"Menghapuskan semua kertas."
Saya seorang pengurus projek yang bekerja di Pejabat Bandaraya New York City, dan ini adalah tugas yang saya ditugaskan untuk dicapai. Dalam birokrasi dengan beratus-ratus ribu pekerja, beribu-ribu proses berasaskan kertas, dan bajet terhad untuk teknologi baru, saya diminta untuk membuat perancangan untuk mendigitalkan segala-galanya.
Ini adalah projek yang menakutkan sekiranya saya pernah melihatnya. Ia, sebenarnya, tidak mungkin untuk mengatasi kekangan yang saya sedang bekerja. Tetapi saya tidak boleh melemparkan tangan saya dan berkata tidak. Saya mempunyai tugas untuk melakukan dan saya terpaksa memulakan suatu tempat.
Penghapusan Kertas Projek bukan kejayaan yang tidak layak. Malah, ia lebih dekat dengan kegagalan yang tidak layak. Sekiranya anda berjalan ke mana-mana pejabat New York City hari ini, anda pasti akan mencari kertas yang ditumpuk di atas meja, peti masuk dan kotak keluar dan mengitar semula tong sampah.
Namun, projek itu mengajar saya lebih banyak tentang bagaimana memulakan tugas yang luar biasa daripada kejayaan yang pernah saya miliki. Berikut adalah cara saya belajar untuk mengambil sesuatu yang seolah-olah tidak dapat diatasi dan mengatasinya dalam kepingan bersaiz gigitan.
1. Ambil Saham Gambar Besar
New York City mempunyai puluhan jabatan, masing-masing mempunyai berpuluh-puluh bahagian, masing-masing mempunyai proses dalamannya sendiri. Ada kertas yang sudah ada dalam kabinet dan kotak fail, dan kertas masih akan dibuat apabila pelanggan dan pekerja mengisi borang dan aplikasi. Tidak mungkin saya tahu di mana hendak bermula sebelum saya mengambil semua proses pembuatan kertas di luar sana. Yang mana menghasilkan kertas yang paling? Yang meminjamkan diri kepada pendigitan, dan yang mana mempunyai faktor yang merumitkan, seperti keperluan untuk menerima wang? Yang akan menghasilkan bang terbesar untuk wang paling rendah?
Saya menghabiskan masa beberapa minggu yang mantap mengendalikan setiap jabatan untuk merasakan skop usaha ini. Melakukan penilaian awal ini dapat membantu menentukan skop anda, serta apa yang ada di dalam dan di luarnya. Ia boleh membantu anda berkomunikasi dengan lebih tinggi lagi tugas anda dan mendapatkan maklum balas mereka tentang apa yang paling penting. Dan ia membantu anda menavigasi jalan anda ke titik permulaan yang logik.
2. Cari Contoh Kejayaan pada Skala yang lebih kecil
Dalam kes Penghapusan Kertas Projek, Jabatan Kesihatan baru-baru ini telah melaksanakan projek pengurangan kertas yang digerakkan oleh langkah pejabat. Mereka tidak mahu mengambil semua rekod kertas mereka dengan mereka jika mereka tidak perlu, tetapi mereka tidak tahu yang mana yang akan diambil dan yang akan ditinggalkan. Oleh itu, mereka melaksanakan projek berbilang fasa: Tentukan apa yang diperlukan secara sah untuk dikekalkan, musnahkan apa yang tidak, dan imbangkan apa-apa yang tidak memerlukan salinan keras. Mereka telah melaksanakan teknologi dan kakitangan untuk membuatnya berlaku, dan mereka mempunyai hasil untuk menunjukkannya.
Satu saiz tidak selalunya sesuai, dan pertimbangan baru muncul apabila anda meningkatkan skala sesuatu projek. Tetapi contoh kejayaan bukan hanya menawarkan kaedah yang telah terbukti untuk mencapai matlamat yang sama yang anda lakukan untuk mencapai, ini juga membolehkan anda belajar dari kegagalan orang lain. Ia menyediakan model yang boleh anda gunakan sebagai titik permulaan. Anda mungkin perlu mengubahsuai, mengembangkan, atau menyesuaikannya sesuai dengan tujuan anda sendiri, tetapi lebih mudah untuk bertindak balas terhadap sesuatu daripada bermula dari kanvas kosong sepenuhnya.
3. Kenalpasti Buah Berlatar Rendah
Ya, "buah gantung yang rendah" pastinya ada dalam senarai jargon kantor yang sering digunakan di suatu tempat, jadi mari kita panggil apa itu: barang mudah. Barang-barang yang paling murah dan mengambil sedikit masa untuk dilakukan. Dalam kes Penghapusan Kertas Projek, ini bermakna perkara-perkara seperti menghilangkan kertas kerja usang, mencipta borang dalam talian mudah, dan melupuskan rekod lama sebelum tarikh tamat tempohnya.
Terdapat beberapa sebab untuk memulakan dengan mudah. Mula-mula, ia memberi anda beberapa takik pada tali pinggang anda. Rasa pergerakan ke hadapan ini, sekecil mungkin, adalah kemenangan psikologi yang penting. Ia memberikan anda momentum, bahan api untuk kerja yang lebih mencabar di hadapan. Dan kedua, ia membolehkan anda untuk menunjukkan kemajuan kepada pemegang kepentingan projek, menghasilkan kepercayaan dalam kemampuan anda untuk menyampaikan fasa kerja masa depan.
4. Lay Out Your Biggest Hurdles
Walaupun anda mencatat kejayaan kecil, penting untuk mengambil perasaan itu sebagai cabaran yang mustahil dan memecahnya menjadi halangan konkrit. Tanpa menamakan mereka, lebih sukar untuk mengembangkan strategi untuk mengatasinya. Dalam dunia penghapusan kertas, satu halangan adalah kerumitan menangkap data yang dimasukkan ke dalam bentuk dalam talian, dan yang lain menampung keperluan undang-undang untuk tandatangan elektronik.
Menyelesaikan halangan-halangan ini mungkin membawa kepada penemuan bahawa halangan yang dianggap tidak besar sebagai cabaran yang anda anggap pada mulanya. Mungkin, secara alternatif, bawa sekatan jalan utama yang anda fikir sebelum ini kecil. Mengetahui apa halangan di awal akan menghalang anda daripada membutakan apabila anda sudah mendekati lutut. Ia juga boleh membantu anda menyusun sumber yang anda perlukan untuk menangani mereka, sama ada sokongan politik, pembiayaan, atau panduan pakar.
5. Fasa Keluar Kerja
Para ahli falsafah Cina, Lao Tzu berkata, "perjalanan seribu batu bermula dengan satu langkah." Ini juga benar bahawa perjalanan seribu batu terdiri daripada empat perjalanan kecil 250 mil atau 10 perjalanan 100 mil. Memecahkan projek menakutkan anda ke dalam fasa yang boleh diurus menjadikannya jauh lebih menakutkan. Dan ia memberi anda tonggak utama yang realistik untuk tujuan antara langkah satu dan langkah yang dilakukan.
Cuba untuk mendigitalkan proses berasaskan kertas di kerajaan New York City, terdapat beberapa pilihan untuk menghapuskan kerja. Satu pendekatan adalah untuk menangani beberapa jabatan tertentu pada satu masa. Satu lagi adalah untuk memulakan dengan menentukan kertas yang boleh dihapuskan, meneruskan dengan melaksanakan teknologi untuk mendigitalkannya, dan disimpulkan oleh kakitangan latihan dan mengiklankan teknologi baru kepada pelanggan. Cara yang paling logik untuk menundukkan kuantiti kerja yang sangat besar akan berbeza-beza bergantung kepada sifat kerja itu sendiri, tetapi ia selalu bernilai mengatasi sebelum anda terlalu dalam.
6. Tetapkan Harapan
Apa sahaja yang anda lakukan, jangan terlalu menjanjikan apa yang anda tidak percaya yang anda boleh sampaikan. Minta apa yang anda perlukan untuk membuatnya berlaku. Dan jika anda tidak dapat melakukannya-sama ada orang, wang, atau teknologi-kemudian terangkan cara-cara yang mungkin menjejaskan garis masa anda. Kadang-kadang seorang eksekutif akan meminta sesuatu tanpa pemahaman yang jelas tentang kerja yang diperlukan untuk mencapainya, tetapi apabila anda telah menarik penilaian anda dan mengenal pasti halangan, anda berada dalam kedudukan untuk menyampaikan nuansa ini.
Gegar kepala anda dan berjalan ke arah yang lain adalah satu perkara biasa, dan kadang-kadang wajar, tindak balas kepada projek yang paling menggembirakan. Tetapi ia dijamin untuk mendapatkan anda di mana sahaja. Malah tugas yang paling menakutkan boleh dikalahkan dengan pandangan yang betul, pemahaman yang kukuh tentang kerja-kerja yang akan datang, dan set tonggak-tonggak yang realistis dan boleh dicapai untuk memeriksa di sepanjang jalan anda.
