Ketika saya pertama kali menguruskan orang lain, saya teringat dengan sabar dengan sementara seorang penganalisis di dalam pasukan saya cuba mencari dokumen yang saya perlukan di komputernya. Apabila-lima minit kemudian-dia berkata bahawa dia tidak dapat mencari dan akan menghantar e-mel kepada saya sebaik sahaja dia berada di dalam fail itu, ia meninggalkan kesan yang sangat buruk pada saya (dan membuat saya tertanya-tanya apa bola lain yang dia mungkin menjatuhkan ).
Jadi, ambil dari saya: Walaupun menamakan dan mengatur fail dan folder anda mungkin tidak menjadi topik paling seksi yang saya capai (kata wanita yang membawa anda belanjawan dan tips Excel), saya berjanji kepada anda, itu penting. Bukan sahaja akan mempunyai sistem storan dalam talian yang disederhanakan menjadikan kehidupan anda lebih mudah dan menjimatkan banyak masa, ia juga akan membuatkan anda kelihatan lebih teratur dan di atas bahan anda kepada bos dan rakan sekerja anda. Inilah garis panduan anda untuk hidup.
1. Desktop anda ialah Meja Maya anda
Anda tahu bagaimana orang memberitahu anda untuk memastikan meja anda cukup jelas bahawa bos anda tidak menganggap anda slob? Ini juga terpakai pada desktop komputer anda. Ini adalah tempat untuk meletakkan fail yang anda usahakan pada minggu ini, bukan tempat yang perlu anda seret setiap lampiran yang pernah anda terima.
Saya mengesyorkan untuk menyiapkan desktop anda ke beberapa folder yang mungkin. Sediakan satu untuk setiap projek besar yang sedang anda kerjakan, serta folder kerja induk anda di mana anda boleh mengakses segala-galanya dengan mudah. Jika anda belum lagi, tetapkan desktop anda ke grid (jadi ikon anda tidak pernah bertindih) dan temukan kegembiraan pintasan pintasan.
Jika anda memerlukan bantuan tambahan yang membawa struktur ke skrin utama anda, cuba aplikasikan aplikasi desktop, seperti Bersih atau DragThing pada Mac atau Pagar di PC.
2. Folder Harus Memiliki Strategi
Saya perhatikan bahawa kebanyakan orang sama ada di atas folder atau folder bawah, tetapi hanya sedikit sahaja yang betul. Bagaimana untuk mengetahui di mana anda jatuh? Lihat beberapa folder yang paling umum atau baru digunakan, dan hitungkan dokumen di dalamnya. Sekiranya terdapat lusinan dan berpuluh-puluh fail, anda mungkin boleh menggunakan lebih banyak struktur; sedangkan jika hanya mempunyai satu dokumen di bawah Work Files> Client A> 2012> November> Laporan Penjualan , anda pasti penanda folder yang kronik.
Berikut adalah beberapa peraturan yang saya cuba tekun:
3. Nama Fail Mempunyai Tujuan
Apabila anda menamakan fail, pilih frasa yang bermaksud sesuatu. Jika saya mendapat lampiran yang dipanggil DSC1045.jpg atau Draft Idea.doc , saya tidak mempunyai cara mudah untuk mengetahui apa itu-atau lebih penting lagi, cari kemudian. Ujian yang baik: Bayangkan mencari fail pada desktop anda selepas beberapa bulan. Adakah anda dengan mudah dapat memberitahu apa itu? Jika tidak, ubah nama.
Untuk dokumen yang anda buat secara tetap, seperti nota untuk mesyuarat lembaga bulanan, lebih mudah untuk membezakan dokumen dengan tarikh mesyuarat dan bukan topik. Jangan sekali-kali menggunakan Hari Bulan Bulan, kerana ia akan menyusun pertama mengikut bulan, kemudian mengikut hari, diikuti oleh tahun. Sebaliknya, gunakan Tahun-Bulan-Tarikh (dengan bulan dalam nombor) supaya anda boleh dengan mudah menyusun secara kronologi. Sebagai contoh: Gunakan Presentation Board 2012-10-27 instead daripada Oct27-12 Board Presentation.pdf atau 10-27-2012 Presentation Board.pdf . Ia akan menjimatkan banyak masa apabila menyemak imbas dan mencari kemudian.
4. Kawalan Versi, Kawalan Versi, Kawalan Versi
Jika anda ingat apa-apa tentang penamaan fail, biarkan ia menjadi kawalan versi. Ini adalah mudah. Apabila anda mula-mula membuat dokumen, ia harus berakhir dengan v1. Sebagai contoh, saya akan namakan cadangan: ClientA Proposal_v1.ppt . Setiap kali anda menyimpan perubahan dan hantar kepada pelanggan atau rakan sekerja, kemas kini itu ke versi 2, 3, 4 dan sebagainya. Apabila dokumen selesai, anda akan ingin menyimpan ClientA Proposal_vf.ppt atau ClientA Proposal_final.ppt untuk akses mudah kemudian. Kerana tidak ada yang lebih buruk daripada harus bertanya-tanya apakah ada versi 14, atau jika versi 13 benar-benar yang terakhir.
