Beberapa minggu yang lalu, rakan saya dan saya membincangkan kebencian bersama kami untuk pertemuan dan dia berkata, "Saya rasa kita mempunyai perbualan yang sama sekali lagi dan lagi. Apabila mereka tidak dilakukan dengan betul, mereka boleh menjadi pembakar masa itu. "
Saya tidak boleh bersetuju lagi. Pada pekerjaan terdahulu, apabila jemputan kalendar muncul dalam peti masuk saya, saya sering mengeluarkan nafas yang kuat (yang selalu bagus di persekitaran pejabat terbuka). Kemudian, saya akan menghabiskan masa berharga untuk mencari cara untuk mengelakkan daripada menerimanya.
Saya tidak mengatakan semua mesyuarat tidak bernilai. Sesetengahnya benar-benar, ke bawah perlu. Dan kadang-kadang mereka hanya satu- satunya cara untuk menyelesaikan sesuatu. Tetapi saya juga percaya bahawa ada ruang bagi kita untuk menjadi lebih cekap dengan bertanya kepada kami tiga soalan sebelum ini.
1. Siapa yang Perlu Di Sini?
Petunjuk: Mungkin tidak sebanyak orang yang anda fikirkan. Adalah penting untuk menjadi sedar tentang siapa yang anda minta untuk berada di sana supaya anda dapat menjamin ia sebagai produktif dan bermakna mungkin bagi semua pihak. Tidak ada orang yang perlu berfikir, "Baiklah, itu adalah satu pembaziran besar masa saya."
Kerana perasaan itu tidak baik untuk individu, kumpulan, atau syarikat. Bayangkan semua kerja yang boleh dilakukan jika anda hanya mempunyai empat orang di dalam bilik bukannya 10. Untuk slot masa 60 minit, itu adalah enam jam lagi yang boleh dibelanjakan untuk melakukan kerja.
Sebagai contoh, katakan anda brainstorming mengenai logo baru firma itu. Pereka grafik di sana untuk memastikan dia memahami penglihatan itu. Pengarah pengarang di sana untuk memastikan ia mematuhi garis panduan syarikat. Tetapi adakah anda memerlukan pengurus HR di sana kerana dia meletakkan logo pada setiap posting kerja? Tidak. Apabila ia dimuktamadkan, anda boleh memintanya untuk menukar yang lama untuk yang baru. Buat masa ini, tinggalkan dia-dia mendapat pekerjaan!
Jika anda bukan penganjur, anda harus menilai sama ada atau tidak kehadiran anda adalah penting. Kadang-kadang, rakan sekerja mengundang anda hanya kerana mereka fikir anda mahu berada di sana. Tetapi anda boleh menolak jika anda fikir ia sesuai (iaitu, jika anda tidak tahu apa yang anda akan menyumbang atau jika anda terlalu sibuk).
Dalam keadaan seperti ini, saya berkata seperti, "Hai di sana. Saya fikir akan dapat menangani ini dengan sendiri. Sekiranya ada sebab tertentu yang anda mahu saya hadir, biarlah saya tahu! "
Dan kemudian ambil masa itu percuma dan kembali ke grind.
2. Apakah Matlamat?
Apa sebenarnya yang anda cuba capai? Mengenalpasti objektif terlebih dahulu adalah penting. Ia boleh membuat anda bekerja dan membantu membentuk keseluruhan perbualan. Jika tidak, anda boleh duduk di sana selama 45 minit tentang bagaimana Leonard sentiasa bersenandung lagu tema Titanic . (Mendapatkan saya setiap masa juga. Jangan lepaskan, Jack!)
"Agenda yang berkesan menetapkan jangkaan yang jelas untuk apa yang perlu berlaku sebelum dan semasa mesyuarat, " jelas Roger Schwarz, pengarang Pemimpin Pintar, Pasukan yang lebih Pintar: Bagaimana Anda dan Pasukan Anda Dapatkan Unstuck untuk Dapatkan Hasil.
"Ia membantu ahli pasukan mempersiapkan, memperuntukkan masa dengan bijak, cepat mendapat semua orang dalam topik yang sama, dan mengenal pasti apabila perbincangan selesai. Sekiranya masalah masih berlaku semasa mesyuarat, agenda yang direka dengan baik meningkatkan keupayaan pasukan untuk secara berkesan dan cepat menangani mereka, "kata Schwarz.
Mungkin anda hanya mahu semua orang memberi maklumat terkini mengenai projek keutamaan. Atau, anda perlu membuat keputusan hari ini-tentang mana pengurus akaun akan diberikan kepada pelanggan baru yang besar.
Mengetahui tujuan anda dan ke sana. (Dan, juga, sangat berguna jika anda berkongsi rancangan anda dengan seluruh peserta supaya mereka tahu apa yang diharapkan dan jika ada apa yang perlu dilakukan terlebih dahulu.)
Dan inilah tip: Jika anda tidak dapat menjawab alasan yang tepat untuk bertemu, maka silakan, kerana cinta semua benda coklat, batalkannya .
3. Apa yang perlu saya sediakan?
Seorang bekas rakan sekerja saya digunakan untuk menghalang masa untuk bersiap-siap untuk bertemu dengan orang lain, dan saya selalu tertanya-tanya mengapa. Dan kemudian, saya menghadiri sekumpulan di mana saya sama sekali terlupa apa yang kita telah dibincangkan kali terakhir dan terpaksa melakukan rekap, atau saya (memalukan) tidak menyelesaikan item tindakan. Dalam semua keadaan ini, kami akhirnya perlu meletakkan lebih banyak masa pada jadual kami.
Untuk memastikan ini tidak berlaku, anda perlu bersiap sedia. Mungkin ia sedang mengkaji nota-nota dari sesi minggu lalu supaya ia segar dalam fikiran anda. Atau, mungkin, ia membuat senarai mata dan jawapan yang anda perlukan. Apa pun, buat masa untuk melakukannya. Ia akan membayar masa yang besar.
Sebagai contoh, saya mengawasi program pendidikan rakan sebaya saya, dan saya bekerja keras untuk mengubahnya. Dalam masa dua minggu, saya akan mempunyai satu-satu dengan penyelia saya untuk membincangkan cadangan saya. Saya telah mengumpulkan maklum balas daripada para pelajar dan menyusun pemikiran saya, dan langkah seterusnya adalah merancang struktur dan garis masa di atas kertas.
Sekiranya saya mendekati dia dengan tangan kosong, kita mungkin akan menghabiskan masa memikirkan idea-idea antara satu sama lain, yang tidak semestinya buruk , tetapi juga tidak membantu saya bergerak ke hadapan.
Saya berjanji kepada anda-saya suka bekerja dengan orang lain. Tetapi salah satu petak utama saya adalah ketidakcekapan, terutamanya apabila ia mudah dicegah. Sekiranya jadual anda kelihatan terlalu penuh, atau jika setiap kali anda bertemu dengan anda mempunyai pemotretan untuk menunggu loceng untuk berdering di sekolah menengah, mungkin sudah tiba masanya untuk mengambil langkah mundur dan mula bertanya pada diri sendiri soalan-soalan ini.
Dan hei-jika anda mempunyai lebih banyak soalan seperti ini yang anda tanyakan kepada diri sendiri, beritahu saya apa yang mereka ada di Twitter!
