang dikongsi seperti yang anda perlukan. Kotak mel yang dikongsi tidak mempunyai nama pengguna atau kata laluan. Peti mel yang dikongsi tidak memerlukan lesen Office 365, tetapi setiap pengguna yang ditugaskan ke peti mel mesti mempunyai langganan Office 365.
Kenapa Gunakan Peti Mel Dikongsi Pejabat?
Perkhidmatan pelanggan, sumber manusia atau jabatan pemasaran yang mahu mesej e-mel yang akan dijawab oleh ahli pasukan yang seterusnya akan menjadi contoh yang baik untuk penggunaan peti mel bersama. Setiap orang yang ditugaskan ke peti mel kongsi boleh melihat dan membalas setiap mesej dalam peti mel itu.
Bekerja dengan peti mel berkongsi Office 365 bukan hanya mengenai e-mel. Ini mengenai membantu orang dalam organisasi anda bekerja bersama dengan lebih cekap. Bersama dengan peti mel yang dikongsi, pasukan anda akan mempunyai akses ke senarai kenalan yang dikongsi dan kalendar bersama. Dengan senarai kenalan yang dikongsi, semua orang dalam kumpulan mempunyai akses kepada alamat e-mel penting. Dengan kalendar yang dikongsi, ahli kumpulan boleh memasukkan pelantikan mereka di lokasi pusat yang boleh dilihat oleh semua orang dalam kumpulan.
Sediakan Peti Mel Dikongsi
Kotak mel kongsi di Office 365 hanya boleh disediakan oleh pentadbir langganan Office anda.
Ikut arahan ini untuk menyediakan peti mel yang dikongsi:
- Log masuk ke pusat Pentadbiran Office 365 menggunakan akaun pentadbir anda.
- Pilih Kumpulan> Peti mel yang dikongsi.
- Pilih Tambah peti mel.
- Pada halaman Tambah peti surat, taipkan nama untuk peti mel yang dikongsi dalam medan Nama. Alias peti mel dibuat secara automatik dalam medan E-mel tetapi anda boleh mengubahnya ke sesuatu yang berbeza. Selepas anda menamakan peti mel bersama, pilih Tambah untuk membuat peti mel.
- Di bawah Langkah seterusnya, pilih Tambah ahli ke peti mel ini.
- Pada halaman ahli Peti Dikongsi, pilih Tambah ahli.
- Letakkan tanda semak di sebelah orang-orang yang akan mempunyai akses ke peti mel kongsi. Sekiranya anda tidak melihat nama seseorang dalam senarai, taipkan nama mereka dalam kotak Carian. Apabila selesai, pilih Simpan.
Simpan Sent Sent kepada Peti Mel Dikongsi
Apabila seseorang menghantar mesej e-mel dari peti mel kongsi, salinan mesej itu disimpan ke folder Item Dihantar mereka, bukan ke peti mel yang dikongsi. Jika anda mahu e-mel ini disimpan ke peti mel kongsi, edit tetapan peti mel yang dikongsi.
Begini cara menyimpan mesej e-mel yang dihantar ke peti mel yang dikongsi:
- Pilih Kumpulan> Peti mel yang dikongsi.
- Pilih peti mel yang dikongsi.
- Pilih Edit bersebelahan dengan tetapan item Dihantar.
- Pada halaman item Terkirim, gerakkan slider ke kedudukan Aktif untuk item Salin yang dihantar sebagai peti mel ini dan Salin item dihantar bagi pihak peti mel ini. Apabila anda selesai, pilih Simpan.
Gunakan Peti Mel Dikongsi dalam Outlook 2016, Outlook 2013 dan Outlook 2010
Apabila pentadbir organisasi anda telah menyediakan peti mel bersama, pengguna anda tidak perlu berbuat apa-apa untuk memaparkan peti mel kongsi dalam Outlook versi desktop. Peti mel yang dikongsi akan muncul secara automatik dalam anak tetingkap Folder.
Untuk menghantar e-mel dari peti mel kongsi:
- Buka Outlook.
- Pilih emel baru untuk membuat mesej baru.
- Pilih Dari dan pilih peti mel yang dikongsi.
- Taip mesej anda dan pilih Hantar.
Akses Peti Mel Dikongsi dalam Outlook di Web
Jika anda ingin bekerjasama dengan peti mel yang dikongsi dalam penyemak imbas web, anda perlu menambahkannya secara manual.
Untuk menambah peti mel dikongsi ke Outlook versi dalam talian:
- Log masuk ke akaun Office 365 anda dan pilih Outlook aplikasi.
- Dalam anak tetingkap navigasi, klik kanan pada nama peti mel anda dan pilih Tambah folder kongsi.
- Di dalam Tambah folder kongsi kotak dialog, taipkan alamat e-mel peti mel kongsi dan kemudian pilih Tambah.
Peti Mel Dikongsi dan Apl Mudah Alih Outlook
Peti mel yang dikongsi tidak muncul dalam aplikasi mudah alih Outlook. Ini bermakna jika anda mahu mengakses peti mel kongsi dari telefon pintar anda, anda perlu membuka penyemak imbas dan menggunakan Outlook di Web.
Anda akan melihat sedikit perbezaan dalam cara anda bekerja dengan akaun e-mel individu anda di Outlook dan dengan peti mel yang dikongsi. Dengan peti mel bersama, anda dan ahli pasukan anda akan bekerja lebih baik bersama untuk menjawab e-mel daripada pelanggan, pembekal, vendor dan lain-lain.
