Atas sebab apa pun, anda berada di belakang kerja anda. Senarai tugasan anda tidak terkawal, anda tidak mempunyai tarikh akhir, dan peti masuk anda penuh dengan e-mel daripada rakan sekerja yang mengikuti perkara-perkara yang anda janjikan minggu lalu.
Apabila perkara benar-benar mengerikan, pembetulan segera atau aplikasi senarai tugas baru tidak akan memperbaiki keadaan. Untuk mengambil alih lagi, sudah tiba masanya untuk mengambil langkah mundur, menilai keadaan, dan membuat beberapa langkah yang lebih strategik untuk membersihkan piring anda.
Pertama, anda perlu membuat apa yang saya panggil sebagai "senarai sinki dapur." Sekatkan masa pada jadual anda untuk bertemu dengan anda sendiri (saya mencadangkan sarapan pagi di luar pejabat). Kemudian, pada mesyuarat itu, tulis sepenuhnya apa yang telah anda lakukan sekarang. Mulakan dengan mengenal pasti kumpulan utama kerja (contohnya, Komunikasi Klien, Pelaporan Dalaman, Menyewa), pastikan untuk menambah baldi "Lain-lain" untuk semua item lain yang tidak dapat dielakkan muncul. Kemudian, tulis semua yang anda perlukan untuk dilakukan di atas kertas. Tiada item terlalu kecil atau terlalu kecil untuk membuat senarai. Adalah penting untuk menghadapi realiti apa yang anda perlu lakukan untuk menentukan keseriusan keadaan-dan betapa melampau strategi yang anda perlukan.
Biasanya, selepas melakukan senarai sinki dapur, anda akan mendapati diri anda dalam salah satu daripada dua kem. Kem pertama adalah jika anda melihat segala-galanya dan rasanya seperti banyak, tetapi dengan sedikit perspektif, beberapa perkara yang disusun semula, dan beberapa minggu mod binatang, ia boleh berlaku. Ia hanya akan menjadi beberapa minggu yang sibuk.
Tetapi, jika anda melihat senarai sinki dapur anda dan tahu tidak mustahil untuk mendapatkan semua yang dilakukan, anda berada di Camp Two. Entah bagaimana, anda telah digigit jauh lebih banyak daripada anda boleh mengunyah, dan anda benar-benar terharu dan putus asa. Nah, saya di sini untuk memberitahu anda bahawa sudah tiba masanya untuk menghadapi kenyataan itu dan membuat beberapa perubahan.
Untuk mempermudah diri anda sendiri, berikut adalah tujuh strategi yang dapat membantu mengembalikan kehidupan kerja anda:
1. Buah Pokok
Lihat tugas-tugas di senarai sinki dapur anda dan tentukan mana yang boleh dimatikan sepenuhnya. Saya tahu, ia kelihatan menakutkan-walaupun mustahil. Tetapi saya bersedia bertaruh bahawa terdapat beberapa perkara yang tidak perlu dilakukan sekarang (sekurang-kurangnya bukan oleh anda). Apa-apa perkara yang tidak kritikal perlu mendapatkan kapak.
2. Memudahkan Output Menggunakan peraturan 80/20.
Adakah terdapat sebarang tugas atau projek di mana 20% daripada usaha itu akan menghasilkan 80% kesannya? Sebagai contoh, bos anda mahu analisa kompetitif untuk produk baru yang dia fikir untuk melancarkan. Sebelum menyerahkan novelnya pada landskap bersaingan, apakah satu halaman pada setiap pesaing yang serius cukup untuk membantu membuat keputusan itu? Atau, jika majoriti hasil yang anda bawa sebagai wakil jualan adalah dari tawaran yang lebih besar, tetapi anda menghabiskan separuh masa anda untuk tawaran kecil yang tidak dapat menggerakkan jarum, bolehkah anda mengalihkan masa dan perhatian anda kepada tawaran yang lebih besar? Ya? Pergi dengan tugas atau projek itu.
3. Automatik atau Outsource
Pakar produktiviti Stever Robbins menulis sekeping besar pada peraturan 30/3. Ia menjelaskan bahawa sesuatu yang membawa anda 30 minit sehari menambahkan sehingga tiga minggu setahun. Tiga minggu penuh! Dapatkan kembali masa itu dengan melihat jika terdapat sebarang tugas yang lebih kecil yang anda boleh mengautomasikan atau menggunakan sumber luar menggunakan alat pihak ketiga, seperti Assistant.to, untuk mempercepat penjadualan.
4. Minta Bantuan
Bercakap dengan atasan, rakan sekerja, pekerja, dan jabatan lain untuk melihat sama ada sesiapa boleh membantu mengambil beberapa beban kerja. Siapa yang tahu-mungkin pelatih anda telah mati untuk mendapatkan kakinya basah di PowerPoint, atau mungkin Dan dari Sales mempunyai model Excel yang anda dapat dengan mudah menyesuaikan diri untuk meramalkan anggaran anda. Perhatikan kawasan di mana terdapat beberapa pertindihan dengan kerja rakan sekerja untuk tangan yang paling jelas. (Semak petua delegasi ini jika anda memerlukan bantuan memulakan perbualan itu.)
5. Mula urutan
Sekiranya semua perkara yang tersisa di dalam senarai anda perlu berlaku dan anda tidak akan mendapat apa-apa bantuan, maka ia perlu berlaku-sekadar tidak sekaligus. Lihatlah tarikh akhir anda untuk menentukan item yang benar-benar mendesak dan jadual waktu yang boleh ditolak. Pengurus anda boleh dan harus membantu anda dengan keutamaan dan penjujukan.
6. Lulus Moratorium pada Ya
Strategi ini tidak membantu menangani masalah yang ada sekarang, tetapi penting untuk memastikannya. Sehingga perkara-perkara di bawah kawalan lagi, anda perlu menjadi raja atau ratu "Tidak!" Jangan ambil projek tambahan sehingga anda mendapat diri anda daripada keadaan huru-hara ini.
7. Cadangkan Sewa
Jika anda telah mencuba semua perkara di atas dan masih mendapati diri anda berenang, pasti ada masa untuk meminta menambah seseorang ke pasukan anda. Bergantung kepada kebudayaan dan belanjawan syarikat anda, pertimbangkan separuh masa, pelatih, atau bantuan sementara sebagai pilihan kos rendah.
Dan jika semuanya gagal, mengisytiharkan muflis senarai tugas dan berpindah ke Bali. Hanya bercanda, anda tidak akan gagal. Anda hanya akan berada di bawah sedikit tekanan daripada biasa sehingga anda menganggap ini semua-tetapi saya berjanji, anda akan sampai ke sana.
