E-mel. Ini adalah kedua-dua kemudahan utama dan gangguan tanpa henti. Tetapi, tanpa mengira bagaimana anda merasakannya pada masa ini, satu perkara pasti-itu adalah keperluan yang tidak dapat dielakkan. Kemungkinan anda tidak boleh membuatnya melalui hari kerja tanpa menyusun satu e-mel (baik-baik saja, mungkin lebih daripada satu).
Dan, jika anda ingin menjadi profesional dan mendapatkan pandangan anda dalam cara yang jelas, itu cekap, dan itu tidak membuat rakan sekerja anda ingin meletakkan kepala mereka di atas meja mereka daripada kekecewaan tulen? Nah, terdapat beberapa peraturan etika yang berbeza yang anda ingin pastikan untuk menjaga ketinggian minda.
"Yeah yeah yeah. Saya pernah mendengar semua ini sejuta kali sebelum ini, "anda mungkin berfikir. Tetapi, walaupun berapa kali titik-titik ini telah dihantam, saya bersedia untuk bertaruh anda masih melakukan komplikasi palsu e-mel biasa sekurang-kurangnya sekali dalam seminggu yang lalu-mungkin juga hari.
Tidak perlu dikatakan, saya fikir kita semua boleh menggunakan penyegar setiap sekarang dan kemudian. Jadi, inilah senarai yang berguna untuk membantu anda menyusun semua peraturan etiket e-mel yang anda bersumpah yang anda tahu-namun gagal untuk benar-benar dilaksanakan.
Asas-asas
Apabila anda membina sebuah rumah, anda bermula dengan ruang bawah tanah. Jadi, sebelum kita menyelam ke bahagian tertentu e-mel anda, mari kita lihat asas-asasnya.
Walaupun anda mengabaikan atau melupakan setiap bahagian lain artikel ini, sekurang-kurangnya pastikan anda menyemak kotak ini.
- Jika anda menghantar dari alamat peribadi-untuk permohonan pekerjaan atau wawancara maklumat, misalnya-pastikan alamat anda masih terdengar profesional. Anda ingin membuat kesan yang betul, dan "[email protected]" tidak akan memotongnya.
-
Sekiranya anda menerima mesej yang marah atau berasa marah, lari dari komputer selama beberapa minit. Menembak sesuatu di panas saat ini hanya akan menghasilkan masalah.
-
Sertakan ucapan mesra dan tutup. Ia menjadikan seluruh mesej anda terasa lebih lengkap, digilap, dan profesional.
-
Mengosongkan. Cukup berkata.
Masa
Waktu yang berkesan adalah salah satu perkara yang terlalu mudah dilupakan apabila anda melakukan yang terbaik untuk memberi kuasa perjalanan anda melalui peti masuk anda.
Tetapi, jika anda pernah menerima tindak balas satu-perkataan dengan segera kepada mesej yang penuh perhatian, panjang, atau anda telah menunggu beberapa minggu untuk mendapatkan jawapan yang anda cemas menunggu, saya fikir anda akan bersetuju bahawa masa adalah layak sedikit lebih banyak pertimbangan.
- Sebagai peraturan umum, balas e-mel sebaik sahaja anda dapat realistik. Anda tidak mahu meninggalkan orang yang menggantung.
-
Sekiranya mesej itu pantas mendapat sedikit masa dan berfikir, jangan melepaskan tindak balas segera, supaya anda dapat mematikan plat anda. Sebaliknya, balas dan sahkan bahawa anda menerimanya-dan memberitahu pengirim bahawa anda akan mengambil sedikit masa untuk memikirkan perkara-perkara melalui.
-
Petua yang hebat untuk membantu anda menyimpan respons anda dalam semak? Pengasas bersama Muse Alex Cavoulacos mengesyorkan agar lebih cepat anda bertindak balas, lebih pendek jawapan anda sepatutnya.
Penerima
Rangkaian e-mel seolah-olah tidak berkesudahan. Pekerja kerjaya yang terus membimbing anda pada mesej yang sama sekali tidak ada hubungannya dengan anda. Rakan-rakan sepasukan yang kelihatan tidak tahu apa bidang BCC yang berguna.
Mereka semua perkara yang anda mungkin mengelirukan-sekurang-kurangnya apabila orang lain melakukan mereka. Tetapi, mari kita menghidupkan perhatian anda seminit. Adakah anda menentang mana-mana peraturan etika berkenaan dengan senarai penerima anda?
- Teruskan dengan hati-hati apabila menggunakan "Balas Semua, " dan hanya menggunakannya apabila semua orang dalam benang itu perlu dikemas kini. Anda telah diberi amaran.
-
Jangan takut menggunakan BCC, terutamanya dalam keadaan ini apabila anda tidak mahu semua alamat atau penerima dapat dilihat oleh semua orang.
-
Berikut adalah peraturan yang berguna untuk diingat: Menyenaraikan seseorang dalam medan "Kepada" bermakna anda mengharapkan maklum balas. Sebaliknya, jika anda CC orang itu, anda hanya menyimpannya dalam gelung pada mesej anda kepada orang lain.
-
Dengan semua itu, lebih sedikit orang yang boleh anda masukkan ke dalam e-mel, lebih baik. Terlalu banyak tukang masak di dapur mungkin akan menimbulkan kekeliruan dan melintang.
Talian Subjek
Apakah bahagian pertama mesej anda bahawa orang akan memandang mata? Itu mudah: subjek anda.
Seperti yang sudah anda ketahui, garis subjek yang hebat boleh berfungsi keajaiban untuk e-mel anda secara keseluruhan. Subjek yang buruk? Nah, katakan saja ia dapat memberi inspirasi kepada banyak penindas di kalangan penerima anda.
- Jadikan garis subjek anda khusus, dan bukannya bergantung pada kata-kata samar seperti "Memeriksa." Ini membolehkan penerima anda untuk segera memungut mesej anda. Plus, ia akan menjadikannya lebih mudah untuk menemuinya apabila anda memerlukannya kemudian.
-
Pastikan ia pendek. Walaupun anda mahu ia menjadi khusus, itu tidak bermakna ia perlu menjadi perenggan tersendiri. Cuba melekat dengan kurang daripada 10 perkataan-apa-apa lagi daripada yang mungkin dijatuhkan hukumannya sendiri.
-
Tidak kira berapa besar tergesa-gesa yang anda masuki, jangan lewatkan bidang subjek sepenuhnya. Tiada siapa yang suka melihat "Tiada Subjek" yang berbahaya di dalam peti masuknya.
Badan E-mel
Di sini ia adalah daging dan kentang mesej anda. Bidang lain adalah penting, tetapi ini adalah di mana anda benar-benar akan menjelaskan mengapa anda menghubungi orang itu di tempat pertama.
Ya, komunikasi tempat kerja telah menjadi semakin kasual. Tetapi, itu tidak bermakna anda mahu e-mel anda berubah menjadi keadaan tidak teratur yang tidak teratur. Pastikan anda mematuhi peraturan etika ini, dan mesej anda pasti digilap dan profesional.
- Ini adalah satu lagi tempat di mana anda mahu menjadi seperti yang jelas dan ringkas-anda mungkin mungkin menganggap bahawa peraturan emel keemasan. Lagipun, jika sesuatu mengambil halaman teks untuk diterangkan, anda mungkin lebih baik melakukannya secara peribadi atau melalui telefon.
-
Stick dengan semua peraturan penulisan tradisional yang anda pelajari di sekolah. Itu bermakna struktur kalimat yang betul, permodalan, tanda baca, dan menentang godaan untuk menyebarkan mesej anda dengan emojis.
-
Pastikan mesej anda mengandungi perkara yang jelas atau tindakan yang jelas. Sama ada anda meminta pendapat rakan sekerja tentang sesuatu atau mencari butiran mengenai sekeping projek, anda perlu mempunyai alasan yang kukuh untuk menghantar e-mel-dan anda juga perlu membuat alasan yang jelas.
-
Jika tidak ada tindakan yang diperlukan oleh penerima dan anda hanya menghantar e-mel untuk menyediakan kemas kini, buat yang jelas juga. Orang perlu berjalan jauh dari catatan anda mengetahui apa yang diharapkan daripada mereka.
-
Gunakan mata peluru atau senarai bernombor yang sesuai. Kita semua sibuk, dan beberapa pemformatan menjadikannya lebih mudah untuk mengejar mesej anda dan mendapat sorotan.
-
Maklumat penting yang penting supaya ia menonjol, tetapi elakkan menggunakan semua topi, yang menjadikannya kelihatan seperti anda berteriak.
-
Gunakan font yang boleh dibaca, dan elakkan terlalu banyak warna fon yang berbeza. Anda mahu mesej anda menjadi mudah untuk dibaca sekiranya mungkin.
Lampiran
Perlu melampirkan sesuatu ke e-mel anda? Ia sering menjadi perkara biasa, dan anda hanya mengakhiri apa yang diperlukan sebelum memukul "menghantar".
Tetapi, lampiran bukanlah Wild West dari dunia e-mel. Tidak, masih terdapat beberapa aturan etika yang anda ingin pastikan anda mengikuti.
- Sebelum melampirkan apa-apa, pastikan ia benar-benar diperlukan. Tidak ada gunanya melampirkan satu dokumen Word page yang mengandungi dua ayat.
-
Apabila ragu-ragu, lampirkan fail anda sebagai PDF supaya anda tidak mengalami sebarang masalah keserasian.
-
Sekiranya anda perlu menghantar lampiran yang besar, pastikan anda "zip" atau tekan terlebih dahulu.
-
Dapatkan kebiasaan melampirkan fail anda sebelum merangka badan e-mel anda. Dengan cara itu, anda boleh mengelakkan yang ditakuti, "Maaf, saya terlupa lampiran!" Mesej susulan.
Sekiranya anda melancarkan mata anda dan mendakwa bahawa anda telah mendengar semua ini sebelum ini, saya tidak menyalahkan anda. Tetapi, kemungkinannya, anda masih gagal mematuhi peraturan etika yang sering diulang setiap kali dalam sekejap.
Oleh itu, perhatikan ini peringatan mesra anda untuk keluar dari autopilot dan perhatikan mesej anda. Rakan sekerja anda akan terima kasih.
Adakah anda mempunyai peraturan atau petua petua lain untuk dimasukkan ke dalam senarai? Izinkan saya tahu di Twitter!
