Saya tahu terdapat satu juta dan satu cara yang berbeza untuk menguruskan tugas harian anda menggunakan teknologi. Dan sementara saya biasanya mempunyai penghargaan yang sihat untuk penyelesaian digital, saya selalu menjadi orang yang menguruskan senarai tugasan saya dengan pen lama dan kertas yang baik. Bukan sahaja ia membantu saya menjadi sangat cekap semasa hari-hari sekolah perniagaan saya yang sibuk, memberi keutamaan kepada tugas saya, dan berfungsi walaupun saya tidak mempunyai data sel, tetapi tidak ada yang lebih memuaskan daripada melengkapkan tugas yang telah selesai dari sesuatu yang sebenar- buat senarai.
Sekiranya anda menghadapi masalah mencari sistem organisasi yang berfungsi untuk anda, atau anda hanya mahu mencuba kekacauan digital dan kembali kepada asas-asas, maka saya cadangkan memberikan kaedah ini satu pukulan! Inilah cara untuk melakukannya.
1. Dapatkan Perancang Salinan Nyata, Cerdas
Jelas, langkah pertama dalam melakukan ini ialah mendapatkan alat yang berfungsi untuk anda. Penting untuk menggunakan perancang salinan keras yang sepadan dengan gaya organisasi dan kerja anda. Sebagai contoh, saya menggunakan perancang Poppin kerana mereka memaparkan jadual mingguan di kertas kiri dan berjajar di sebelah kanan, mereka sesuai dengan dompet saya, dan mereka sangat murah.
Saya suka melihat seluruh minggu pada satu halaman, tetapi jika anda suka jenis pandangan yang berbeza, periksa Moleskine, yang mempunyai satu ton format yang berbeza, atau-jika anda mahu mendapatkan analog dengan membeli-belah anda, juga kepala ke tempatan anda Barnes & Noble dan semak seleksi yang besar sehinggalah anda mencari yang sesuai.
2. Senaraikan Semua Komitmen Tertinggi Anda untuk Seminggu
Saya selalu bermula dengan menyenaraikan semua kewajipan utama yang saya ada pada jadual mingguan saya, jadi saya dapat merasakan apa yang saya perlukan untuk merancang sekitar. Saya suka memasukkan kedua-dua tugas dan peristiwa peribadi dan profesional untuk mendapatkan gambaran penuh untuk minggu ini.
Sebagai contoh, sekiranya saya perlu mempersiapkan mesyuarat besar pada hari Rabu tetapi harus berhenti bekerja pada pukul 6 petang pada hari Selasa untuk menghadiri makan malam hari jadi, saya akan tahu bahawa saya mungkin terpaksa bekerja lewat pada hari Isnin.
3. Menulis dan Mengutamakan Tugas Anda
Sebaik sahaja saya mula mengisi kalendar dengan komitmen utama saya, saya membahagi sisi kertas perancang saya ke dalam empat kotak, dengan kotak kanan sebelah atas mewakili tugas penting / tidak mendesak, kiri atas mewakili tugas penting / mendesak, dan dua kotak bawah yang mewakili tugas yang tidak penting / tidak penting dan tidak penting / mendesak.
Kemudian, saya menulis semua tugas yang perlu saya selesaikan untuk minggu ini, pastikan untuk menyenaraikannya dalam kotak yang sama. Sebagai contoh, "bayar bil kad kredit" sentiasa masuk dalam kotak penting / mendesak, sementara "membeli kot musim sejuk" adalah penting / tidak penting.
Ini berfungsi sebagai sistem keutamaan yang dipanggang, kerana ia memaksa saya untuk mengenal pasti apa yang saya perlukan untuk bekerja dan kapan.
Ia juga penting untuk memanggil tugas-tugas yang tidak penting / penting, yang saya sering akan mengutamakan perkara-perkara penting, jangka panjang jika saya tidak berhati-hati. Sebagai contoh, saya sedang menjalankan tiga kertas penyelidikan jangka panjang semester ini, yang tidak pernah kelihatan seperti menekan sesuatu yang akan berlaku esok dan mudah hilang dalam bunyi senarai tugasan penuh. Sistem keutamaan ini memaksa saya untuk mengakui bekerja di kertas sebagai penting dan mula menulisnya terlebih dahulu.
4. Buat Jadual Harian (dan Termasuk Masa Tepat)
Semua perancangan mingguan ini bagus, tetapi bagaimana ini membantu saya memikirkan apa yang sebenarnya dilakukan pada hari tertentu? Setiap pagi, saya mengeluarkan sekeping kertas kosong (saya menggunakan kertas pencetak putih, tetapi anda juga boleh mendapatkan buku nota jika anda mahu mengklasifikasikan proses itu sedikit) dan melakukan tiga perkara.
Pertama, saya menulis masa hari dari 8 AM-11 PM dalam kenaikan 30 minit dan dimasukkan ke dalam sebarang mesyuarat, kelas, dan komitmen peribadi yang saya ada. Kemudian, saya melihat perancang mingguan saya dan menarik keluar tugas-tugas yang saya ingin selesaikan hari itu, cuba memastikan untuk menarik sekurang-kurangnya satu item dari setiap empat kotak saya. Akhirnya, saya memotong semua tugas ke dalam kalendar saya, mengisi masa mesyuarat.
Oleh kerana tugas biasanya mengambil masa yang lebih lama untuk diselesaikan dalam amalan, peraturan saya adalah untuk membelanjakan 1.5 kali jumlah masa yang saya fikir saya perlukan, hanya untuk memastikan saya boleh menyesuaikan segala-galanya. Saya juga sentiasa memastikan untuk membina masa dalam petang dan sejam untuk pergi ke gym, kedua-dua saya perlu mengekalkan kewarasan saya!
5. Cross Off Off
Inilah bahagian kesukaan saya dalam proses: menyeberang tugas apabila saya menyelesaikannya. Saya suka menggunakan pen berwarna, hanya untuk membuat perkara yang lebih menyeronokkan. Saya biasanya menjejaki jadual harian saya dan kemudian menyebarkan semua item dari senarai tugasan mingguan saya pada akhir setiap hari.
6. Mengambil barang-barang yang belum siap
Pada akhir minggu, adalah penting untuk memastikan item yang belum selesai dapat dibawa ke minggu depan supaya mereka tidak tergelincir. Pada malam Ahad, saya biasanya duduk dengan pena merah dan menyeberang barang-barang yang belum selesai satu demi satu ketika saya memutuskan sama ada "membatalkan" mereka atau memindahkan mereka ke hadapan untuk minggu depan. Salah satu keindahan perancang kertas adalah bahawa anda benar-benar boleh mendorong tugas yang anda tidak mempunyai masa untuk, kerana anda boleh menulis di mana sahaja anda mahu-saya sebenarnya hanya memindahkan "belanja percutian" saya ke minggu pertama bulan Disember kerana Saya tahu saya tidak akan mempunyai masa untuk itu sehingga ketika itu.
Saya tahu proses ini agak rumit, tetapi menghabiskan 20 minit sehari perancangan dapat membantu menjimatkan jam. Saya tahu saya sangat cenderung membuang masa pendek (misalnya, 30 minit antara kelas) jika saya tidak memikirkan apa yang saya mahu lakukan, tetapi jika saya telah membuat jadual saya, saya tidak perlu berfikir dua kali mengenai apa yang saya sepatutnya lakukan dengan masa saya.
Harap ini membantu anda menyingkirkan beberapa keletihan keputusan, dan mendapatkan lebih banyak barangan.
