Di dunia e-mel, walaupun perubahan terkecil dapat mengubah mesej okay anda menjadi yang hebat. Tweaking tulisan anda hanya anak laki-laki boleh menjadi perbezaan antara sambungan penting menekan ikon sampah atau sebenarnya mengklik "Balas."
Sebagai seseorang yang menjalankan organisasi maya dengan lebih daripada 120 orang anggota, saya telah melihat lebih banyak daripada bahagian emel saya yang hebat-dan yang benar-benar subpar-dan telah menyedari bahawa, banyak kali, profesionalisme mesej (atau kekurangan itu) yang membuatkan saya membuat keputusan sama ada untuk membantu pengirim atau tidak.
Jadi, apakah perubahan kecil ini yang boleh membuat e-mel anda lebih profesional (dan oleh itu lebih cenderung untuk mendapatkan apa yang anda mahu)? Berikut adalah sembilan perkara penting untuk diingat.
1. Mempunyai Talian Subjek Tujuan
Tidak peduli siapa yang anda menghantar e-mel, jangan biarkan baris subjek anda kosong atau samar-samar (saya melihat anda, "Pertanyaan" atau "Mesej Penting"). Caranya adalah seperti yang mungkin, tetapi juga untuk menjaga garis sekitar empat hingga sembilan perkataan. Kurang lebih, tetapi ada sesuatu di sana untuk bermula dengan sangat penting-ia akan menggoda pembaca untuk mengklik pada e-mel anda dan membantu anda berdua mencarinya di dalam peti masuk anda kemudian.
Barisan subjek anda juga boleh menjadi tempat yang bagus untuk menjelaskan langkah seterusnya. Cuba tambahkan (Perlu pada hari Selasa) jika ada tarikh akhir, (Tidak mendesak) jika tidak sensitif pada masa, atau (Tiada Respon Diperlukan) jika ia adalah e-mel FYI yang anda tidak perlukan respons.
2. Tulis E-mel anda ke belakang
Anda mungkin tahu bahawa setiap e-mel harus mempunyai panggilan untuk bertindak. Sama ada ia menghantar e-mel kepada anda semula dengan masa tertentu atau mengatur mesyuarat, anda ingin memudahkan pembaca anda tahu apa yang perlu dilakukan seterusnya.
Tetapi ramai orang melekatkan ini dalam ayat terakhir mesej itu. Sebaliknya, untuk membuat e-mel anda mudah dicerna, letakkan pertanyaan khusus anda dalam ayat pertama, dan kemudian tambah maklumat apa saja yang anda perlukan untuk menyokongnya dalam perenggan berikut.
3. Berikan Konteks
Semasa memberi panggilan kepada anda untuk bertindak, pastikan anda memasukkan beberapa jenis kalimat yang menetapkan konteks e-mel ("Ini adalah laporan yang kami membincangkan mesyuarat terakhir" atau "Ini adalah saya menyusul dari acara kami Isnin lepas").
4. Guna Penggunaan Spasi
Ini pastinya kelihatan seperti tidak ada perasaan, tetapi sebenarnya tidak biasa menerima e-mel tanpa sebarang rehat antara perenggan yang berbeza atau pemikiran baru. Tiada apa-apa yang lebih menjengkelkan daripada menerima e-mel yang kelihatan seperti dinding teks di mana penulis tidak mengganggu untuk memecahkan ayat ke dalam perenggan yang kecil dan lebih mudah diurus. Jadikannya mudah bagi pembaca: Berikan email anda permulaan, tengah (pendek), dan akhir.
5. Stick ke Font Single
Menggunakan neon Comic Sans dalam e-mel tidak akan membuat anda mengasyikkan, ia hanya akan membuat anda pelik. Dengan kata lain, sentiasa menyimpan font dan warna e-mel lalai. Juga, jangan gunakan fon berbilang dalam e-mel anda. Ini sering berlaku secara tidak sengaja apabila orang menyalin dan menampal maklumat dari tapak lain, kerana pelanggan e-mel seperti Gmail tidak melancarkan pemformatan. Untuk mengelakkan ini, tolak "shift + command + v" bukan hanya "command + v, " yang akan menyebabkan teks itu sepadan dengan pemformatan dalam e-mel.
6. Bold atau Underline-Tetapi Hanya Apabila Diperlukan
Jika e-mel anda mengandungi lebih daripada satu perkara atau soalan yang penting, gunakan berani atau garis bawah untuk menjadikan bahagian-bahagian mesej anda menonjol. Berhati-hatilah untuk pergi ke laut dengan pemformatan fon - anda tidak mahu e-mel yang sepenuhnya dicatakan, berani, dan digariskan, selepas semua.
7. Proofread Everything
Semua orang tahu untuk memeriksa kesilapan ejaan dan tatabahasa dalam e-mel, tetapi adakah anda menyemak untuk memastikan tarikh, tajuk acara, tarikh akhir dan nama dieja dengan betul? Dalam kes saya, saya selalu berasa sedikit marah apabila orang meletakkan "l" tambahan di "Lily" untuk menjadikannya "Lilly."
8. Tetap Tetap Anda Mudah
Adalah baik untuk mempunyai tandatangan yang lebih daripada sekadar nama anda, tetapi ia tidak sepatutnya mengambil separuh e-mel tersebut. Tinggalkan apa-apa petikan panjang, perenggan dengan kisah hidup anda, menyambung semula coretan, anda mendapat idea itu. Hanya nama anda, kedudukan semasa anda, dan satu atau dua cara untuk menghubungi anda (seperti alamat e-mel dan Twitter menangani dengan hyperlink) adalah banyak.
Satu lagi nota sampingan: Saya telah melihat bilangan profesional yang mengejutkan memaparkan sebut harga agama pada akhir tandatangan e-mel mereka, dan ini pastinya sesuatu yang perlu difikirkan dengan berhati-hati. Ingat, anda mungkin tidak tahu sistem kepercayaan majoriti orang yang anda e-mel, dan anda tidak mahu seseorang menunda kerana sesuatu yang benar-benar berada dalam kawalan anda.
9. Gunakan BCC Apabila Perlu
Daripada menyimpan seseorang yang tidak lagi menjadi sebahagian daripada perbualan pada benang, alihkan orang itu ke BCC (dan pastikan anda membiarkannya tahu bila anda melakukannya!). Mudah "Beralih ke BCC" pada permulaan e-mel perlu cukup untuk memastikan semua orang berada pada halaman yang sama.
Menghantar e-mel yang hebat adalah menguasai nuansa kecil yang pembaca anda tidak dapat melihat tetapi akan secara sedar menghargai. Bersenjata dengan senarai ini, anda satu langkah lebih dekat menjadi tuan dalam peti masuk.
