Oleh kerana jumlah e-mel yang kami hantar dan terima bertumbuh, dengan masalah ini timbul: mencari maklumat khusus atau maklumat tertentu-dalam arsip yang luas.
Nasib baik, dengan beberapa ketukan kekunci yang direncanakan dan beberapa pengetahuan carian lanjutan, anda boleh mendapatkan maklumat yang anda perlukan dari e-mel anda dengan lebih mudah dari sebelumnya.
Trik 1: Tulis Sekarang untuk Cari Kemudian
Salah satu perkara # 1 yang saya lakukan sebelum menghantar e-mel dibaca untuk mencari. Saya berfikir tentang apa yang saya akan mencari untuk mencari e-mel ini kemudian dan pastikan kata-kata tersebut berada dalam e-mel.
Dalam kebanyakan kes, saya tidak mengubah sesuatu, tetapi sekali-sekala saya mendapati bahawa saya telah menaip "perkongsian yang dibincangkan pagi ini" dan bukannya "perkongsian Mashable yang dibincangkan pagi ini" atau "Nota dari pertemuan dengan Jack "bukannya" Nota dari pertemuan dengan Jack Smith dari Amazon. "Ketika mencari benang ini di masa depan, saya tahu saya akan mencari" Mashable "atau" Jack Smith Amazon, "dan tanpa perbaikan yang cepat, saya tidak akan telah menemui satu perkara.
Trik 2: Gunakan Label dan Folder
Jika anda seorang pengguna Gmail, anda boleh menggunakan label-atau anda boleh memilih untuk mengarkibkan semuanya ke dalam satu lautan besar e-mel. Saya mendapati bahawa sebab terbaik untuk mempertimbangkan menggunakan label adalah carian.
Sebagai contoh: Pengasas bersama saya Kathryn dan saya menghantar e-mel mengenai bandar Chicago agak kerap. Beberapa e-mel berkaitan dengan perkembangan jualan kami ke bandar, dan yang lain tidak berkaitan sepenuhnya (seperti persidangan yang berlaku di sana, atau calon yang didasarkan di sana). Mampu mencari "Kathryn Chicago" dalam label "Jualan" akan membantu saya mencari apa yang saya cari lebih cepat daripada mencari semua e-mel saya untuk pertanyaan yang sama.
Perkara yang sama berlaku untuk folder dalam klien e-mel lain seperti Outlook. Mampu mencari dalam satu set e-mel yang lebih terkehadkan menjadikannya lebih mudah untuk mencari apa yang anda cari.
Trik 3: Ketahui Perintah Carian E-mel Anda
Akhirnya, tahu pilihan carian anda. Perbezaan antara mencari e-mel yang termasuk "Kathryn" di mana-mana di dalam badan berbanding e-mel yang dihantar oleh Kathryn, dihantar ke Kathryn, atau dengan "Kathryn" dalam baris subjek cukup penting. Untuk Gmail, ini adalah arahan carian teratas untuk mengetahui:
-
Untuk mencari e-mel ke atau dari orang tertentu: ke: XYZ dan dari: XYZ
Tip Pro: Untuk kedua-dua perintah ini, anda boleh memilih antara alamat e-mel, nama pertama, atau nama akhir, misalnya, dari: [email protected], dari: jane, dari: smith. Jika seseorang mempunyai banyak alamat e-mel, meletakkan nama pertama atau terakhirnya akan membawa hasil dari mereka semua. -
Untuk mencari e-mel dengan perkataan tertentu dalam baris subjek: subjek: XYZ
Tip Pro: Jika anda ingin mencari frasa, pastikan anda memasukkannya dalam sebutan. Subjek: Perjalanan NYC akan mencari e-mel dengan "NYC" dalam subjek dan "perjalanan" di suatu tempat di dalam badan-anda perlu subjek: "perjalanan NYC" sebaliknya. -
Untuk mencari e-mel dengan lampiran: mempunyai: lampiran.
Tip Pro: Anda juga boleh mencari jenis fail tertentu menggunakan nama fail: doc, nama fail: ppt, dan sebagainya. -
Untuk mencari e-mel dengan label tertentu: label: XYZ
Tip Pro: Jika anda mengklik pada label di Gmail, ia akan menambahnya pada bar carian, jadi anda boleh menggunakannya sebagai titik permulaan untuk carian anda. -
Untuk menyempitkan carian ke e-mel yang dibaca atau belum dibaca: adalah: belum dibaca atau adalah: dibaca
Untuk maklumat lanjut, lihat contoh-contoh hebat Inspirasi Digital dari arahan carian ini dalam tindakan.
Adakah anda menggunakan sebarang cara lain untuk memastikan e-mel anda dapat dicari?
