Kebanyakan e-mel kami mungkin dianggap penting, tetapi tidak semestinya semuanya. Mampu membezakan mesej penting daripada orang lain seperti spam atau mesej yang tidak memerlukan perhatian kita dengan segera, secara mendadak boleh menjejaskan masa yang dihabiskan melalui e-mel.
Kebanyakan perkhidmatan dan program e-mel menggunakan apa yang dipanggil keutamaan mesej untuk menentukan apa yang penting dan apa yang tidak penting. Terdapat dua cara utama bahawa keutamaan mesej boleh digunakan secara manual dan secara automatik, dan walaupun ia mungkin kelihatan aneh, anda juga boleh menandakan mesej sebagai prioriti rendah, atau tidak penting.
Bagaimana ia berfungsi
Bergantung pada perkhidmatan e-mel dan program yang anda gunakan, anda mungkin dapat secara manual menandakan mesej sebagai penting atau tidak penting. Apabila anda sudah bersedia untuk menghantar e-mel, jika ia merupakan ciri yang disertakan, anda boleh mengatakan bahawa e-mel itu penting dan harus dibenderakan seperti itu kepada penerima, atau anda boleh menurunkan kepentingan supaya mereka tidak merasa perlu untuk alamat e-mel segera.
E-mel yang membawa kepentingan paling tinggi boleh ditebalkan dalam Peti Masuk, atau menandakan merah, manakala mesej kurang penting mungkin berwarna kelabu atau dipindahkan ke senarai. Khususnya bergantung kepada program e-mel penerima.
Beberapa pembekal e-mel menetapkan keutamaan e-mel secara automatik walaupun tahap penting tidak ditentukan oleh pengirim. Ia mengambil tahap keutamaan dan menapisnya menjadi bahagian "Penting" dalam Peti Masuk anda. Ciri ini berdasarkan tingkah laku yang diramalkan dan sentiasa berubah oleh perkhidmatan berdasarkan siapa yang anda e-mel dan sama ada mesej dihasilkan secara automatik atau dari orang yang sebenar.
Pelanggan e-mel lain mungkin juga membenarkan anda menukar status penting e-mel. Ini selalunya yang diperlukan jika penerima selalu menggunakan bendera keutamaan yang tinggi / penting apabila mereka tidak seharusnya, tetapi ia sama-sama berguna jika anda ingin semua e-mel dari satu pengirim ditandakan sebagai penting supaya anda tidak akan menjejaki mereka.
Mengapa Perkara Ini
Yang mana yang anda lebih suka: program e-mel yang memberi amaran kepada anda setiap kali anda mendapat mesej-bahkan spam-atau yang secara automatik menapis apa yang difikirkannya tidak penting dan meninggalkan anda dengan e-mel yang paling kritikal dalam folder berasingan atau lebih baik lagi, di bahagian paling atas Peti Masuk anda?
Apabila anda meluangkan sedikit masa mencari e-mel yang tidak penting, anda boleh menghabiskan lebih banyak masa bekerja atau membalas e-mel yang memerlukan tumpuan dan perhatian anda sekarang. Ini salah satu cara terbaik untuk tidak hanya berkomunikasi dengan lebih baik dan didengar dengan lebih cepat tetapi dengan mudah melihat apa yang penting apabila anda mendapatkan berpuluh-puluh atau lebih mesej baru setiap hari.
Bergantung pada aplikasi yang anda gunakan, pelanggan e-mel mungkin menghantar pemberitahuan e-mel baru hanya jika ia menganggap mesej itu penting. Anda boleh melihat betapa berguna ini adalah untuk mengeluarkan semua e-mel yang tidak kritikal dari pemberitahuan anda tanpa benar-benar memadamnya.
Mengomunikasikan pentingnya mesej adalah sama pentingnya dengan e-mel kerana ia bersemuka dengan muka, dan ia tidak lebih sukar. Apa yang diperlukan ialah membuat keputusan antara keutamaan yang tinggi atau rendah apabila anda menghantar e-mel.
Bagaimana hendak melakukannya
Kebanyakan pelanggan e-mel membolehkan anda menetapkan keutamaan mesej semasa membuat e-mel. Ia biasanya terletak di dalam kotak pengarang kerana anda boleh menetapkan tahap penting pada setiap e-mel.
Anda boleh mengubah keutamaan mesej, atau membenarkan khas, ditapis Penting lihat, dalam pelbagai jenis pelanggan e-mel dan perkhidmatan mel web. Beberapa contoh termasuk Mail, MS Outlook, Thunderbird, Gmail, Outlook.com, dan Yahoo Mail.
