Apabila ia datang kepada e-mel, saya cenderung menjadi cantik.
Saya hidup dengan ketakutan yang kuat untuk keluar sebagai terlalu langsung atau sejuk, dan ada sesuatu tentang semua kata-kata tambahan, niceties, dan (mata memalukan) yang memberi saya bunyi sedikit lebih hangat dan mesra.
Tetapi, inilah perkara itu: Saya akhirnya membuang masa saya sendiri-bersama-sama dengan masa orang membaca mesej saya.
Tiada siapa yang mahu membelanjakan tenaga mental mereka yang berharga untuk mengalir ke arah anda. Jadi, jika anda mempunyai tempat yang lembut di hati anda untuk bercakap kecil dan bahasa berbunga seperti saya lakukan, bagaimana anda boleh menguruskan mesej anda sendiri ke perkara yang benar-benar penting?
Berikut adalah empat petua yang dapat ditindaklanjuti yang telah membantu saya:
1. Potong Perkataan dan Frasa Pengisi
Peluang yang tinggi bahawa anda menyebarkan frasa pengisi ke dalam e-mel anda.
Jangan percaya saya? Taip e-mel kepada rakan sekerja dan lihat berapa kali anda memasukkan kata-kata "Saya rasa." Walaupun itu membantu melembutkan bahasa anda, itu tidak perlu. Ia diandaikan bahawa inilah yang anda fikirkan, kerana anda menulis mesej.
Peraturan yang sama berlaku untuk perkataan seperti "adil." Kita semua lada di sini dan di sana. Tetapi, dalam kebanyakan kes, ia boleh dipotong sepenuhnya.
Ketika datang untuk menyaring sebarang kekacauan lain yang mungkin bersembunyi, ada satu lagi tip dari bekas pengajar kewartawanan saya yang masih melekat dengan saya: Cari di mana anda telah memasukkan koma. Banyak kali, mereka mengikuti kelayakan yang anda boleh padam. Anda tahu, perkara-perkara seperti "Tidak perlu dikatakan, " "Walau bagaimanapun, " "Sesungguhnya, " atau bahkan "Anda tahu" bahawa saya digunakan untuk memulakan ayat ini.
2. Gunakan Mata Peluru
Termasuk konteks yang diperlukan adalah satu perkara. Tetapi, terutamanya dalam e-mel, ia menggoda untuk pergi ke laut dan menghantar mesej anda penuh dengan pelbagai maklumat yang tidak relevan.
Itulah sebabnya penggunaan mata peluru dapat sangat membantu-mereka memaksa anda untuk menjadi lebih ringkas dan mengarah dengan tulisan anda. Cabar diri anda untuk mengenal pasti jika ada apa-apa perenggan yang akan menjadi lebih baik menjadi senarai yang dipendekkan.
Walaupun anda tidak mahu keseluruhan e-mel anda menjadi senarai bullet yang tidak berkesudahan, memecahkan beberapa bahagian teks yang lebih besar ke bawah boleh membantu membuat catatan anda lebih singkat (dan jauh lebih teratur).
3. Rujuk Orang ke Dokumen Yang Berkaitan
Setiap sekarang dan kemudian, maklumat yang anda sedang cuba untuk menjejalkan ke dalam e-mel anda telah dirakam di tempat lain-sama ada itu dalam dokumen, persembahan, laman web, atau sesuatu yang lain sepenuhnya.
Tidak perlu untuk mencipta semula roda. Oleh itu, jika anda boleh menggali sumber tambahan yang telah berkongsi semua maklumat yang perlu diketahui, rujuk penerima anda kepada itu-bukannya cuba meringkaskannya.
4. Langkau Bicara Kecil
Sekiranya anda seperti saya, anda mengambil pandangan ini dan berfikir Adakah anda bercanda dengan saya? Melangkau orang-orang yang menyenangkan itu pasti akan mengubah saya menjadi raksasa pejabat!
Saya dapat dari mana anda datang dari-prefacing setiap mesej saya dengan persoalan yang mesra sepertinya perkara yang sopan untuk dilakukan. Tetapi, lebih kerap daripada tidak, ia pergi sepenuhnya tanpa jawapan. Ia adalah bahagian yang tidak perlu yang kebanyakan orang hanya berkilat betul-betul.
Jangan ragu untuk tetap dengan cepat dan menyenangkan "Saya harap anda melakukan yang baik!" Walau bagaimanapun, ia mungkin lebih baik untuk memukul butang backspace pada sesuatu yang melampaui itu.
Trik ini dalam Tindakan
Mahu bukti bahawa tips ini sebenarnya berfungsi? Lihatlah contoh-contoh di bawah untuk melihat bagaimana e-mel kedua mendapat titik yang sama seperti pertama-dengan perkataan yang jauh lebih sedikit.
- Nombor jualan suku tahun ini turun. Bagaimanakah kita dapat mempersembahkannya dengan cara yang tidak terlalu negatif?
- Pembentangan mungkin lebih kuat jika kita membalikkan pesanan. Apa pendapat kamu?
E-mel pertama adalah 198 perkataan. Yang kedua? Ia adalah ringkas dan disederhanakan 93 perkataan-makna mesej pertama lebih daripada dua kali ganda panjang.
Perlu diperhatikan bahawa sesetengah mesej akan lebih mudah untuk menggunakan taktik ini berbanding yang lain. Dan, anda mungkin tidak akan dapat memotong setiap orang yang anda tulis separuh.
Tetapi jangan biarkan itu tidak menggalakkan anda. Sebaliknya, ingatlah bahawa tindakan yang cuba untuk menjadi lebih cekap dan berkesan dalam komunikasi bertulis anda adalah perkara yang paling penting. Selagi ia sesuatu yang anda terus sedar, e-mel anda pasti terus bertambah baik.
