Laporan perbelanjaan mengisi kedudukan di sana dengan kanal akar pada skala keseronokan saya. Walaupun pada hakikatnya syarikat saya mempunyai hutang saya yang banyak, saya hampir selalu takut untuk memfailkan laporan tersebut.
Ini mungkin mempunyai akar dalam pekerjaan pertama saya di luar kolej, apabila saya meminta bos saya untuk beberapa panduan tentang apa perbelanjaan yang sesuai untuk perjalanan perniagaan yang akan datang. Dia hanya berkata, "Gunakan penilaian terbaik anda."
Um, terima kasih. Memandangkan saya tidak pernah berada dalam perjalanan perniagaan, saya berasa bahawa penghakiman saya yang paling baik mungkin berbeza dengannya.
Tetapi, saya fikir itu adalah titik. Apabila saya menjadi pengurus dan pekerja saya bertanya soalan yang sama, saya mendapati diri saya memberikan tindak balas samar yang sama. Saya ingin menguji kakitangan saya untuk melihat bagaimana mereka mengendalikan diri tanpa pengawasan-jika mereka pergi babi-liar dan meniup beratus-ratus dolar pada minuman keras satu malam, saya mungkin mempersoalkan kemahiran membuat keputusan mereka (dan ya, saya juga boleh menyerahkan mereka untuk promosi di tempat orang yang mengendalikan cabaran dengan wajar).
Moral cerita? Apabila bos anda berkata "Gunakan penghakiman terbaik anda" apabila membelanjakan syarikat itu, dia bermakna. Bagaimana anda mengendalikan perbelanjaan anda akan mengatakan banyak tentang anda sebagai pekerja, dan ia juga boleh memberi kesan kepada reputasi anda dengan bos anda.
Nasib baik, saya telah mengembangkan beberapa helah selama bertahun-tahun-dan ini berguna untuk membantu menjaga diri saya apabila saya mengambil resit.
Perhatikan dan belajar
Cara terbaik untuk mengukur berapa banyak yang perlu anda belanjakan adalah menonton rakan-rakan anda yang lebih berpengalaman. Kemungkinannya, anda akan makan, minum, dan tinggal di tempat yang sama, jadi anda akan mempunyai banyak peluang untuk berhenti dan melihat apa yang mereka lakukan terlebih dahulu.
Berikut adalah contoh: Apabila anda dan rakan-rakan anda keluar untuk makan malam, biarkan orang lain terlebih dahulu memesan, dan perhatikan kos setiap pesanan seseorang. Apabila giliran anda, pastikan pilihan anda adalah yang paling mahal, atau dalam julat yang sama dengan pesanan yang lebih murah di dalam kumpulan. Tidak, hanya kerana bos anda memerintahkan filet mignon, tidak semestinya bermakna anda harus mengikutinya. Tetapi apabila pengembara veteran semua memerintahkan salad Cobb, ikut arahan mereka, dan bos anda tidak akan mempersoalkan kos makanan anda.
Dan bagaimana jika tidak ada orang lain dalam perjalanan anda? Cuba buat penyelidikan terlebih dahulu. Tanya rakan-rakan lain perkara seperti "Saya menuju ke Chicago-bolehkah anda mencadangkan beberapa tempat untuk dimakan?" Ketahui di mana seluruh pasukan biasanya sering berkunjung, dan anda akan mempunyai beberapa tempat yang anda tahu selamat untuk perbelanjaan.
Jangan menjadi tamak
Ini mungkin kelihatan jelas, tetapi saya boleh memberitahu anda dari pengalaman, mudah untuk merasa seperti anda boleh hidup sedikit apabila pejabat anda terbang di sekitar anda, membayar hotel anda, dan menghantar anda ke makan malam mewah dengan pelanggan. Dan, sementara anda mungkin melihat orang lain yang menanamnya kerana mereka tahu orang lain akan memilih tab, itu adalah lebih baik untuk mengekalkan perbelanjaan anda sekurang-kurangnya apabila mungkin.
Peraturan ibu: Jika anda tidak membelinya dengan wang anda sendiri, jangan belanja. Satu gelas wain dengan makan malam? Baiklah. Segelas wain, ditambah tiga koktel, beberapa aplikasi, dan pencuci mulut? "Keperluan" untuk itu tidak mudah dijustifikasikan.
Jangan Menjadi Murah
Nampaknya berpatutan, anda tidak sepatutnya melebih-lebihkan syarikat itu-tetapi bagaimana dengan barang-barang yang kurang mahal? Bolehkah anda membelanjakan latte dan bagel pagi anda semasa mengembara untuk bekerja? Secara teknikalnya, anda boleh meminta syarikat anda membayar balik anda $ 4.67 yang anda bayar untuk kopi dan bagel kecil, tetapi saya menjamin anda tidak akan memenangi sebarang mata apabila bos anda melihatnya pada laporan terperinci anda.
Sebagai contoh, saya mempunyai seorang pekerja mengemukakan laporan perbelanjaan untuk bayaran letak $ 1 dari mesyuarat pelanggan. Adakah anda bercanda? Saya memberikan dia kembali dolar, tetapi sejak itu saya selalu merasa seperti dia cuba untuk bulu syarikat untuk semua yang dia boleh.
Ya, syarikat anda perlu membayar perbelanjaan yang munasabah apabila anda keluar dan mewakili syarikat, tetapi nikel-dan-reda perbelanjaan anda akan membuat anda kelihatan tidak profesional dan tidak matang, apatah lagi dengan tidak senonoh. Berikut adalah percubaan yang baik: Jika ia sesuatu yang biasanya anda beli sendiri pada hari kerja yang kerap, jangan belanja (tetapi simpan resit anda, tanpa peluang bos anda menawarkan untuk membayar perkara-perkara kecil juga).
Sentiasa Minta Penerimaan
Atas nota itu, di samping mengekalkan perbelanjaan anda dalam had yang munasabah, menyimpan resit anda adalah perkara yang paling penting untuk diingat apabila anda berada di luar pejabat. Saya tidak boleh mengira berapa kali saya telah menghantar pekerja laporan perbelanjaan tanpa bukti apa-apa perbelanjaan. Tidak kira betapa anda fikir bos anda mempercayai anda, dia tidak boleh mengambil perkataan anda untuk itu anda membelanjakan $ 256 pada perjalanan perniagaan terakhir anda.
Apabila saya bertanya kepada seorang pekerja mengapa dia tidak memasukkan resitnya untuk perbelanjaan yang agak kecil -yang saya benar-benar akan diluluskan - dia mengakui dia bimbang saya mungkin tidak meluluskan item itu, jadi dia hanya "terlupa" untuk meminta resit. Dia betul: saya tidak meluluskannya. Tetapi bukan kerana saya membantah pembelian itu-kerana saya tidak mempunyai bukti yang sebenarnya berlaku.
Petua Pantas: Leret sampul stesen hotel dari bilik anda dan simpan di dompet atau beg bimbit anda. Balutkan tali getah besar di sekeliling dompet anda untuk mengingatkan anda untuk meminta resit tersebut-kemudian jatuhkan resit dalam sampul surat sebaik sahaja anda menerimanya. Dan jika ada sesuatu yang luar biasa tentang perbelanjaan, tuliskannya di bahagian belakang sebelum anda memfailkannya.
Setiap syarikat dan setiap bos mempunyai pendekatan yang berbeza untuk mengendalikan perbelanjaan, yang bermaksud tidak ada aturan yang keras dan cepat yang akan dikenakan untuk setiap keadaan. Tetapi, ikuti garis panduan ini, dan bos anda tidak akan mempunyai alasan untuk mempersoalkan penilaian terbaik anda .
