Meletakkan tandatangan anda mungkin merupakan bahagian yang paling mudah dalam merangka e-mel anda, dan bukan hanya kerana tidak ada peraturan yang jelas untuk bahagian etika e-mel ini.
Penempatan Tandatangan E-mel
Masukkan tandatangan e-mel anda di bawah akhir balasan teks anda dan juga dalam mesej baru. Lakukan ini dalam e-mel yang anda hantar secara profesional dan mereka yang pergi ke keluarga dan rakan-rakan.
- Walau bagaimanapun, anggap tidak menggunakan tandatangan sama sekali dalam mesej peribadi, kerana korespondensi peribadi boleh lebih intim daripada mesej rasmi menggunakan tandatangan yang sangat berstruktur.
- Dalam balasan, tiada tandatangan atau pemeluwapan juga pilihan yang baik; penerima, sudah tentu tahu anda.
Dalam amalan, penempatan tandatangan e-mel akan berbeza-beza berdasarkan keutamaan yang anda tetapkan dalam program e-mel anda:
- Sekiranya anda memasukkan mesej asal menggunakan indentasi dan sebutan selektif, tandatangan anda biasanya akan muncul di bahagian bawah mesej.
- Sekiranya anda memetik lazily dengan meletakkan mesej anda di atas mesej asal (tidak berpecah-belah), tandatangan anda biasanya antara mesej anda dan mesej asal yang anda kutip, tepat di atas baris "- Mesej Asli -".
Perbezaan antara petikan yang malas dan sebutan selektif sering merupakan fungsi pelanggan e-mel yang anda gunakan atau piawaian profesion anda. Profesional yang menyukai Linux, sebagai contoh, sering bergantung pada pemilihan selektif, sedangkan Microsoft Outlook mungkir mengutip pemalas.
Kesalahan Peletakan Tanda Tangan E-mel Anda Harus Dielakkan
Meletakkan tandatangan anda di mana ia tidak tergolong adalah kesalahan besar terhadap etika, tetapi anda harus mengelakkan kesilapan penempatan biasa untuk mengurangkan kekeliruan.
- Tandatangan di atas, balas dalam baris di bawah: pembaca dikondisikan tidak melihat jauh melebihi sebarang tandatangan yang mereka hadapi. Jika program atau perkhidmatan e-mel anda ditetapkan untuk meletakkan tandatangan anda di atas teks yang dipetik dalam balasan dan ke depan, jangan tulis apa-apa ke dalam teks yang dipetik. Kemungkinannya, penerima akan teka-teki atas balasan kosong anda-tetapi mungkin tidak cukup lama untuk mencari jawapan anda di bahagian yang dipetik. Sebaliknya, balas di atas tandatangan atau pindahkan tandatangan ke bahagian paling bawah.
- Tandatangan di bahagian paling bawah, balas semua di atas: jika anda menjawab di atas, tetapi tandatangan e-mel anda berada di bahagian bawah, penerima tidak akan melihat tandatangan atau, jika mereka melihatnya, tandatangan boleh menghantar mereka berburu teks balasan dalam talian yang mungkin mereka terlepas. Sebaliknya: gerakkan tanda tangan di atas bahagian yang dipetik dan di bawah jawapan anda.
Tandatangan Umum
Tandatangan e-mel anda tidak lebih daripada empat atau lima baris teks dan mengandungi penanda tandatangan piawai. Tandatangan anda tidak lebih daripada 75 aksara. Elakkan, jika mungkin, termasuk imej, kerana beberapa program e-mel merawat imej tertanam seperti lampiran dan menariknya keluar dari mesej itu sendiri.
Postscripts
Sememangnya, meletakkan tandatangan anda di tempat yang disyorkan memberi anda pilihan untuk memasukkan nota-nota di bawahnya. Perhatikan, bagaimanapun, bahawa beberapa program dan perkhidmatan e-mel merawat apa-apa di bawah tandatangan pemadam tandatangan sebahagian daripada tandatangan itu sendiri. Jadi, sebagai alternatif, masukkan nota-nota anda di bawah "menandatangani" teks utama mesej anda dengan nama anda, tetapi di atas tandatangan e-mel.
