Anda tahu anda perlu kembali kepada seseorang secepat mungkin apabila dia menghantar e-mel berlabel "mendesak." Anda boleh membayangkan orang lain menatap skrinnya, tidak menyala, atau menyegarkan peti masuknya secara obsesif, kerana dia menunggu anda nombor akhir, kelulusan, jawatan, jawapan, atau langkah seterusnya.
Tetapi adakah anda tahu itu bukan satu-satunya masa yang anda perlukan untuk mengutamakan menulis semula? Benar: Jika anda membiarkan mesej duduk beberapa hari dalam salah satu senario berikut, anda berisiko kelihatan tidak sensitif atau tidak profesional.
Ia adalah keseimbangan yang sukar untuk memastikan, kerana dalam setiap contoh, anda juga ingin mengatakan perkara yang betul. Tetapi penting untuk mengambil masa untuk membalas.
1. Apabila Anda Telah Diburu Sebelum
Awak kenal dengan menghantar e-mel untuk menguruskan peti masuk anda? Sebagai pengasas bersama Muse dan COO Alex Cavoulacos menjelaskan:
Hantar 'Terima kasih kerana memikirkan saya-Saya telah memesan sehingga bulan ini tetapi jika anda menjangkau, saya suka membantu tetapi saya boleh.' Ramai orang tidak akan pernah menindak sama sekali sama ada kerana mereka terlupa atau kerana mereka tidak memerlukan masa dan nasihat lagi-jadi anda boleh yakin bahawa orang yang menindaklanjuti adalah yang paling memerlukan pertolongan anda.
Walaupun strategi ini akan menyelamatkan anda dari menjawab semua orang yang tidak pernah kembali, perdagangan adalah jika seseorang melakukan apa yang anda tunggu-namun menunggu lama dan kemudian diikuti-anda benar-benar berhutang kepadanya untuk menghantar respons. Dia menghormati dengan menghubungi anda pada masa yang akan datang, dan jadi anda mahu menunjukkan kepadanya kesopanan yang sama.
Sudah tentu, anda mungkin masih terlalu sibuk untuk membantu (dan itu OK). Tetapi anda tidak boleh terlalu sibuk untuk menghantar respons yang bermanfaat-walaupun ia memberi jawapan pendek, menunjuk ke arah orang lain, atau menyediakan pautan ke sumber-dan dalam masa 24 jam jika mungkin. Di samping itu, penyusunan jawapan yang sebenar menjimatkan anda dari memulakan rangkaian e-mel "Saya akan kembali kepada anda nanti", yang akan dilihat sebagai memimpin orang lain.
2. Apabila Anda Memberitahu Sesuatu Peribadi
Ramai orang merasa sukar untuk berkongsi maklumat peribadi dengan rakan sekerja mereka. Jadi, jika seseorang mengambil masa untuk berkongsi berita yang mengganggu dengan anda melalui e-mel, menulis kembali dengan cepat selalu dipanggil.
Ia tidak perlu jawapan yang panjang, dan tidak mengapa jika anda tidak 100% pasti perkara yang betul untuk mengatakan. Anda hampir boleh memimpin dengan "Saya minta maaf untuk mendengar …" Kemudian, dengan sengaja menangani apa-apa perkara tindakan dalam e-mel (dengan asumsi ada satu, yang biasanya ada) dengan sesuatu seperti, "Please take your time …" "Jangan ragu untuk kembali apabila anda kembali."
Dan jika terdapat isu sensitif masa yang memerlukan anda untuk meminta sesuatu yang ketara, ambil beberapa minit untuk memikirkan yang paling minimum bertanya sebelum bertindak balas.
Sebagai contoh, ini adalah bagaimana anda boleh bertindak balas kepada rakan sekerja yang memberitahu anda bahawa dia tidak akan dapat menyelesaikan persembahan lembaga itu minggu ini kerana kematian dalam keluarga:
Walaupun anda tidak mempunyai kata-kata yang tepat-dan tidak ada yang menjawab-dengan cepat menunjukkan bahawa anda peduli. Ia membuat kebimbangan anda berasa lebih tulen, dan menjadikannya jelas bahawa anda tidak melepasi berita ini atau menambahkannya ke senarai seperti yang anda lakukan dengan mesej lain.
Ya, kita semua berjuang melawan yang baik untuk mencapai peti masuk sifar; dan saya benar-benar memahami keinginan untuk menolak menjawab satu e-mel yang keras kerana anda boleh menjawab 10 perkara asas dalam jumlah masa yang sama. Tetapi ia tidak berbaloi untuk membuat orang lain merasa tidak penting-atau mempertaruhkan reputasi anda sebagai orang yang bertimbang rasa. Jadi, luangkan masa untuk membalas mesej dalam salah satu daripada kategori ini: Anda bukan satu-satunya yang akan gembira yang anda lakukan.
