Apabila dilakukan dengan betul, mesyuarat video maya-khususnya Google Hangouts-boleh membawa pasukan jauh bersama-sama, pastikan semua orang berada di halaman yang sama, dan biarkan semua orang terlibat tanpa suasana ruang persidangan yang redup (yang tidak suka menyejukkan diri di sofa untuk mesyuarat?).
Tetapi apabila dilakukan salah? Google Hangouts boleh membuang masa yang sangat besar, belum lagi mengganggu dan janggal (jeda selama 15 saat tidak pernah menyeronokkan).
Mahu mempunyai Hangout Google yang cekap dan berjaya yang tidak memandu semua orang gila? Berikut adalah beberapa perkara penting untuk diingat.
1. Merancang Sama Seperti Anda Akan Untuk Mesyuarat Yang Lain
Secara umum, hanya kerana anda tidak perlu berada di pejabat untuk mesyuarat secara tidak bermakna anda tidak boleh melakukan persiapan. Lagipun, anda masih mahu mesyuarat anda berjalan dengan cepat (dan menyakitkan) yang mungkin.
Maksud: Buat rancangan permainan. Jika anda menjalankan Hangouts, hantar agenda pendek kepada semua orang terlebih dahulu supaya mereka tahu apa yang diharapkan dan apa yang perlu disediakan. Sekiranya anda tidak menjalankan mesyuarat, cadangkan kepada orang yang melakukannya agar dia menghantar e-mel pendek dengan mata-mata utama. Saya pernah duduk dalam mesyuarat maya di mana orang yang menjalankannya terlupa memberitahu pembaca lain untuk mencari dokumen tertentu (dan penting) terlebih dahulu, supaya orang itu menghabiskan masa 20 minit semasa mesyuarat mencari peti masuk untuknya. Cue yang lain kita canggung duduk di komputer kita tidak tahu apa yang harus dilakukan.
Tetapi anda boleh dengan mudah mengelakkan masa terbuang ini dengan memastikan setiap orang tahu apa yang mereka harus "membawa" dengan mereka terlebih dahulu dan bersedia untuk menyertai sebaik sahaja mereka mendaftar.
Tip tipu sedikit: Gunakan ciri sembang Hangouts Google di sebelah kanan skrin untuk menulis dengan cepat agenda yang semua orang boleh merujuk. Ia tidak perlu terperinci, tetapi ia boleh bertindak sebagai petunjuk untuk memastikan semua orang berada di landasan dan fokus.
2. Bincang Format terlebih dahulu
Google Hangouts boleh menjadi lebih janggal daripada pertemuan orang lain. Apabila anda dan sekumpulan orang secara fizikal duduk di dalam bilik, mudah untuk mengambil isyarat tubuh untuk mengetahui siapa yang akan bercakap seterusnya atau apa perasaan umum mesyuarat itu. Tetapi apabila anda duduk di skrin komputer tidak dapat melihat apa-apa kecuali wajah seseorang? Ia agak sukar.
Sekali lagi, banyak kejanggalan dapat dikurangkan jika semua orang tahu format mesyuarat itu terlebih dahulu. Adakah seseorang akan bercakap lebih banyak daripada orang lain? Tanyakan ahli-ahli mesyuarat yang lain untuk masuk ke Hangout dengan mikrofon mereka disenyapkan. Adakah sesi sumbang saran meja bulat? Biarkan orang tahu apa urutan mereka akan diminta untuk hadir supaya anda tidak perlu berurusan dengan semua orang bercakap antara satu sama lain atau yang panjang, tidak selesa "So-who yang ingin pergi seterusnya?" Berhenti sejenak. (Ini adalah yang paling teruk.)
3. Memanfaatkan Apl Hangout Google
Ramai orang tidak menyedari bahawa beberapa ikon boleh menjadi penyelamat dalam mesyuarat, terutama jika anda cuba membuatnya secepat mungkin.
Lihat ikon mikrofon kecil itu? Itulah butang bisu. Gunakannya jika persekitaran anda berisik atau jika anda menaip sesuatu sementara yang lain bercakap. Ini adalah penghargaan yang baik kepada orang lain dalam Hangout anda.
Di samping itu, jika anda berada dalam mesyuarat di mana anda semua cuba melihat dokumen atau halaman web pada masa yang sama, gunakan pilihan tangkapan skrin Hangout Google. Saya telah berada di Google Hangouts yang terlalu ramai di mana satu tan orang cuba untuk melihat laman web yang sama pada komputer mereka sendiri (dan dengan itu, tidak benar-benar memberi perhatian kepada Hangout), dan dalam situasi itu, ini adalah rahmat.
Google juga mempunyai satu ton apl lain khusus untuk Hangout, jadi pastikan anda melihat dan melihat apa yang boleh berfungsi dengan baik untuk pasukan anda. Dari papan putih maya, rakan sekerja anda boleh menarik sesi sumbang saran kepada aplikasi kecil yang aneh yang memberikan semua topeng dan topi lucu, anda boleh mencari apa sahaja yang anda perlukan untuk menjadikan Hangouts anda lebih produktif dan menyeronokkan.
Secara keseluruhannya, pertemuan Hangout Google boleh menjadi berkesan (jika tidak lebih) daripada pertemuan orang lain; mereka hanya mengambil sedikit amalan dan perancangan terlebih dahulu. Tetapi jika anda boleh mendapatkan semua orang pada halaman yang sama masuk, ia akan menjadi pelayaran yang lancar, tidak canggung.
