Saya agak tersanjung (dan agak takut) apabila saya diminta menulis surat cadangan untuk kali pertama. Tugas itu seolah-olah begitu "kepentingan yang tinggi" - surat saya akan memaksakan kemasukan pelajar ke program tuan. Dan pada masa itu, saya adalah pelajar PhD tahun kedua yang berusia 22 tahun sahaja.
Sebagai nasib mungkin, profesor yang terhormat di jabatan saya baru-baru ini menceritakan pengalaman pertama beliau menulis surat cadangan yang menenangkan saya sedikit. "Ia mengambil masa selama-lamanya!" Dia teringat. Tetapi apabila dia mendapat sambutan hangat, prosesnya menjadi lebih mudah dan lebih cekap setiap kali.
Sebaik sahaja anda mempunyai beberapa tahun pengalaman di bawah tali pinggang anda, ada peluang yang baik anda akan diminta untuk menulis surat cadangan untuk kemasukan sekolah siswazah, anugerah, atau persahabatan. Dan walaupun mudah diganggu untuk menangani perkara ini buat pertama kalinya, jangan risau-hanya ikuti garis panduan asas ini untuk membina kes yang kuat dan menyokong rakan sekerja atau mentee anda.
Jadilah Selektif
Perkara pertama dahulu: Sebelum anda bersetuju mencadangkan seseorang, adalah penting untuk menilai sama ada anda tahu calon yang cukup untuk bercakap tentangnya dalam konteks program yang dimohonnya. Kecuali anda secara khusus diminta untuk menjadi rujukan peribadi atau watak, aplikasi yang memerlukan surat cadangan biasanya mengandaikan bahawa anda telah bekerja dengan atau mengawasi pemohon dalam suasana akademik atau profesional.
Jadi, walaupun anda boleh bercakap dengan kemahiran kepimpinan rakan dari pengalaman peribadi (contohnya, anda secara sukarela bersama atau mempengerusikan acara sosial untuk keahlian anda), jika anda tidak menjadi penyelia langsung atau rakan sekerja, anda mungkin tidak menjadi taruhan terbaiknya. Seiring barisan yang sama, jika anda tidak yakin bahawa anda boleh mengatakan sesuatu yang benar-benar unik tentang dia, atau tidak merasa selesa menulis surat yang kuat bagi pihaknya, mungkin lebih baik mencadangkan mencari seorang pengesyorkan lain.
Tetapi jika anda mempunyai hubungan profesional yang kuat dengan pemohon, dan mengetahui kemahiran dan kebolehannya, jangan takut untuk mengambil risiko!
Tulis surat bercahaya (tetapi relevan)
OK-anda sudah bersedia untuk menulis, tetapi apa yang anda sertakan? Untuk memastikan anda menghasilkan surat yang paling berkesan, ikuti petua di bawah.
1. Dapatkan Bantuan Pemohon
Walaupun anda tahu pemohon dengan sangat baik, anda memerlukan beberapa maklumat penting untuk membantu anda menulis surat yang terbaik. Oleh itu, jangan takut untuk meminta petunjuk kepadanya.
Sebagai contoh, mengapa dia memohon program khusus ini? Apa kemahiran dan pengalaman yang dia fikir akan menonjol paling kepada jawatankuasa kemasukan? Apakah beberapa kejayaan yang dia bangga dengannya? Minta salinan resume atau bahan sokongannya-kemudian gunakannya untuk menyesuaikan surat cadangan anda (contohnya, jika dia memohon untuk program kewangan, anda mungkin tidak perlu menulis secara meluas tentang kreativiti dan kemahiran penyuntingan video!).
2. Menunjukkan sifat-sifatnya yang terbaik
Jawatankuasa kemasukan menerima beratus-ratus (atau beribu-ribu) aplikasi untuk bukaan yang jauh lebih sedikit. Oleh itu, melebihi keperluan minimum seperti pendidikan dan pengalaman, mereka mencari ciri-ciri yang tegas - "faktor X" yang membezakan seseorang di dalam laut aplikasi.
Untuk menentukan ciri-ciri ini, ingat interaksi anda dengan pemohon: Adakah terdapat pencapaian tertentu yang menonjol kepada anda? Pernahkah anda memerhatikan dia mengatasi halangan di tempat kerja-dan bagaimana dia berjaya? Bagaimanakah pengalaman ini boleh membantu dia berjaya di sekolah menengah? Sama ada dia seorang pemimpin yang hebat atau mempunyai penyelesaian kreatif terhadap masalah, fikirkan tentang deskriptor yang paling penting yang boleh anda gunakan.
Lebih penting lagi, pastikan untuk memberikan contoh dan tingkah laku khusus untuk menyokong sifat-sifat tersebut. Ia adalah tugas anda sebagai pengesyorkan untuk menerangkan pemohon kepada seseorang yang tidak mengenalinya, dan anekdot boleh sangat membantu dalam membawakan keperibadiannya dan membuatnya menonjol dari orang ramai.
3. Tonton Bahasa Anda
Anda mungkin pernah mendengar bahawa terdapat kata-kata tertentu untuk dielakkan ketika menulis resume-baik, itu juga berlaku untuk surat cadangan. Istilah Catchall seperti "pekerja keras, " "bersemangat, " atau "kreatif" tidak banyak bermakna apabila semua pemohon lain digambarkan dengan istilah samar-samar yang sama.
Oleh itu, elakkan bahasa bunga yang terlalu banyak atau samar-samar dalam surat anda. Jadilah seperti yang terperinci apabila menerangkan calon anda, dan sentiasa memberikan contoh konkrit untuk menekankan sifat yang anda sebutkan.
4. Tulis Mengenai Pemohon sebagai Keseluruhan
Adalah penting untuk diingati bahawa jawatankuasa sedang mencari orang untuk melengkapkan kelas masuk mereka-bukan sekadar senarai semak kelayakan.
Jadi, ketika anda menulis, fikirkan bagaimana pemohon mungkin dapat menyumbang kepada kelas barunya dengan cara yang tidak jelas dari bahan permohonannya. Adakah dia mempunyai rasa humor? Adakah dia seorang pendengar yang hebat, sentiasa bersedia untuk memberi bantuan telinga atau bantuan? Atau, mungkin kepentingannya di luar kerja boleh memberikan jawatankuasa pemilihan dengan rasa keperibadiannya yang lebih baik. Sebagai contoh, jika dia baru saja menyelesaikan maraton pertamanya, anda mungkin menyaksikan keazamannya.
Butiran seperti ini tidak akan berada dalam resume pemohon, tetapi mereka benar-benar boleh membantu pasukan kemasukan membayangkan bagaimana dia akan menyumbang kepada komuniti akademik mereka.
Kuku Logistik
Sekarang anda telah menulis kandungan surat itu, yang lain hanyalah butiran!
Peninjau mempunyai masa yang terhad untuk menerusi aplikasi, jadi penting untuk menjadi ringkas-simpan cadangan anda ke satu halaman. Gunakan syarikat anda atau surat kepala sekolah jika tersedia, dan tandakan bahagian bawah dengan nama anda, tajuk pekerjaan semasa, dan maklumat hubungan sekiranya pegawai kemasukan perlu mengikuti.
Anda juga perlu membuat keputusan sama ada untuk membenarkan pemohon melihat surat itu atau tidak. Banyak borang permohonan memberi calon pilihan untuk mengetepikan hak mereka untuk melihat produk akhir, tetapi sebagai pengesyorkan, ia benar-benar terserah kepada anda (sesetengah pengesyorkan tidak akan bersetuju untuk menulis surat melainkan jika pelajar mengetepikan hak tersebut). Selalunya, diandaikan bahawa pengosongan hak menunjukkan tahap kepercayaan antara pengesyorkan dan pemohon, begitu banyak penulis surat merasa paling selesa menyimpan kandungan cadangan mereka secara rahsia.
Akhirnya, dan mungkin paling jelas, semak semula garis panduan dan garis panduan penyerahan untuk memastikan surat anda berada dalam keadaan yang baik dan memenuhi tujuannya.
Sebaik sahaja anda telah mengemukakan cadangan, biarkan pemohon anda tahu, semoga dia mendapat nasib yang terbaik, dan anda sudah selesai! Dengan bantuan anda, pemohon sedang dalam perjalanan ke masa depan yang berjaya dan memuaskan.
