Melaksanakan Gabung Mel Microsoft Word dari dalam Excel

Menggunakan MicrosoftMail Merge ciri, anda boleh menghantar dokumen yang sama dengan sedikit perubahan kepada sejumlah besar penerima. Istilah gabungan ini berasal dari fakta bahawa satu dokumen (huruf, contohnya) digabungkan dengan dokumen sumber data, seperti spreadsheet.

Data untuk tutorial ini boleh disusun dengan kebanyakan versi Microsoft Excel termasuk 2007, 2010, 2013, 2016, dan Office 365.

Ciri Merge Mail Microsoft Word serasi dengan Word 2010, 2013, 2016, dan Office 365.

Perkataan Mail Merge ciri berfungsi dengan lancar dengan data dari Excel. Walaupun Word juga membolehkan anda membuat sumber data, pilihan untuk menggunakan data ini adalah terhad. Jika anda sudah mempunyai data anda dalam hamparan, tidak masuk akal untuk mengetik semula semua maklumat ke dalam sumber data Word.

Menyediakan Data untuk Mail Merge

Secara teorinya, anda boleh menggunakan mana-mana lembaran kerja Excel dalam fungsi gabungan mel Word tanpa sebarang persediaan khusus. Walau bagaimanapun, anda perlu mengambil sedikit masa untuk menyediakan lembaran kerja anda untuk mengoptimumkan proses penggabungan mel.

Atur Data Spreadsheet

Data Excel anda harus diatur dengan kemas baris dan lajur. Fikirkan setiap baris sebagai rekod tunggal dan setiap lajur sebagai medan yang anda akan masukkan ke dalam dokumen anda. Jika anda memerlukan penyegar semula, semak tutorial kemasukan data Excel.

Buat Header Row

Buat baris pengepala untuk helaian yang anda ingin gunakan untuk gabungan mel. Abaris tajuk adalah barisan yang mengandungi label yang mengenal pasti data dalam sel di bawahnya. Excel kadang-kadang boleh membezakan antara data dan label, jadi jelaskan dengan menggunakan teks tebal, sempadan sel dan teduhan sel yang unik kepada baris header - ini memastikan Excel membezakannya dari seluruh data anda.

Kemudian apabila anda menggabungkan data dengan dokumen utama, label muncul sebagai nama medan gabungan, jadi tidak ada kekeliruan tentang data yang anda masukkan ke dalam dokumen anda.

Amalan yang baik untuk melabel lajur dalam hamparan Excel anda, kerana ia membantu untuk mengelakkan kesilapan pengguna pada masa hadapan.

Masukkan Semua Data pada Helaian Tunggal

Data yang anda ingin gunakan untuk penggabungan surat hendaklah pada satu lembar; jika ia tersebar di beberapa helaian, anda perlu menggabungkan helaian atau melakukan gabungan gabungan mel. Juga, pastikan helaian diberi nama dengan jelas, kerana anda perlu memilih helaian yang anda hendak gunakan tanpa melihatnya.

Menggabungkan Sumber Data dalam Gabungan Surat

Untuk mengaitkan hamparan Excel yang telah disediakan dengan dokumen Word anda:

1. Klik pada Mailings tab daripada riben.

2. Pilih Mulailah Mail Merge butang untuk mengakses drop-down.

   Seperti yang kita akan menuliskan data kami ke dalam surat untuk contoh ini, kami akan memilih Surat pilihan dari drop-down.

3. Pilih Pilih Penerima butang untuk mengakses drop-down.

   Kami mahu mengimport data kami dari lembaran kerja Excel yang disimpan, jadi pilih Gunakan Senarai Sedia Ada … pilihan.

4. Dari kotak dialog, cari dan pilih fail Excel anda.

   Klik okey untuk meneruskan.

5. Daripada Pilih Jadual kotak dialog, pilih helaian dengan jadual anda, dan klik okey butang.

   Jika Excel anda mempunyai tajuk lajur, pastikan Baris pertama data mengandungi tajuk lajur pilihan diperiksa.

6. Klikokey.

Sekarang sumber data telah dikaitkan dengan dokumen utama, anda boleh mula memasukkan teks atau mengedit dokumen Word anda. Anda tidak boleh, bagaimanapun, membuat perubahan kepada sumber data anda dalam Excel. Sekiranya anda perlu membuat perubahan kepada data, anda mesti menutup dokumen tersebut di Word sebelum anda boleh membuka sumber data dalam Excel.

Menyisipkan Medan Merge ke dalam Dokumen Anda

1. KlikMasukkan Medan Gabung pada bar alat Mail Merge untuk membukaMasukkan Medan Gabung drop-down.

2. Serlahkan nama medan yang anda mahu masukkan dari senarai dan klikMasukkan.

Melihat Dokumen Merge Mail

Apabila memasukkan bidang gabungan ke dalam dokumen, Word tidak membawa pemformatan data dari sumber data. Jika anda ingin memohon pemformatan seperti huruf miring, berani, atau garis bawah, anda mesti melakukannya dalam Word.

Jika anda melihat dokumen dengan medan, anda pilih anak panah berganda di kedua-dua belah medan yang anda mahu gunakan pemformatan. Jika anda melihat data yang digabungkan dalam dokumen, sorot teks yang ingin anda ubah.

Apa-apa perubahan format dilakukan di semua dokumen yang digabungkan, bukan hanya individu.

Menyamai Dokumen Tergabung

Untuk pratonton dokumen yang digabungkan, klikLihat Data Dikagih butang pada bar alat Mail Merge. Butang ini berfungsi seperti suis toggle, jadi jika anda ingin kembali melihat hanya medan dan bukan data yang terkandung, klik sekali lagi.

Navigasi melalui dokumen yang digabungkan dengan menggunakan butang navigasi pada Mail Merge riben. Mereka adalah, dari kiri ke kanan:Rekod Pertama, Rekod Terdahulu, Pergi Untuk Merakam, Rekod seterusnya, dan Rekod Terkini.

Sebelum anda menggabungkan dokumen, pratonton mereka semua, atau sebanyak yang anda boleh untuk mengesahkan bahawa semuanya digabungkan dengan betul. Beri perhatian khusus pada tanda baca dan jarak di sekitar data yang digabungkan.

Muktamadkan Dokumen Merge Mail

Apabila anda sudah bersedia untuk menggabungkan dokumen, anda mempunyai dua pilihan.

• Gabung kepada Pencetak: Yang pertama ialah menggabungkan mereka ke pencetak.Jika anda memilih pilihan ini, dokumen akan dihantar ke pencetak tanpa sebarang pengubahsuaian. Anda boleh bergabung dengan pencetak dengan mengklikGabung kepada Pencetak butang reben.
• Bergabung menjadi Dokumen Baru: Jika anda perlu mempersonalisasikan beberapa atau semua dokumen (walaupun, anda akan bijak untuk menambah medan nota dalam sumber data untuk nota peribadi) atau membuat sebarang perubahan lain sebelum anda mencetak, anda boleh menggabungkannya ke dokumen baru. Apabila anda menggabungkan dokumen baru, dokumen utama dan sumber data tetap utuh, tetapi anda mempunyai fail kedua yang mengandungi dokumen yang digabungkan. Untuk melakukan ini, klikBergabung kepada Dokumen Baru butang bar alat.

Kaedah mana yang anda pilih, anda dibentangkan dengan kotak dialog di mana anda boleh memberitahu Word untuk menggabungkan semua rekod, rekod semasa, atau pelbagai rekod. Klik butang pilihan di sebelah pilihan anda dan kemudian klikokey.

Jika anda ingin menggabungkan julat, anda memasukkan nombor permulaan dan nombor akhir untuk rekod yang anda ingin sertakan dalam gabungan sebelum anda mengklikokey.

Jika anda memilih untuk mencetak dokumen, selepas kotak dialog muncul, anda dibentangkan dengan Cetak kotak dialog. Anda boleh berinteraksi dengannya sama seperti yang anda lakukan untuk dokumen lain.