Beberapa hari, tidak ada yang lebih menjengkelkan daripada miskomunikasi e-mel. Anda meluangkan masa untuk menyusun mesej yang bijaksana, dan salah satu perkara berikut berlaku:
- Orang lain menyalakan jawapan cepat yang membuat anda bertanya jika mereka juga membaca anda.
- Mereka menulis sesuatu yang samar dan jadi anda tidak tahu apa yang mereka fikirkan.
- Mereka tidak menjawab sama sekali.
Pada ketika ini, anda sudah bersedia untuk bersumpah dengan e-mel sama sekali-dan satu-satunya perkara yang menghalang anda mengetahui bahawa itu benar-benar tidak realistik.
Oleh itu, inilah penggunaan masa anda yang lebih baik: Semak semula apa yang anda tulis dan lihat jika anda mungkin menyebabkan kejadian ini.
Saya tidak mengatakan ini untuk membuat anda berasa buruk (dan ia benar-benar boleh jadi anda mendapat balasan yang tidak bernilai tanpa kesalahan anda sendiri).
Walau bagaimanapun, ia patut memeriksa apa yang anda hantar; kerana, jika anda dapat mengenal pasti cara untuk menguatkan mesej anda-anda tiba-tiba mempunyai kadar yang lebih tinggi untuk mendapatkan semula apa yang anda perlukan. Dan ia semudah anda berpura-pura menjadi penerima dan bertanya dua soalan berikut:
1. Mengapa Saya Menerima Ini?
Fakta: Orang biasa membelanjakan 1/3 dari e-mel memeriksa hari kerja mereka. Oleh itu, tidak setiap mesej akan mendapat perhatian sepenuhnya. (Pikirkan tentangnya: Adakah anda cenderung hanya membuat skim kumpulan yang ditujukan kepada semua orang?)
Ia benar-benar baik untuk menghantar kemas kini am atau FYI tanpa jawapan yang diperlukan. Bagaimanapun, kerana jenis mesej itu wujud, apabila anda menghantar dan menghantar e-mel kepada orang tertentu atas sebab tertentu, anda ingin membuatnya jelas dan cepat.
Mana-mana cara mudah untuk melakukan ini adalah bertanya soalan yang jelas, dan menaikkannya ke atas. Pertimbangkan dua contoh berikut:
Pilihan 1
Pilihan 2
Terbaik,
Seperti yang anda boleh katakan, versi kedua berbeza dengan hanya baris pembukaan, tetapi ia membuatnya dengan serta-merta jelas bahawa ini adalah lebih daripada kemas kini yang umum, tidak perlu susulan. Dengan menempah nota dengan matlamat anda (bukan hanya membuat kesimpulan dengannya), anda memudahkan rakan sekerja anda untuk melihat bahawa anda ingin mendengar daripada mereka sebelum anda bergerak ke hadapan.
2. Apa yang Harus Saya Lakukan Seterusnya?
Bumping "Saya ingin fikiran anda tentang perubahan kedua yang saya buat …" juga mencapai matlamat kedua. Ia juga memberitahu pembaca dengan tepat apa yang anda cari: maklum balas pada titik tertentu.
Saya tidak boleh menekankan ini cukup, kerana menonjolkan langkah seterusnya orang lain adalah kunci untuk mendapatkan respons yang anda cari (dan ia menyelamatkan anda dari saat yang canggung apabila, sebagai ganti apa yang anda perlukan, anda akan mendapat banyak idea sesuatu yang anda telah memutuskan).
Harus ada garis seperti ini dalam setiap e-mel yang anda hantar:
- Saya akan menyukai fikiran anda / Apakah yang anda fikirkan?
- Saya perlukan untuk bergerak ke hadapan dengan.
- Saya hanya menghantar ini untuk rujukan anda: Tiada tindakan diperlukan.
- Saya mahu berkongsi, jadi anda akan mempunyai kemas kini.
- Bolehkah anda menghantar semula anda?
E-mel yang ditulis dengan baik dapat membantu anda menjadi lebih produktif, dengan menjimatkan anda dari mesyuarat dan panggilan telefon yang dapat anda capai dalam beberapa paragraf pendek. Untuk menjadikannya lebih berkesan, ingatlah untuk mengingati apa yang orang lain akan berfikir apabila mereka menerimanya dan menjawab soalan-soalan penting mereka di depan.
Diilhamkan untuk mencari lebih banyak cara untuk meningkatkan emel anda? Berikut adalah tiga artikel untuk menyemak sekarang:
- 10 Cara Menulis E-mel yang Lebih Baik
- Panduan Editor untuk Menulis E-mel Ridiculously Baik
- Trik Yang Menakutkan untuk Menulis E-mel Yang Mendapatkan Maklum Balas
