Apabila Adrean Turner memulakan peranan baru sebagai akauntan kos, salah satu tugas yang disampaikan kepadanya dari pendahulunya adalah laporan bulanan yang mengambil masa hampir dua minggu untuk dikompilasi. Dia menghabiskan berjam-jam setiap bulan untuk beberapa bulan pertama di syarikat itu walaupun tanggungjawab lain ditumpuk di atas meja.
Kemudian dia menyedari sesuatu. Tidak seorang pun-bahkan bosnya-pernah memberikan sebarang maklum balas mengenai laporan itu. Ternyata mereka tidak memandangnya, apalagi menggali data yang diberikannya. Untuk menjadi jujur, dia mempunyai banyak perkara yang perlu dilakukan daripada menghabiskan begitu banyak masa dan meletakkan begitu banyak usaha untuk sesuatu yang tiada siapa yang mendapat apa-apa.
"Saya mencari cara untuk menjadi lebih berkesan dan cekap, " kata Turner, seorang jurulatih kerjaya Muse dan pengarang FIT untuk Kejayaan. Salah satu daripada cara itu adalah untuk membersihkan ruang dalam jadual untuk perkara-perkara yang membuat lebih banyak kesan.
Kita semua boleh mendapat manfaat daripada memeriksa perkara-perkara di senarai tugasan kita dan jam di hari kita sedikit lebih dekat. Dengan semangat pembersihan musim bunga, atau pembersihan musim apa-apa, berikut adalah tujuh petua untuk membantu anda mengendalikan jadual anda.
1. Ambil Saham dan Jejaki Masa Anda
Anda tidak boleh benar-benar membersihkan jadual anda jika anda tidak tahu apa yang ada di dalamnya-dan itu termasuk semua perkara di kalendar haram dan rasmi anda dan semua perkara yang tidak. "Saya selalu mengatakan jika anda ingin menghabiskan masa anda dengan lebih baik, anda perlu memikirkan bagaimana anda menghabiskan masa anda sekarang, " kata Laura Vanderkam, pengarang Off the Clock: Rasa Kurang Sibuk Semasa Mendapatkan Lebih Banyak Selesai . "Orang ramai mempunyai banyak cerita yang mereka katakan tentang masa mereka, " tambahnya, tetapi cerita-cerita itu tidak selalu tepat.
Oleh itu, dia mengesyorkan menjejaki jam anda selama seminggu atau beberapa hari menggunakan aplikasi, hamparan, atau sekeping kertas. Sebaik sahaja anda telah melihat objektif di mana masa anda sekarang, anda boleh mula menyusun dan memutuskan apa yang perlu dilakukan.
Vanderkam berkata anda boleh menyalurkan Marie Kondo-Adakah kelas yoga pada hari Rabu ini menyulitkan kegembiraan? Bagaimana pula dengan itu menunjukkan anda sedang puas menonton? Tetapi hanya satu mata. "Ia satu perkara yang tidak masuk akal untuk berfikir bahawa segala-galanya akan mencetuskan kegembiraan. Anda mungkin mengasihi pekerjaan anda tetapi perjalanan anda tidak akan merangsang kegembiraan. Anda suka anak-anak anda tetapi menukar lampin tidak akan menyemarakkan kegembiraan, "katanya. Ideanya ialah bertanya, "Apa yang menyebabkan kesakitan paling? Dan apa sebenarnya yang boleh saya lakukan? "
Turner melakukan latihan yang sama dengan pelanggan yang ingin membuat perubahan kerjaya atau mengejar ini atau yang merasakan mereka sibuk begitu mereka tidak mempunyai masa untuk menumpukan pada matlamat mereka. Dia telah memelihara mereka dengan catatan masa selama setengah jam selama dua minggu. Mereka sering menyedari bahawa masa mereka telah menghabiskan menatal menerusi media sosial atau berbual tentang rancangan TV kegemaran mereka di Slack menambah sehingga beberapa jam mereka boleh menghabiskan masa untuk melakukan sesuatu yang lebih produktif, atau bahkan sesuatu yang mereka benar-benar menikmati.
2. Rapi Mesyuarat Berulang dan Tugas
Sebaik sahaja anda tahu apa yang ada di kalendar anda, anda boleh dan harus bertanya mengapa , kata Heather Yurovsky, seorang jurulatih kerjaya Muse dan pengasas Shatter & Shine. "Apa maksud setiap perkara di sini? Adakah kita mencapainya atau melakukan sesuatu yang perlu diubah? "Jelasnya. "Kuncinya tidak takut untuk mempersoalkan apa yang ada di kalendar anda."
Mulakan dengan mesyuarat berulang, yang boleh dengan mudah membina dan mengambil alih kalendar anda, memandangkan seperti yang ditunjukkan Vanderkam, "masing-masing tidak perlu membenarkan dirinya sendiri."
Sekiranya anda penyokong pertemuan yang berulang, Yurovsky menggalakkan anda berhenti sebentar sekali sebulan dan bertanya, "Adakah ini masuk akal? Adakah kita mencapai apa yang kita mahu lakukan? Adakah orang terlibat dan menyumbang? (Tanda bahawa pertemuan tidak perlu dilakukan adalah tidak ada orang lain yang bercakap.) "Jika jawapan kepada soalan-soalan ini tidak, pertimbangkan untuk membatalkan mesyuarat, menjadikannya lebih pendek atau kurang kerap, atau menyampaikan maklumat yang relevan melalui e-mel .
Walaupun anda tidak bertanggungjawab, anda masih boleh mengambil tindakan, seperti yang dilakukan Turner dengan laporan bulanan itu. Dan jika anda berbuat demikian dengan mencadangkan penyelesaian dan bukannya hanya menimbulkan persoalan atau masalah, Turner berkata, ia "membuat anda kelihatan seperti anda dilaburkan dalam apa yang anda lakukan." Jika mesyuarat orang lain, minta agenda dan jika ada apa sahaja yang perlu anda baca atau bersedia untuk dibincangkan. Anda mungkin hanya mengingatkan penganjur untuk mempersoalkan mesyuarat yang selalu ada di sana juga.
3. Susun Perkara Mengikut Kepentingan dan Kemurahan
Jika anda telah menjejaki masa anda tetapi mengalami masalah membungkus kepala anda tentang apa yang sepatutnya kekal dan apa yang perlu dilakukan, Turner mencadangkan menggunakan matrik pengurusan masa yang dipaparkan dalam buku perniagaan klasik Stephen Covey 7 Tabiat Orang Berkesan Sangat Berkesan: Pembelajaran Berkuasa dalam Perubahan Peribadi . Idea ini adalah untuk menyusun aktiviti dengan kepentingan dan mendesak dan meletakkannya dalam satu daripada empat kuadran:
- Kuadran I: Penting, Mendesak termasuk perkara seperti krisis, mesyuarat akhir-akhir untuk tarikh akhir penting
- Quadrant II: Penting, Bukan Urus termasuk perkara-perkara seperti perancangan strategik, penetapan matlamat jangka panjang
- Quadrant III: Tidak Penting, Urgent termasuk perkara-perkara seperti e-mel tertentu, panggilan telefon, mesyuarat, dan acara
- Quadrant IV: Tidak Penting, Bukan Urgent merangkumi perkara-perkara seperti menatal tanpa berfikir melalui media sosial, menonton TV yang tidak anda peduli
"Kemudian anda perlu menentukan apa yang anda perlu lakukan lebih banyak dan apa yang anda perlu lakukan kurang untuk memastikan anda menjadi produktif yang mungkin, " katanya. Sebagai contoh, anda mungkin terkejut apabila mendapati majoriti aktiviti harian anda berada dalam quadrants III dan IV, jadi matlamat anda adalah untuk mengurangkan orang-orang untuk memberi ruang untuk aktiviti dalam quadrants I dan II.
4. Kurangkan atau Outsource
Dalam beberapa kes, anda hanya boleh mengatakan tidak (baik) untuk menambahkan peristiwa tertentu ke kalendar atau tugas anda ke senarai anda. Perkara-perkara lain hanya perlu dilakukan. Tetapi itu tidak bermakna anda tidak boleh membuat mereka mengambil sedikit masa atau bahawa anda perlu menjadi orang yang melakukannya.
Adakah terdapat tugas di tempat kerja yang boleh anda perwakilan atau outsource? Sebagai pengurus, ia lebih mudah untuk menyampaikan tugas kepada salah satu laporan langsung anda. Tetapi jika anda tidak berada dalam kedudukan penyeliaan, fikirkan cara kecil yang boleh anda lakukan dengan sama. Adakah anda membuang jam secara manual mengemas kini pangkalan data atau sistem? Bolehkah anda bekerjasama dengan seorang jurutera untuk mencari proses yang lebih automatik? Atau bolehkah anda berdagang dengan melakukan kerja rumah pejabat yang membosankan sehingga tidak ada orang yang terjebak melakukannya setiap kali?
Sekiranya anda tidak dapat menunaikan tugas tertentu kepada orang lain, bawakan untuk meminimumkan masa dan usaha yang mereka perlukan. Untuk kembali kepada contoh Turner, dia bekerja dengan bosnya untuk mengubah proses pelaporan supaya dia menghantar gambar bulanan pantas dan hanya mengumpulkan laporan yang lebih mendalam setiap suku tahun. Ia membersihkan masa untuknya sementara dia masih mendapat bosnya dan rakan sekerja dengan wawasan yang mereka perlukan. Apa pun yang merasakan ia mencerobohi jadual anda, lihat jika ada cara untuk melakukan kurang dari itu.
5. Buat Blok
Mudah untuk melihat dan kembali untuk mencari kalendar anda yang penuh dengan pelbagai mesyuarat dan kewajipan. Sama ada anda atau rakan sekerja yang menjatuhkan setiap item individu di sana, ia meninggalkan anda dengan hanya sedikit masa kepala dan sedikit harapan untuk mencapai beberapa tugas terbesar di atas pinggan anda. Sebahagian daripada membersihkan jadual anda adalah mencari strategi untuk mengelakkannya daripada menjadi berantakan lagi-sama seperti yang anda lakukan jika anda menganjurkan ruang fizikal.
Chelsea Williams, jurulatih kerjaya Muse dan perunding bakat, mengesyorkan untuk menyekat sekeping masa pada kalendar anda apabila anda tidak akan dapat menjawab e-mel atau panggilan telefon atau menghadiri mesyuarat. Anda boleh menggunakannya untuk strategi peringkat tinggi atau masa projek yang difokuskan (berfikir aktiviti kuadran II). Kerana ia sudah dikhaskan dan kelihatan pada kalendar anda, ia menghalang perkara lain daripada terkumpul dan menyekat pada masa yang anda perlukan. "Anda membuat ruang, " katanya. Dan jika anda membuat blok ini berulang, dia menambah, mereka menjadi sebahagian semula jadi irama mingguan anda.
"Saya peminat masa yang paling lama, " kata Yurovsky, yang juga menyarankan untuk mengantisipasi dan menangani keperluan lain dengan strategi ini. Sekiranya anda mendapati diri anda meninggalkan pejabat yang curang dan cemas, sebagai contoh, dia mencadangkan menghalang 30 atau 45 minit terakhir hari. Anda boleh mengelak daripada melepaskan pintu sebaik sahaja mesyuarat dan memberi peluang kepada anda untuk turun dan peralihan lebih lancar. "Di mana sahaja anda menyekat masa anda mula berasa segar."
6. Jangan Lupakan Downtime
Pengurusan masa bukan sekadar meretas seberapa banyak kerja yang mungkin berlaku ke dalam jadual anda atau sepenuhnya membersihkannya supaya anda tidak dapat melakukan apa-apa. Ia juga tentang membuat ruang untuk perkara-perkara yang tidak bekerja yang anda suka dan yang membolehkan anda mengecas semula.
"Anda mahu memilih downtime secara sedar, " kata Vanderkam. "Fikirkan tentang apa yang benar-benar meremajakan saya?" Mungkin sifat, senaman, kawan, seni, baking, atau apa pun yang anda nikmati yang mengisi bateri metafora anda. Bagi Vanderkam, bacaan adalah salah satu perkara. "Saya lebih baik memastikan saya mendapat buku yang bagus untuk dibaca, " katanya, kerana "apabila saya mempunyai buku yang bagus, saya membaca itu yang saya lakukan sebagai pilihan pilihan masa lalai saya." Apabila dia tidak, dia (seperti ramai di antara kita) menjadi mangsa kepada tatal media sosial yang tidak dapat dipikirkan.
Bukannya anda perlu pensel ke dalam kalendar anda (atau, erm, klik dan taipkannya di sana) -bahkan jika itu yang anda suka, pergi untuk itu! Ingatlah bahawa ia harus menjadi sebahagian daripada persamaan yang disengajakan. "Kami mempunyai kecenderungan untuk mengisi ruang terbuka kerana kami membandingkan perkara yang kami diminta lakukan atau berfikir tentang melakukan apa-apa, " kata Vanderkam. "Itu bukan perbandingan yang betul. Perbandingannya adalah untuk semua perkara lain yang boleh anda lakukan. "
7. Pretend Masa Depan Anda Hadir Anda
Apabila anda bercakap mengenai hari Khamis tiga minggu lagi, mudah untuk berfikir, "Oh, saya pasti percuma, bunyi hebat!" Dan pop ke kalendar anda tanpa mempertimbangkan sama ada anda akan berasa seperti pada hari Rabu tiga minggu tolak hari dari sekarang.
Tetapi "apabila anda memikirkan sesuatu di masa depan, tanya diri anda jika anda akan melakukannya esok, " kata Vanderkam. "Anda tahu berapa banyak tenaga yang anda ada sekarang dan menganggap ia akan menjadi agak sama esok. Itu membolehkan anda menjadi lebih bijak. "Pendek kata, jika anda tidak teruja untuk melakukannya hari ini atau esok, anda mungkin tidak teruja untuk melakukannya tiga bulan dari sekarang, jadi buat keputusan anda dengan sewajarnya. Kerana "akhirnya masa depan akan esok."
Bahwa dikatakan, Vanderkam memberi amaran terhadap kebiasaan membatalkan rancangan lama pada saat-saat akhir. "Sekiranya anda komited untuk melakukan sesuatu dan jika ia adalah dengan orang yang anda nilai, mungkin anda hanya perlu memperlakukan ini sebagai pengalaman pembelajaran, " katanya. "Ingatkan diri sendiri ini bukan perasaan yang baik dan bagaimana saya boleh mengelakkan ini pada masa akan datang?"
Dengan kata lain, membersihkan jadual anda tidak semestinya membuang sesuatu yang sudah ada di sana-mungkin dengan risiko merosakkan hubungan profesional atau peribadi. Ia mengenai mendapatkan pegangan pada masa anda dan memastikan ia kemas ke hadapan.
Fikirkan pembersihan jadual anda sebagai matlamat jangka panjang. "Saya menggalakkan orang ramai untuk berani, " kata Vanderkam. Jika anda sedikit berani dan banyak yang disengajakan, anda boleh melakukan kurang daripada apa yang anda tidak suka dan lebih banyak daripada yang anda lakukan.
