Antara menyaring melalui spam, menimbulkan tindak balas yang tepat, dan mengekalkan tab pada mesej yang memerlukan susulan, tinggal di atas peti masuk anda boleh merasa seperti pekerjaan dengan sendirinya. Itulah sebabnya kami memilih otak profesional yang telah mengenal pasti rahsia untuk peti masuk yang cekap dan teratur - walaupun mendapat beratus-ratus e-mel setiap hari. Kerana mempunyai sistem di tempat dapat membantu anda menaklukkan bahkan kotak masuk yang paling tidak teratur.
1. Hanya Simpan E-mel yang Memerlukan Tindakan Segera di Peti Masuk Anda
Inbox sifar mungkin menjadi matlamat yang sangat tinggi, tetapi dengan kejam mengenai mesej mana yang dapat mengambil hartanah dalam peti masuk anda, anda boleh mendapatkan cukup cantik.
"Kebanyakan hari, peti masuk e-mel saya mempunyai kurang daripada 25 mesej di dalamnya. Ini disengajakan. Saya mahu dapat membuka peti masuk saya dan segera melihat apa yang paling penting dan memerlukan respons, "kata Leigh Ann Newman, pengurus program senior di firma perundingan kerajaan antarabangsa. "Kebiasaan ini mendorong saya untuk mengambil tindakan terhadap perkara dengan cara yang tepat pada masanya."
Bukan perkara biasa untuk menerima Newman, dalam tempoh beberapa jam, lebih daripada 100 e-mel, banyak yang mendesak dan melibatkan pengurus peringkat tinggi. Pada tahun 2008, beliau berpeluang untuk bermula dari awal apabila syarikatnya berubah menjadi sistem e-mel baru semasa pengambilalihan. "Ia seperti pembersihan musim bunga untuk peti masuk saya. Dan, sejak itu, saya tidak dapat berfungsi dengan peti masuk yang dibanjiri dengan e-mel yang tidak terjawab, "katanya.
2. Buat "Folder Menunggu" untuk E-mel yang Menunggu Tindakan
Jadi di mana e-mel pergi jika tidak peti masuk anda? Buat "folder menunggu" untuk e-mel yang memerlukan tindakan dari orang lain sebelum anda boleh bertindak balas. "Ini adalah penjimat masa yang besar, " kata Darcy Miller, seorang pakar di tempat kerja dan pengasas Pin dan Pivot, yang selama bertahun-tahun diperdebatkan dengan lebih daripada 150 e-mel sehari. "Dengan cara itu, e-mel ini tidak merosakkan peti masuk anda, dan ia adalah tempat yang bagus untuk melihat setiap hari atau minggu untuk mengingatkan anda tentang apa projek masih belum selesai."
Dia mempelajari trik ini dengan cara yang sukar apabila, semasa tahun pertama kerja pertamanya, dia tidak dapat mencari lampiran e-mel yang diperlukannya. "Saya menghabiskan separuh hari mencari e-mel itu, di kalangan beribu-ribu e-mel yang ada di dalam peti masuk saya pada masa itu, " katanya. "Saya bersumpah dari saat itu, saya akan mengawal peti masuk saya!"
3. Buat Subfolder atau Label BFF Baru Anda
Di seluruh papan, mukasurat peti masuk mengesyorkan mencipta sistem subfolder atau label mudah untuk menguraikan. Nate Masterson, Ketua Pegawai Eksekutif Maple Holistics, menganggarkan dia mendapat lebih daripada 250 e-mel beberapa hari, jadi organisasi sangat penting. "Label e-mel adalah rakan anda, " katanya. "Gunakan mereka untuk mengumpulkan rantai e-mel penting, jadi apabila anda perlu melihat sesuatu untuk rujukan, anda boleh melakukannya dengan mudah."
Newman mengatakan labelnya termasuk topik yang orang lain mungkin mempunyai soalan mengenai, sokongan untuk keputusan yang dibuatnya, dan bahan rujukan untuk keperluan perniagaan masa depan. "Saya mempunyai berpuluh-puluh subfolder dan beratus-ratus e-mel yang diarkibkan di dalamnya untuk rujukan, " katanya. "Saya dapat mencari apa yang saya perlukan dalam beberapa saat dari permintaan kerana saya tahu di mana ia disimpan dan bagaimana untuk mencarinya dengan cepat."
4. Tetapkan Peraturan Peti Masuk atau Penapis
Banyak pembekal e-mel membolehkan anda menyusun peraturan peti masuk atau penapis yang akan mengambil tindakan untuk anda dan boleh membantu anda dengan cepat mengkategorikan e-mel tanpa mengurangkan sebarang kekuatan otak.
Untuk tetap berada di puncak torrent 150 e-mel yang menemui mereka setiap hari, Rachel Neill, Ketua Pegawai Eksekutif, Carex Consulting Group, memanfaatkan fungsi peraturan Outlook. "Saya mempunyai aturan yang meletakkan email ke dalam folder yang berlainan, kod warna, dan memberi keutamaan berdasarkan penghantar, " katanya. Kemudian, pada penghujung hari, dia akan segera mengimbas apa-apa yang dia mungkin terlepas. "Peraturan ini memastikan saya mengikuti secara konsisten dan menghalang bunyi bising. Ini membantu saya mengekalkan kekacauan itu dengan minimum. "
5. Gunakan Kalendar Anda untuk Melacak E-mel yang Memerlukan Lanjutan
Oleh kerana sesetengah e-mel mungkin memerlukan lebih daripada balasan mudah, Newman mengesyorkan menambahkannya ke kalendar. "Sekiranya saya menerima e-mel yang memerlukan bukan sahaja tindak balas serta-merta tetapi juga tindakan tindak lanjut, saya mengalihkan e-mel ke subfolder yang ditetapkan dan meletakkan peringatan pada kalendar saya yang merangkumi lokasi folder dan tarikh ketika tindak lanjut adalah diperlukan, "katanya.
Dia menggunakan Microsoft Outlook, yang membolehkan akses kepada Kalendar Outlook, tetapi anda juga boleh melakukannya di Gmail. Cuma klik butang "Lagi" dalam bar alat dan pilih "Buat acara."
6. Jangan Biarkan Mailing Junu dalam Peti Masuk Anda
Rasanya seperti anda bermain memukul-a-mol dengan e-mel promosi? Jadilah pantas dengan butang berhenti berlangganan. Davis Siksnans, Ketua Pegawai Eksekutif dan Pengasas Printful, menggunakan peraturan tiga-mogok untuk e-mel promosi dan surat berita. Kali ketiga dia memadamkan e-mel surat berita atau promo dari pengirim tertentu, dia berhenti berlangganan dari senarai.
7. Buat Templat untuk Tanggapan Anda
Menjahit balasan yang berbeza untuk setiap e-mel boleh menjadi masa yang hebat. Jika anda mendapati diri anda menghantar jenis e-mel yang sama berulang kali, anda mungkin mendapat manfaat daripada menyimpan beberapa respons saham dalam draf anda yang boleh anda gunakan semula dengan mudah.
Betsy Fein, presiden syarikat penyelenggara profesional Clutterbusters, telah sering bertanya soalan yang boleh ditangani dengan tanggapan terkunci dan dimuatkan. "Saya mempunyai e-mel yang ditulis sebelum saya boleh tweak bahawa saya menghantar e-mel yang meminta perkara yang sama, seperti 'beritahu saya tentang perkhidmatan anda, ' atau 'bagaimana saya membuat temujanji?'"
Jika anda tidak mahu melakukan ini dengan tangan, cuba plugin MixMax Gmail, atau masuk ke dalam tetapan anda dan membolehkan tanggapan kalendar. (Klik pada gear di sebelah kanan sebelah kanan peti masuk anda, pilih "Tetapan" dari lungsur turun, pilih tab "Lanjutan", dan tekan "Aktifkan" di sebelah "Respons di Kaleng.") Ini akan membolehkan anda menyimpan balasan templat.
8. Tetapkan Waktu Blok Masa untuk Memeriksa E-mel-dan Stick kepada Mereka
Anda mungkin tidak akan meninggalkan jadual anda terbuka untuk mesyuarat masa dan panjang yang tidak ditentukan sepanjang masa, jadi mengapa memberi pengekalan email secara percuma untuk mengganggu pada hari anda?
"Saya tidak meninggalkan e-mel saya terbuka sepanjang hari; Saya menetapkan masa tertentu pada siang hari untuk melepasi setiap e-mel dan bertindak balas dengan teliti, mengarkibkan, atau menyimpan untuk kemudian. Dengan cara ini saya tidak multitask dan saya dapat melalui semua e-mel saya dengan lebih cepat kerana saya benar-benar menumpukan perhatian kepada tugas ini, "kata David Mitroff, seorang perunding perniagaan. "Saya mengesyorkan agar orang bermula dengan tiga blok separuh jam yang berbeza sehari untuk membaca dan membalas e-mel mereka dan menyimpan kotak masuk mereka ditutup sepanjang hari dan menyesuaikan seperti yang diperlukan dari sana."
Di samping menggunakan penghalang masa untuk kekal di atas e-mel harian, Justin Lavelle, Ketua Pegawai Komunikasi BeenVerified, mengesyorkan mengetepikan masa sekali seminggu untuk penyelenggaraan peti masuk. "Pilih satu kali setiap minggu untuk mengekalkan peti masuk anda. Lindungi masa kerana anda akan mengadakan mesyuarat penting dan teratur, "katanya. "Sapalah yang tidak relevan, arsip yang lengkap, dan aturkan senarai tugasan."
9. Matikan Pemberitahuan E-mel
Walaupun anda telah meletak jawatan untuk hanya menyemak e-mel dalam blok yang telah ditetapkan, lagu siren pemberitahuan peti masuk anda mungkin terlalu besar untuk ditentang. Jika demikian, penyelesaiannya adalah mudah: Matikan pemberitahuan anda. "Jika anda bekerja dalam blok masa, anda tidak akan pergi lebih daripada beberapa jam tanpa melihat e-mel anda, " kata Miller. "Matikan pemberitahuan, kerana ia akan mengganggu anda daripada melakukan apa yang sedang anda kerjakan di meja anda."
Anda boleh mempertanggungjawabkan diri dengan menggunakan fungsi Pause Kotak Masuk Boomerang. Siksnans hanya membenarkan e-mel datang dua kali sehari pada waktu tertentu apabila dia dapat menumpukan perhatiannya kepada mereka.
10. Memerintahkan Tugas E-mel Mindless Semasa Downtime
Pastikan akaun e-mel disegerakkan dengan berkesan ke telefon anda, dan gunakan detik-detik terbiar untuk melakukan pembersihan kotak masuk cepat. "Banyak mesej yang saya terima tidak memerlukan tindakan langsung, " kata Ben Taylor, pengasas HomeworkingClub.com. "Spam boleh dipadam, perkara lain boleh diajukan, dan anda boleh menangani banyak perkara ini semasa anda berada dalam barisan pasar raya selama dua minit."
