Pada yang terbaik, e-mel adalah salah satu bentuk komunikasi yang paling cekap - ia boleh menjadi pendek, manis, dan dihantar di mana sahaja untuk menjawab pertanyaan anda atau mesej anda.
Yang berkata, peti masuk anda boleh menyebabkan lebih banyak masalah daripada menyelesaikannya apabila sebagai ganti tindak balas tidak masuk akal, ringkas, anda menerima balasan satu ayat yang pada dasarnya tidak bermakna apa-apa. Tidak seperti panggilan telefon-di mana anda boleh menggunakan surut dan aliran perbualan untuk terus menanyakan soalan yang sama dengan cara baru-sukar untuk menekan maklumat baru melalui e-mel.
Berita baiknya ialah, e-mel misteri biasanya jatuh ke dalam salah satu daripada dua kategori, dan ada strategi untuk menanggapi setiap jenis. Baca terus bagi pesalah biasa dan pendekatan terbaik untuk setiap orang.
1. The "I Did not Read the Email" Response
Jenis e-mel yang pertama adalah jenis yang membuat anda tertanya-tanya mengapa anda mengganggu menulis di tempat pertama. Anda menghantar e-mail kepada bos anda bahawa penerbangan anda didasarkan, dan dia menulis kembali bahawa dia akan melihat anda di pejabat "dalam beberapa jam." Atau, anda meminta sekumpulan juzuk untuk alamat yang diperbaharui, dan separuh daripadanya menghantar anda semua maklumat mereka, dan separuh lagi menghantar hanya nombor telefon mereka.
Ugh. Betapa sukarnya membaca e-mel?
Sebenarnya, itulah titik permulaan kamu. Seperti yang mereka katakan, lebih mudah untuk menukar diri anda daripada mengubah orang lain. Jadi, perkara pertama yang perlu anda lakukan adalah mengkaji semula e-mel anda secara objektif. Adakah anda melatih orang untuk tidak membacanya dengan menguburkan soalan dalam e-mel lima ayat? Berfikir tentang contoh di atas, adakah anda menyebut penerbangan terlambat anda pada akhir ringkasan dua halaman perjalanan perniagaan anda (yang mana bos anda mungkin merancang untuk dikaji kemudian)? Cuba garis panduan kami untuk memastikan e-mel anda dibaca dan disahut.
Tetapi semasa menulis e-mel yang lebih jelas adalah baik dan baik untuk masa depan, bagaimana anda harus bertindak balas kepada pembaca anda sekarang? Pendekatan terbaik adalah untuk membentangkan maklumat utama sebagai "maklumat baru" (yang menerangkan mengapa anda menulis semula).
Dalam kes contoh di atas, anda boleh cuba, "Maklumat baru dari syarikat penerbangan: penerbangan mungkin tidak akan dimulakan sehingga pagi. Sepertinya saya akan bermalam di Chicago, "atau" Terima kasih kerana menghantar nombor telefon anda; Bolehkah anda menghantar alamat yang dikemaskini apabila anda mendapat peluang? "Jauhkannya sesingkat mungkin (satu atau dua baris, supaya tidak ada yang dapat dilepaskan), sambil mengulangi apa yang anda perlukan dengan sopan.
2. Maklum Balas "Ini Tidak Keutamaan Saya"
Anda meletakkan situasi yang meminta rakan sejawat kanan sama ada anda perlu mengambil pendekatan A atau B, dan jawapannya adalah, "Nasib baik." Atau, anda meminta kenalan baru apabila mungkin masa yang sesuai untuk disambungkan dan dia berkata dia akan suka tetapi mengabaikan untuk menyertakan sebarang masa sebenar.
Bunyi akrab? Saya mendapat berita buruk: Orang yang anda sepadan dengannya bukan hanya untuk menjawab anda sekarang.
Sudah tentu terdapat perbezaan antara e-mel yang menolak anda keluar, dan yang memberi masa apabila kenalan anda mungkin lebih mudah-contohnya, "Saya suka berjumpa dengan kopi, tetapi saya dibanjiri melalui akhir bulan "meminjamkan diri kepada tindak balas semula jadi yang berputar dalam beberapa minggu.
Tetapi tindak balas membingungkan tanpa maklumat tambahan-contohnya "Bilakah saya dapat melihat beberapa nombor?"; "Pasti." - mencadangkan untuk mendapatkan maklumat yang anda perlukan bukanlah keutamaan untuk pembaca anda.
Sekiranya ia menjadi keutamaan bagi anda, sudah tiba masanya untuk mendapatkan perhatian atau perhatiannya. Cuba balas dengan formula ini:
- Maklumat yang anda perlukan
- Tarikh akhir firma
- Mengesahkan melalui soalan.
Sebagai contoh: "Saya tahu anda mempunyai beberapa acara pada hujung minggu ini, tetapi saya memerlukan anggaran katering yang disemak pada hari Rabu-adakah anda dapat menyediakannya pada masa itu?" Atau, "Mesyuarat klien saya dijadualkan pada pukul 10 pagi Jumaat; adakah ia layak untuk memberikan nota singkat mengenai pembentangan saya sebelum itu? "Menargetkan apa yang anda perlukan akan memfokuskan pembaca; termasuk tarikh tertentu ("Selasa depan" yang bertentangan dengan "selama beberapa minggu akan datang") akan membangkitkan anda senarai keutamaan; dan berakhir dengan soalan bermakna penerima mesti menulis kembali.
Ia boleh mengecewakan apabila seseorang mengambil masa untuk bertindak tetapi tidak berusaha untuk memberikan maklumat yang anda perlukan. Gunakan petua di atas untuk mengetahui masalah dan balas dengan cara yang akan membantu anda menyelesaikan tugas.
