Seperti kebanyakan anda, saya tidak dapat mengingati kehidupan profesional (lebih kurang peribadi) di mana saya tidak sesuai dengan e-mel. Sebagian besar, ia adalah cara berkomunikasi yang efisien dan mudah, dan, apabila digunakan dengan betul, ia menjimatkan masa, menjawab soalan, dan membuat sambungan. Cukuplah untuk mengatakan, saya tidak percaya saya boleh hidup tanpa itu.
Malangnya, dengan kemudahan e-mel dan kesederhanaan yang kebanyakan kita terbiasa menghantar, menghantar, atau membalas datang beberapa jalan lebam, jika anda akan. Saya mempunyai sedikit toleransi terhadap kesilapan yang tidak disengajakan seperti kata-kata yang salah eja (kebanyakan program memaklumkan anda kepada jenis-jenis kesilapan dengan garis merah yang terang), dan mengatakan bahawa anda akan mencubanya ke CC dan kemudian lupa untuk benar-benar CC kepadanya. Itulah wilayah amatur. (Walaupun, ibu saya diampunkan untuk kadang-kadang menghantar saya mesej dalam semua caps.)
Sungguh seriusnya, kerana forum ini sering kali menjadi nombor satu cara anda berkomunikasi dengan pelanggan, bos, atau orang-orang perangkaian, penting untuk anda mendapatkannya dengan betul. Dan tidak semata-mata untuk para pemukul di luar sana, tetapi untuk diri sendiri-anda benci bagi penerima untuk terlepas titik mesej kerana dia memberi tumpuan kepada ralat (boleh dielakkan). Hari ini kesilapan tipis kehilangan sedikit rasa hormat kepada rakan sekerja, esok ia boleh kehilangan peluang pekerjaan dengan orang yang anda jumpai di persidangan.
Di hadapan, tiga kesilapan asas yang mungkin anda lakukan tanpa menyedari betapa sangat tidak profesional mereka membuat anda melihat kepada pembaca.
1. Anda Lupa Melampirkan
Jurulatih Kerjaya Rajiv Nathan sangat berterima kasih atas arahan di Outlook dan Gmail yang memberitahu anda bahawa anda akan menghantar mesej tanpa lampiran apabila anda secara eksplisit menyatakan bahawa anda, sebenarnya, melampirkan sesuatu. Mengapa? Kerana, sebelum mereka ada, dia selalu melakukan kesalahan yang tidak masuk akal-tidak sekali, bukan dua kali, tetapi tiga kali!
Nathan mengakui bahawa pada awal kerjayanya, dia mempunyai kebiasaan yang dahsyat untuk bergegas melalui kerja. Hasilnya menyebabkan dia sering menghantar e-mel yang berkata, "Sila lihat fail yang dilampirkan, " tanpa benar melampirkannya. Nathan mengingati menghantar susulan yang perlu: "Sorry about that! Di sini anda pergi! "Malangnya, ia tidak selalu berakhir di sana. "Akhir sekali, pada susulan ketiga (dan jumlah e-mel keempat), saya melampirkan perkara yang sial, " kata Nathan.
"Sudah tentu tidak kelihatan baik, " kata Nathan. Malah, ia adalah satu masalah biasa yang selama salah satu ulasan prestasinya, dia dibenderkan kerana memerlukan perbaikan di kawasan itu. Dari sudut itu, Nathan menyentuh jalur kertas ke bahagian atas skrinnya yang membaca: "Adakah anda melampirkan fail?"
Dapatkan lebih rajin mengenai sebutan "dilampirkan" supaya ganjaran berguna ("Kata anda dilampirkan? Hantar juga?") Muncul sebelum e-mel anda dihantar. Semua orang dibenarkan tergelincir di sini atau di sana, tetapi membuat tabiat tingkah laku ceroboh ini dan anda akan mula mendapat reputasi kerana tidak dapat mencapai tugas asas ini.
2. Anda Pergi dan Aktif
Salah satu sahabat terdekat saya ialah seorang peguam yang mengutip satu jam. Oleh itu, dia biasa menulis dengan berhati-hati dan tidak mengetudi. Saya boleh mengambil pelajaran darinya.
Jenny Foss, Muse Career Coach, menekankan pentingnya mengatakan apa yang perlu anda katakan dan tidak lagi. Dia menjelaskan, "Ketidakupayaan untuk mengatakan apa yang perlu anda katakan-dengan ringkas dan dengan masa penerima sebagai pertimbangan-boleh dengan mudah mengganggu seseorang yang mungkin telah bersedia untuk mendengar anda, atau lebih senang mendengar anda."
Hal ini terutama berlaku jika anda "menghantar e-mel mencari nikmat, atau masukan, atau sokongan-atau bahkan hanya untuk menyentuh asas atau mengajukan pertanyaan." Walau bagaimanapun, bagaimana cara menembak mesej berguna dan sebagainya dapat diperolehi, untuk menjadi tarikan sebenar bagi sesetengah orang, dan Foss memberi amaran kepada anda untuk "mengingati bahawa orang yang berada di akhir penerimaan dengan sangat baik boleh mendapatkan e-mel (secara umum) tentang ancaman kewujudannya. Orang ini boleh sampai tengah malam malam semalaman hanya cuba menggali dirinya dari e-mel. "Itulah sebabnya dia mengatakan bahawa anda harus membentangkan idea anda dengan kemas atau berisiko mencari" tidak profesional atau tidak serius. "Dan, sepanjang garis Kemalangan Nathan yang mengakibatkan menghantar nota lampiran berturut-turut berturut-turut, "jangan, demi surga, hantar tiga e-mel ke belakang. Dapatkan pemikiran anda dan hantar satu, "Foss menyimpulkan.
Mendapatkan hanya mengatakan apa yang anda perlukan dengan cara yang mudah boleh mengambil amalan, tetapi ia patut dilakukan dalam jangka panjang. Baca melalui apa yang anda tulis sebelum menghantar dan memotong apa-apa yang tidak perlu, seperti apa-apa perkataan, garisan, atau seluruh perenggan yang hanya mengulangi atau memperbaharui apa yang telah anda katakan. Ia boleh menggoda untuk menjelaskan lebih lanjut, tetapi lebih kerap daripada tidak, percubaan anda akan kelihatan berulang-ulang. Belajar untuk menulis dengan tujuan dan rasa hala akan melayani anda dengan baik dalam banyak e-mel profesional anda. Pembaca anda akan mengucapkan terima kasih atas kekurangan ini dan akan menjadi lebih berkemungkinan untuk bertindak balas dengan baik-bukannya membiarkan mesej terlalu panjang anda tidak dibaca dalam peti masuk yang kompetitif.
3. Anda Eja Nama Orang Yang Salah
Tidak, tidak. Tidak semestinya tiada alasan untuk menulis kepada seseorang dan salah kata nama beliau. Kita semua mempunyai peeves haiwan peliharaan kita, dan ini saya, tetapi saya yakin saya tidak bersendirian. Inilah perkara itu, nama saya-dan ejaan yang betul-adalah dalam tandatangan saya dan di alamat e-mel saya, yang semuanya ada di tempat terbuka untuk pengirim untuk melihatnya. Saya sangat sensitif mengenai isu ini yang saya kerap menyemak semula ejaan nama yang biasanya mempunyai lebih daripada satu pilihan (Kristin, Stephen, Mark, Carrie, dan banyak lagi) sebelum saya menekan menghantar.
Adakah diperlukan dua saat tambahan? Pasti. Tetapi, jelas, dalam skema besar perkara, itu tidak ada masa sama sekali. Saya lebih suka mendapatkannya buat pertama kalinya daripada perlu memohon maaf atas kesilapan saya. Jika anda sibuk sehingga anda tidak boleh mendapatkan nama orang yang anda betul-betul dialamatkan, maka apa lagi yang anda terikat dengan pantas? Itulah pembaca anda akan tertanya-tanya. Kesilapan yang kecil dan tidak dapat dibaca ini menceritakan jumlah keupayaan anda yang lain. Oleh itu, semak semula kerja anda dan alamat orang itu dengan betul.
Anda mungkin menghantar dan menerima banyak e-mel dalam mana-mana hari tertentu. Elakkan membuat kesilapan yang kecil, yang membuat mesej itu, lebih baik lagi, bahawa anda tidak profesional seperti yang anda mahukan. Jangan mengorbankan kualiti dengan nama kelajuan, dan demi Pete (atau Peter?), Jangan kehilangan mata hormat kerana kesilapan e-mel yang boleh dielakkan.
