Bagaimana Menggunakan SharePoint

Kami telah mengkaji apa SharePoint, kini mari kita lihat beberapa kegunaan umum. SharePoint adalah platform untuk kerjasama dengan ahli pasukan lain. Ini biasanya pasukan korporat, tetapi mereka tidak perlu. Sesetengah aplikasi yang berkaitan dengan perniagaan untuk SharePoint termasuk:

• Pasukan sukan boleh menggunakan kalendar untuk menyiarkan jadual permainan, dan Perpustakaan Dokumen untuk memegang video permainan.
• Kelab-kelab buku boleh menghantar pautan ke buku minggu depan sambil menulis kumpulan boleh menjadi hos penghantar kritikan dan komen.
• Kumpulan sukarelawan yang merancang projek pemulihan dapat membuat rencana dengan tugas dan garis masa.
• Kejiranan yang menjalankan jualan halaman boleh menyiarkan pengumuman mengenai peserta baru, atau menyenaraikan item dan harga dalam fail Excel bersama dalam Perpustakaan Dokumen.

Sudah tentu, perkara-perkara di atas adalah semua mungkin dengan aplikasi dan perkhidmatan lain, tetapi SharePoint membawa mereka semua bersama-sama di satu tempat, dengan antara muka web yang boleh digunakan di seluruh Windows, macOS, dan Linux; Aplikasi Android dan iOS juga boleh didapati. Selain itu, aplikasi Microsoft Office boleh merakam fail secara langsung dari SharePoint, membuat muat turun dan memuat naik snap.

Dalam bahagian berikut, kami akan membuat ruang SharePoint baharu, kemudian berjalan melalui langkah-langkah untuk beberapa fungsi umum: berkongsi fail, membuat laman web mudah, dan menambahkan widget berfungsi ke halaman tersebut.

Bagaimana Membuat Laman SharePoint

Anda memerlukan beberapa perkara sebelum anda dapat mencipta Tapak anda:

• Pertama, anda memerlukan akses ke akaun Office 365, tetapi bukan hanya akaun apa pun. Ia perlu menjadi akaun perniagaan, kerana SharePoint tidak termasuk dalam akaun pengguna.
• Anda juga perlu menjadi pentadbir untuk membuat tapak sendiri. Sekiranya anda tidak, anda boleh meminta admin kejiranan mesra anda untuk mencipta satu untuk anda.

Mencipta Tapak SharePoint adalah satu perkara yang mudah untuk melakukan perkara-perkara berikut:

1. Log masuk ke Office 365 sebagai pentadbir, kemudian pilih SharePoint dari menu apl di kiri atas.

   

2. Dalam menu halaman, pilih + Buat Tapak butang.

3. Pilih Tapak Pasukan dalam dialog yang berikut. (Tapak Komunikasi kebanyakannya hanya untuk menyiarkan pengumuman dan kandungan lain.)

4. Pilih reka bentuk permulaan untuk laman web anda. Ini akan mengisi dengan beberapa kandungan starter - jangan bimbang, anda boleh menyesuaikannya kemudian.

5. Sediakan butiran tapak anda, termasuk nama dan perihalannya.

6. Pilih Selesai untuk menyelesaikan persediaan anda. SharePoint akan bekerja di latar belakang untuk membuat Laman ini, tetapi anda akan melihat perkembangannya sepanjang.

   

Sekarang bahawa anda mempunyai ruang yang disediakan, anda akan mempunyai beberapa fungsi yang ada di dalam kotak (ditunjukkan di atas), termasuk:

• Perbualan: Papan mesej peribadi untuk kumpulan anda.
• Dokumen: Anda boleh berkongsi fail di sini. Ini akan mendapat manfaat daripada ciri versi dan check-in / check-out yang kami nyatakan semasa memperkenalkan SharePoint.
• A OneNote Notebook: Rakan pasukan anda boleh bekerjasama dengan Notebook OneNote ini dengan membuat dan menambah halaman.
• Laman Tapak: Membolehkan anda membuat laman web tersuai untuk pasukan anda.

Perkongsian fail menggunakan Perpustakaan Dokumen masih merupakan penggunaan yang sangat umum untuk Tapak SharePoint. Mari lihat cara untuk melakukannya.

Bagaimana Menggunakan Perpustakaan Dokumen SharePoint

Perpustakaan Dokumen mengandungi folder dan fail dan beroperasi seperti yang anda harapkan. Untuk menggunakan Perpustakaan Dokumen:

1. Pilih Dokumen pautan dalam navigasi sebelah kiri.

2. Pilih + Baru butang untuk menambah item baru, seperti folder atau fail Microsoft Office. Selalunya, anda boleh seret dan lepas fail lain ke dalam folder semasa Perpustakaan; mereka tidak perlu menjadi fail Pejabat.

   

3. Pilih fail Office untuk membukanya dalam aplikasi web yang sesuai. Memilih fail bukan Pejabat akan melakukan salah satu daripada tiga perkara:

   • Bukanya untuk pratonton jika format yang mesra web seperti imej atau PDF;
   • Dibuka dalam aplikasi yang berkaitan jika anda menggunakan Windows (yang tahu cara bercakap dengan SharePoint);
   • Muat turun ke mesin anda, di mana anda boleh membukanya dengan program yang berkaitan.

4. Walaupun aplikasi web moden membolehkan anda mengedit fail dengan rakan sekerja secara serentak, anda masih mempunyai keupayaan untuk "menyemak" fail. Pilih fail dengan memilih dalam lajur tanda semak paling kiri, kemudian pilih menu limpahan di sebelah kanan. The Daftar Keluar pilihan menghalang sesiapa sahaja daripada menyimpan versi baru fail semasa anda mengusahakannya; pengguna lain masih boleh memuat turun salinan dan mengerjakannya, tetapi mereka tidak dapat membuat versi baru sehingga Anda telah menyimpannya dan "diperiksa lagi" lagi.

   

Bagaimana Membuat Halaman Tapak SharePoint

Halaman Tapak SharePoint membolehkan anda membuat halaman web dengan maklumat teks dan grafik. Perbezaan utama hanya ahli Tapak anda yang dapat melihatnya semasa mereka log masuk, menjadikannya intranet peribadi sedikit. Untuk membuat halaman baru di laman SharePoint anda:

1. Pilih Halaman-halaman dari navigasi sebelah kiri.

2. Dari bar menu atas, pilih + Baru, kemudian pilih dari antara jenis halaman:

   • Halaman Wiki adalah jelas.
   • Laman Tapak adalah halaman kosong yang anda boleh bangun dari tajuk sahaja.
   • Laman Bahagian Web menyediakan beberapa susun atur yang ditakrifkan untuk membolehkan anda menjatuhkan pelbagai jenis alat, gaya papan pemuka.

   

3. Sebaik sahaja dibuat, halaman akan dibuka untuk anda untuk mula mengedit. Anda boleh mulakan dengan memberi nama. Kandungan tambahan datang dalam bentuk Bahagian Web, yang mana kita akan masuk ke bawah.

   

4. Pilih Menerbitkan untuk membuat perubahan anda tersedia kepada rakan sekerja.

5. Halaman anda tersedia dari dalam Halaman-halaman senarai dalam navigasi sebelah kiri.

6. Anda boleh membuat halaman dengan melihatnya, kemudian pilih Edit butang dalam menu.

   

Bagaimana Menambah Bahagian Web ke SharePoint Pages

Salah satu ciri hebat SharePoint ialah Bahagian Web yang anda boleh membenamkan ke dalam halaman anda. Walaupun anda ingin menambah teks dan grafik biasa, anda sebenarnya perlu menambah Bahagian Web terlebih dahulu untuk memegangnya; widget ini boleh memasukkan perkara seperti suapan Berita, direktori ahli pasukan, atau senarai aktiviti baru-baru ini di Laman ini. Jika anda membuat halaman dalam langkah-langkah di atas, tambahkan Bahagian Web dengan melakukan perkara-perkara berikut:

1. Pilih halaman, kemudian masukkan ke dalamnya Edit mod seperti yang diterangkan di atas.

2. Anda boleh menambah Bahagian Web ke halaman di lokasi yang mana Plus (+) tanda muncul. Pilih butang ini apabila ia muncul, dan menu pop timbul akan menunjukkan kepada anda senarai Bahagian Web yang tersedia. Anda boleh melayari seluruh senarai atau cari mengikut kata kunci.

   

3. Sebaik sahaja anda memilih Bahagian Web, ia akan dimasukkan ke dalam halaman untuk anda.

4. Pada ketika ini, anda perlu mengkonfigurasi Bahagian Web. Untuk sesuatu seperti Galeri Imej yang digambarkan di bawah, pilih Tambah Imej butang untuk memilih gambar yang anda mahu tunjukkan.

   

5. Pilih Menerbitkan untuk membuat perubahan anda tersedia kepada rakan sekerja.

Walaupun halaman rumah dibuat secara automatik untuk anda, ia masih Page sama seperti yang lain, dan anda boleh mengisi dengan Bahagian Web ke kandungan jantung anda.

Memasang dan Menggunakan Aplikasi Tugas

Perkara mula menjadi sangat menarik apabila anda menambah Apps ke Laman anda. Ini melampaui fungsi Bahagian Web dan memasukkan perkara seperti blog atau senarai tersuai, yang seperti pangkalan data kecil. Kami akan melihat apl Tugas, yang membolehkan anda menetapkan setakat untuk ahli pasukan anda, menyerahkannya, dan menjejaki penyiapannya. Untuk menambah Tugas ke Laman SharePoint anda:

1. Pada Laman Utama Laman, pilih + Baru butang, kemudian pilih Aplikasi.

2. Ini akan memaparkan halaman dengan pilihan apl yang tersedia. Pilih yang anda mahu.

   

3. Ia sekarang akan muncul di dalam Kandungan Laman skrin, yang boleh anda lihat dengan memilihnya di navigasi sebelah kiri. Anda mungkin perlu melakukan konfigurasi seperti beberapa Bahagian Web, tetapi dengan Tugas, semuanya siap untuk anda mula mewakilkan.

   

SharePoint mempunyai lebih banyak ciri berbanding yang disenaraikan di sini. Tetapi dengan menggunakan ini, anda boleh membuat laman web yang sangat berfungsi dan kolaboratif untuk rakan-rakan dan rakan sekerja.