Biar saya mulakan dengan mengatakan bahawa, ya, ada terlalu sedikit jam pada hari itu. Senarai tugasan anda tidak pernah kosong, anda tidak pulang ke rumah seawal yang anda mahukan, dan anda tidak merasakan anda mencapai segala yang anda mahu lakukan.
Oleh kerana saya tidak boleh memberikan anda lebih banyak masa pada hari ini (walaupun saya cukup pasti akan menjadi kuasa super terbaik yang pernah ada), saya akan berkongsi dengan anda rahsia untuk lebih banyak dilakukan pada masa yang anda ada: secara agresif menjaga jadual anda.
Dengan ini, saya tidak bermaksud untuk tidak mengambil mesyuarat (walaupun saya percaya bahawa lebih sedikit adalah lebih baik), saya bermaksud menguruskan keseimbangan dan urutan peristiwa di zaman anda untuk memberi anda produktiviti maksimum. Ini adalah salah satu perkara yang paling kuat yang boleh anda lakukan untuk diri anda sendiri-sebenarnya, ia hampir merasakan menambah lebih banyak masa untuk hari anda.
Berikut adalah dua langkah mudah untuk memulakan anda:
Langkah 1: Bayangkan Minggu Ideal Anda
Pertama, duduk dan sebentar menjawab soalan-soalan berikut:
- Apakah jam kerja anda pada hari purata dan minggu?
- Apakah mesyuarat berdiri anda-atau perkara-perkara yang mesti dilakukan pada tarikh dan masa tertentu?
- Pada masa mana anda paling produktif? (contohnya, Adakah anda banyak dilakukan pada waktu pagi, kemudian merasakan selepas makan tengah hari?)
- Adakah terdapat hari dalam seminggu yang lebih kurang produktif untuk anda? (Kes hari Isnin, sesiapa?)
- Adakah jenis kerja yang berbeza dapat dicapai pada hari atau masa yang berlainan? (Pengasas bersama saya Kathryn bergurau bahawa penghantaran e-mel jualan pada petang Jumaat adalah lubang hitam, jadi dia melakukan pelbagai jenis kerja kemudian.)
Sebaik sahaja anda telah menjawab soalan-soalan ini, ambil langkah ke belakang dan lihat bagaimana jadual, mesyuarat, tugas harian dan tahap produktiviti anda semua bersesuaian dalam satu minggu kerja yang sempurna.
Kemudian, gunakan kalendar kosong untuk benar-benar merancang jadual itu. Sertakan blok masa yang paling sesuai untuk kerja-kerja yang memberi tumpuan (selalunya masa anda merasa sangat produktif), blok yang paling sesuai untuk mesyuarat (rakan sekerja saya Adrian suka menjadualkan mereka pada waktu petang-mereka memberi tenaga kepadanya apabila dia tidak lain berasa mengantuk), dan, tentu saja, blok untuk menjawab e-mel.
Langkah 2: Jurutera Reverse Kalendar Anda (Dengan Membuat Orang Lain Fit Your Schedule)
Kini, perkara-perkara yang timbul, dan anda mungkin tidak dapat mengikuti jadual ini setiap minggu. Tetapi anda boleh dan harus menjaga ia seperti naga yang bernafas api-terutamanya masa anda untuk mendapatkan kerja yang fokus. Saya memberitahu anda, mempunyai segelintir blok tanpa henti di mana anda benar-benar boleh bekerja tidak ternilai dalam memerah lebih banyak masa dari hari anda.
Rawat tempoh kerja seperti mana-mana mesyuarat lain pada kalendar anda. Apabila seseorang bertanya kepada anda jika anda bebas kemudian, anda tidak (melainkan jika anda boleh menjadualkan masa itu untuk kemudian pada hari atau minggu). Sekiranya orang di syarikat anda dapat melihat masa lapang atau tempahan anda pada kalendar anda, anda juga boleh meletakkan masa kerja anda untuk mengelakkan ia diambil dari anda.
Satu lagi cara terbaik untuk menjaga masa anda adalah untuk memimpin dalam mesyuarat penjadualan. Sekarang, saya tidak mengatakan untuk mengambil alih dari orang lain jika anda bukan orang yang biasanya menyelaras penjadualan-yang akan mengambil lebih banyak kerja, dan itu tidak semestinya bergerak ke arah yang betul!
Apa yang saya maksudkan, izinkan orang tahu berapa kali kerja untuk anda secepat mungkin - dan idealnya, sebelum orang lain telah meluangkan masa. Sekiranya anda ingin mengadakan mesyuarat pada waktu petang atau pada hari tertentu, buanglah "Bila-bila sahaja selepas pukul 3 petang" atau "Jumaat terbuka lebar." Dengan cara itu, pilihan akan berlabuh dalam cadangan anda, bukan pada masa yang anda ingin simpan kepada diri sendiri.
Anda tidak akan dapat menambah masa ke hari, tetapi anda boleh bijak mengenai jam yang anda ada. Dan dengan memaksimumkan masa produktif anda (dan masa anda tidak begitu produktif, anda akan dengan cepat mendapati bahawa anda boleh mendapat lebih banyak dilakukan.
