Peniaga-peniaga yang dihormati,
Communicator Korporat yang Perplexed
Yang terpesona,
Sudah 20 tahun sejak orang-orang perniagaan mula menggunakan e-mel, dan kami masih belum tahu cara untuk mengelakkan kebanyakan masalah yang menyebabkannya.
Menurut Dr. Randi Gunther, seorang psikolog klinikal di Southern California, kita berisiko mengelirukan satu sama lain jika kita gagal menggunakan mana-mana satu daripada lima mod komunikasi: kata-kata, nada suara, sentuhan, postur, dan ungkapan muka.
Apabila bercakap di telefon, kita menyesuaikan apa yang kita katakan bukan hanya sebagai tindak balas kepada kata-kata yang dituturkan, tetapi juga kepada nada yang mana kata-kata itu dihantar. Adakah rakan perniagaan kami menuntut dan keras, tegas dan arahan, sejuk atau hangat, ragu atau tertentu, kasual atau formal? Kami lebih kurang menyesuaikan nada kami sendiri untuk menyesuaikan dengan orang lain atau menurunkannya jika suhunya terlalu tinggi untuk penyelesaian masalah kolaboratif.
Tetapi walaupun telefon merindukan ekspresi idea kami. Apabila kita bercakap di telefon, kita terlepas bahasa badan dan ungkapan wajah, kedua-duanya dapat menyuarakan keraguan apabila kita menekankan kepastian, rintangan ketika kita menuntut kepatuhan, atau humor ketika kita mengelakkan konflik.
Tambah kepada defisit ini, kejahilan bersama kami terhadap konteks di mana setiap pihak berkomunikasi, dan anda mempunyai apa yang Professor Raymond A. Freidman di Owen Graduate School of Management memanggil "perbualan yang luar biasa sosial."
Itu berita buruk.
Berita baiknya ialah "kata-kata sahaja" mampu menyampaikan konteks dan nada serta empati, semangat, rasa ingin tahu, dan keraguan. Sekiranya tidak begitu, kita tidak akan menangis apabila ibu bapa kita membaca Bambi kita, tidak akan berasa marah apabila kita membaca mengenai pembersihan etnik yang paling baru, dan tidak akan ketawa sambil membaca ruangan yang lucu di Facebook feed kami. Ia hanya memerlukan sedikit perhatian.
Berikut adalah beberapa cara kita dapat menambah nada, tekstur, konteks, dan emosi yang sesuai untuk rundingan yang dijalankan melalui e-mel-dengan skrip sampel yang dapat anda sesuaikan sesuai dengan keadaan anda sendiri.
1. Tetapkan Peringkat dan Bawa Rasa Ke Perbualan
3. Sebutkan Perasaan Bahawa Komunikasi Perniagaan Kurang Kerap
6. Jangan Takut untuk Menyebut Keraguan Anda Sendiri
7. Tutup dengan Menegaskan Tahap Keyakinan Tinggi dalam Keupayaan Anda untuk Menemukan Penyelesaian yang Bersifat Baik
Singkatnya, membawa banyak keperibadian anda sendiri, emosi marah, menghormati rakan rundingan anda, dan optimis mengenai keupayaan anda untuk mencapai persetujuan yang anda boleh. Semakin anda meniru perbualan "kehidupan sebenar" dalam e-mel, semakin sedikit ruang yang ada untuk disyaki dan salah faham. Perbualan sampel ini meninggalkan banyak ruang untuk rakan kongsi tawar-menawar anda untuk mendapatkan penjelasan, bertanya soalan, dan membuat cadangan tambahan. Itu saja harus mengelakkan salah faham yang membawa kepada kebuntuan.
Saya tidak mempunyai sebab untuk meragui bahawa anda, seperti yang anda katakan, baik pada perundingan satu-satu dan dalam-orang. Menggabungkan ke dalam e-mel anda apa sahaja kualiti yang anda bawa kepada sesi tawar-menawar itu, sama ada mereka kaya, kuasa, kejelasan, keprihatinan terhadap kesejahteraan rakan kongsi tawar-menawar, nilai-nilai bersama atau kemahiran menyelesaikan masalah.
Nasib baik dengan cabaran-cabaran tertentu anda, dan jangan ragu untuk menulis kembali kepada kami untuk mendapatkan lebih terperinci, penjelasan yang lebih baik, atau laporan tentang kejayaan kemahiran baru yang telah anda kerjakan dalam rundingan anda di email.
Artikel ini adalah sebahagian daripada siri Tanya Ask Ahli-satu ruang yang ditujukan untuk membantu anda mengatasi kebimbangan kerjaya anda yang paling besar. Pakar kami teruja untuk menjawab semua pertanyaan terbakar anda, dan anda boleh menghantar satu dengan menghantar e-mel kepada kami di editor (at) themuse (dot) com dan menggunakan Ask a Expert dalam baris subjek.
