Mesyuarat adalah mahal. Bukan kerana anda mengecam orang untuk menghadiri (jelas), tetapi kerana mereka menggunakan masa orang; masa yang boleh dibelanjakan untuk melakukan banyak perkara yang menghasilkan pendapatan yang lain. Malah, satu kajian mendapati bahawa mesyuarat berulang pertengahan pengurus menelan satu syarikat $ 15 juta setahun.
$ 15 juta setahun!
Belum lagi, anda juga perlu mengambil kira masa persediaan serta masa beralih konteks. Profesor Gloria Mark di University of California, Irvine mendapati bahawa ia mengambil masa rata-rata 25 minit bagi seorang pekerja untuk kembali ke tugas asal mereka selepas gangguan.
Mengetahui statistik ini bermakna apabila saya berdebat sama ada saya perlu memanggil mesyuarat, saya bertanya pada diri sendiri apa yang bernilai (secara literal). Adakah ini penggunaan terbaik setiap masa, termasuk saya? Dan tidak begitu jarang, jawapannya adalah "tidak."
Jadi, apa yang perlu dilakukan? Mudah! Hantar e-mel yang mudah tetapi penting untuk memastikan semua orang dimaklumkan dan berada di landasan yang betul.
Apa yang perlu disertakan
Terdapat tiga perkara penting yang perlu anda capai:
- Logistik : kenapa mesyuarat itu dibatalkan dan, jika ia adalah mesyuarat berulang, apa yang diharapkan untuk masa depan
- Tindakan : sebarang tindakan tindakan kritikal yang selesai atau belum selesai
- Maklumat : kemas kini atau FYI am untuk kumpulan
Nota: Jangan masuk ke dalam perangkap meletakkan item tindakan dan logistik yang terakhir. Mempunyai maklumat yang paling tinggi lebih tinggi memastikan bahawa ia dilihat apabila rakan-rakan anda skim e-mel mereka. Oh, dan tip bonus untuk anda: Letakkan nama orang dengan huruf tebal jika mereka perlu melakukan apa-apa untuk membuat triple pasti mereka perasan.
Sampel E-mel Bagaimana Menghidupkan Mesyuarat Ke E-mel
- Jangkau lima pelanggan untuk mendapatkan maklum balas mengenai reka bentuk- Maria
- Hantar masa pelan pemasaran akhir untuk kelulusan - Jason
- Salinan pemasaran dikunci
- Senarai pendek pelanggan dimuktamadkan
- Permintaan belanjawan dihantar untuk membiayai pasukan
- Tarikh pelancaran disahkan (14 Nov!)
Ia mungkin kelihatan mudah, tetapi menambah e-mel yang dihidupkan-rapat ke beg profesional anda adalah cara yang bagus untuk meningkatkan fokus dan produktiviti pada pasukan anda. Apabila anda menghormati masa orang lain dan sentiasa memastikan langkah seterusnya adalah jelas, orang lain di sekeliling anda lebih cenderung melakukan perkara yang sama. Dan siapa yang tidak suka satu jam lagi untuk mendapatkan pekerjaan pada hari yang sibuk?
