Anda tahu bagaimana ia berlaku. Anda memulakan e-mel kepada bos, rakan sekerja, pelanggan, atau pengarah HR dengan ucapan yang tepat. Anda menyeberang Ts anda dan titik Is anda, dan anda menyimpulkan mesej dengan tandatangan rasmi seperti "Best" atau "Tulus ikhlas."
Penerima e-mel bertindak balas dengan formaliti yang sama, mengalamatkan anda dalam ucapan yang standard, dan kemudian menulis beberapa paragraf tatabahasa yang baik sebelum membungkus nota dengan tandatangan serupa; mungkin ia "Salam, " atau yang lebih kasual, "Cheers."
Oleh kerana mesej itu memerlukan sambutan daripada anda, anda terus bermain bersama dengan apa yang anda fikir adalah cara profesional-menaip ucapan penuh (lagi), menyusun badan mesej, dan kemudian menyimpulkan dengan "Semua yang terbaik, ." Anda terus melakukan ini walaupun berulang-ulang berulang-ulang walaupun pada akhirnya nampaknya tidak berguna dan bahkan sedikit janggal.
Melainkan jika anda bekerja di pejabat korporat yang sangat sengit, di mana walaupun tanda seru diabaikan, anda harus mendapat kebaikan dengan menumbuk bercakap formal, terutamanya jika berkomunikasi dengan bos atau rakan sekerja sepanjang hari kerja adalah kejadian yang kerap.
Sebaik sahaja ia merasakan semula jadi untuk mengosongkan "Hello, " kenang-kenangan dan berlebihan "Terima kasih, " selamat tinggal, lakukannya. Dan untuk membantu anda benar-benar merasa OK sebenarnya melakukan ini (dan tidak seperti raksasa etika), saya telah membuat beberapa panduan.
1. Rasa bebas untuk mengikuti Suit
Walaupun ia boleh menggoda untuk memformalkan semua bursa sekiranya ia terbiasa atau kerana ia telah diajar, banyak masa, ia tidak perlu. Beri perhatian kepada isyarat di tempat kerja anda, atau anda akan berakhir. Sekiranya bos anda menghantar e-mel kepada anda dengan apa-apa yang lebih daripada nota mengenai melihat untuk melihat apakah ia menarik, dan anda balas dengan mesej rasmi, saya berjanji kepada anda, anda tidak memenangi mana-mana mata coklat-anda hanya menyumbat naik peti masuknya dan mengabaikan bagaimana pasukan anda mengendalikan surat-menyurat biasa. Atau, jika rakan sekerja anda mula berkomunikasi dengan anda dengan cara yang biasa (tanpa mengalamatkan anda mengikut nama atau termasuk tanda rasmi), terima bahawa sebagai tanda anda untuk bertindak balas dengan baik.
2. Bubarkannya (Bergantung pada Siapa Anda Bercakap)
Tidak kira jika bos terakhir anda menyatakan dengan jelas bahawa mengamalkan nada tidak rasmi tidak dapat ditahan; anda tidak lagi bekerja untuknya. Walaupun, satu kata yang berhati-hati, hanya kerana anda mencapai titik di mana anda menjatuhkan "yang terbaik" dengan pengurus anda tidak bermakna anda harus menghapuskan perkataan dari perbendaharaan kata anda sama sekali. Jika anda selalu bercakap dengan seseorang yang tidak pernah anda jumpai dan hubungan anda lebih formal daripada tidak, janganlah begitu pantas untuk mendaftar tanpa memasukkan penutupan yang betul, terutamanya jika anda berada di pagar tentang cara untuk meneruskan. Perbalahan di sisi berhati-hati akan sentiasa menjadi nasihat yang baik.
Ketahui ini: Mengubahnya tidak hanya digunakan untuk orang yang berbeza. Walaupun surat-menyurat dengan satu orang bermula secara rasmi, anda dibenarkan untuk melompat ke dalam daging topik apabila anda membincangkan sesuatu item melalui e-mel panjang-bukan mengganggu dengan ucapan atau tanda tangan.
3. Pertimbangkan Masa
Sekiranya anda bercuti selama seminggu dan kembali ke pejabat dengan senarai pertanyaan untuk atasan anda, yang anda tidak bercakap atau melihat sejak anda pergi, mungkin lebih baik untuk memulakan e-mel yang pertama dengan seorang pengembara seperti "Selamat Pagi, " "Harap anda baik", atau, jika pengurus anda bercuti, "Selamat datang kembali" -bila sekiranya anda dan penyelia anda biasanya melangkau ucapan atau ceramah kecil. Kelewatan masa menggergaji juga penting untuk pertukaran dengan pelanggan atau vendor luar. Jika anda berhubung sekali seminggu atau hanya beberapa kali dalam sebulan, ia mungkin sesuai untuk memulakan mesej awal selepas beberapa saat berlalu dengan intro pergi dan tandatangan penutup yang sesuai.
Basikal sentuhan bulanan dengan ahli kanan jabatan anda juga mungkin memerlukan anda bersandar ke arah menulis lebih konservatif. Sekiranya mesej awal itu menghasilkan kemunculan yang signifikan dalam beberapa hari, maka mungkin baik untuk mengurangkan faktor formal, terutama jika pihak lain telah melakukannya.
Pada akhirnya, anda perlu menentukan nada dan struktur mesej keluar anda. Saya boleh memberitahu anda satu perkara walaupun, saya secara peribadi tidak pernah mendapati ia bermasalah apabila seseorang saya selalu bercakap dengan memutuskan untuk menggugurkan pembukaan dan penutupan standard; Sebenarnya, saya merasa sedikit kelegaan yang kita dapat meneruskan dengan mengatakan apa yang telah kita sampaikan dalam talian untuk mengatakan. Mengakses e-mel seringkali hanya bersesuaian dengan satu titik-dan firasat saya adalah bahawa anda akan tahu bila untuk menghapuskan formaliti.
