Jumaat lepas pada 4:30 petang, saya menutup komputer saya, membersihkan meja saya, dan pulang ke rumah. Salah satu perkara yang saya tolak dalam tong sampah sebelum saya meninggalkan adalah senarai tugasan saya untuk minggu ini: 150 item, semua diperiksa. Saya tidak bekerja satu malam atau awal pagi minggu itu. Dan saya juga mempunyai masa di rumah untuk membuat saya makan malam yang baik, melihat rakan, berjalan anjing, dan menonton terlalu banyak TV.
Sekarang, sebelum anda membuat apa-apa anggapan tentang kandungan senarai tugasan saya atau pentingnya tugas saya pada umumnya, saya harus menyebutkan bahawa sepanjang minggu itu, saya memimpin satu jawatankuasa pengarah jawatankuasa pengarah, mencadangkan cadangan geran untuk USDA, bertemu dengan pengarah eksekutif yayasan utama, telah diperkenalkan kepada usahawan terkemuka oleh seorang eksekutif Microsoft, mengemukakan tiga cadangan pemberian, dan menerima kajian prestasi tahunan saya (yang sangat positif, dengan cara ini).
Pendek kata, saya banyak kerja setiap minggu. Bagaimanakah saya melakukannya tanpa mengalami kerosakan saraf-dan dengan masa berlakunya? Berikut adalah beberapa petua.
1. Ketahui Apa Yang Perlu Dilakukan
Walaupun kelihatannya jelas, perkara-perkara yang menekan orang paling banyak biasanya adalah perkara yang mereka tidak tahu harapkan. Jadi, untuk memulakan minggu ini, semak semula semua yang perlu anda lakukan secara terperinci. Sebagai contoh, katakan anda tahu bahawa cadangan akan dibuat pada hari Jumaat, dan tugas anda untuk melakukan naratif itu, tetapi pasukan kewangan bertanggungjawab untuk belanjawan. Untuk memastikan keseluruhan projek selesai pada waktu, pastikan untuk menambah "daftar masuk dengan pasukan kewangan mengenai anggaran" ke senarai tugasan anda.
Saya agak agnostik mengenai alat untuk senarai tugasan; Senarai bertulis juga berfungsi untuk saya sebagai penyelesaian elektronik, seperti Evernote atau Asana. Tetapi saya mempunyai peraturan bahawa keseluruhan senarai perlu berada di satu tempat. Anda boleh segmen dan menyusun semula semua yang anda suka, tetapi anda harus melihat semua yang perlu anda lakukan dalam sekejap mata.
2. Ketahui Apa yang Harus Datang Pertama
Apabila saya telah menyelia kakitangan yang kurang berpengalaman, saya mendapati bahawa sekatan jalan yang paling besar bagi mereka tidak mengetahui cara mengutamakan dan mengatur hari mereka.
Sebagai contoh, jika ada projek besar kerana pada minggu depan, mereka akan menolak tekanan ke depan pada tarikh akhir, walaupun pada hakikatnya mereka perlu terlebih dahulu mengumpulkan maklumat dari jabatan lain-maklumat yang mungkin membatalkan semua kerja mereka 'd selesai. Dan sementara itu, terdapat projek-projek lain yang lebih kecil di mana mereka boleh membuat kemajuan yang sebenar.
Keutamaan anda juga boleh beralih berdasarkan mood atau jadual anda. Sebagai contoh, jika saya mempunyai hari yang tidak kreatif, saya tahu ia akan menjadi lebih berkesan bagi saya untuk mengutamakan projek data. Sekiranya saya dalam mesyuarat sepanjang hari, saya menjawab panggilan dan e-mel antara pelantikan dan bukannya cuba melancarkan sesuatu yang lebih besar dalam jangka masa yang singkat.
Anda akan menjadi lebih berkesan jika anda bekerja dengan keutamaan dan sekatan anda daripada cuba menentangnya.
3. Minta Bantuan
Sekiranya saya tidak memperoleh apa-apa lagi daripada bekerja di pertubuhan bukan untung, saya telah mengetahui bahawa jika anda tidak bertanya, anda tidak dapat. Tiada siapa yang dapat melakukan kerja sesebuah organisasi sahaja. Jika anda tidak mempunyai kemahiran atau masa untuk mendapatkan sesuatu yang dilakukan dengan cekap, adalah tugas anda untuk meminta pertolongan.
Untungnya, bekerja untuk bukan keuntungan, saya biasanya boleh mencari sukarelawan untuk membantu saya dengan tugas yang lebih biasa. Jika saya memerlukan tahap kepakaran yang lebih tinggi, saya tarik buku alamat saya dan lihat jika saya tahu sesiapa yang boleh mencadangkan penyelesaian. Baru-baru ini, sebagai contoh, saya teragak-agak untuk laporan sementara untuk penderma. Kami berada di tengah-tengah program baru, jadi walaupun saya tahu banyak yang saya lakukan, saya tidak tahu bagaimana untuk menyampaikannya dalam borang laporan. Oleh itu, saya mengambil salah satu kawan komunikasi saya untuk minum kopi, dan dia mencadangkan untuk memfokuskan seluruh laporan mengenai cerita dari pelanggan dan bagaimana mereka menafsirkan program baru.
Ia adalah satu kejayaan yang saya tidak akan pernah mempunyai sendiri. Penderma menyukainya dan menyentuh saya dengan jabatan komunikasinya untuk menyiarkan lebih banyak program. Sebaik sahaja saya mempunyai idea itu, saya mengambil masa seminggu untuk menyelesaikan laporan itu - jumlah masa yang sama yang saya habiskan untuk membincangkannya sebelum bertemu dengan rakan saya.
4. Tutup Gelung
Anda tahu perasaan yang memuaskan memeriksa sesuatu dari senarai tugas anda? Ia bukan hanya merasa baik; ia adalah satu cara yang penting untuk menunjukkan bahawa anda menyelesaikan tugas dan kini boleh bergerak ke sesuatu yang lain.
Tetapi sebelum anda bergerak ke hadapan, anda perlu memastikan bahawa anda mempunyai rekod tugas-tugas anda yang lengkap di suatu tempat, jadi anda boleh menindaklanjuti jika ibu-ibu tidak begitu cekap seperti anda. Apabila saya menamatkan cadangan geran, sebagai contoh, saya selalu meletakkan peringatan dalam kalendar saya untuk menindaklanjuti dengan dana dalam lapan minggu. Pada masa itu, kebanyakan pembiaya akan membuat keputusan mereka, dan jika mereka tidak, mereka mungkin berminat untuk belajar lebih sedikit mengenai organisasi. Begitu juga, bos anda mungkin tidak dapat kembali kepada anda tentang projek selama beberapa minggu jika anda membiarkannya, tetapi yang cepat setelah beberapa hari dapat membuatnya lebih cepat.
Saya seorang beriman yang tegas dalam bekerja lebih pintar, tidak lebih keras. Tugas saya terlalu penting bagi saya dan orang-orang bahawa organisasi saya berfungsi untuk menerima apa-apa tetapi yang terbaik. Tetapi saya tahu dari pengalaman yang berlarut-larut dengan bekerja 60 jam tambahan seminggu tidak akan membantu sesiapa pun pada akhirnya. Bekerja dengan lebih cekap bermakna keputusan yang lebih baik dan hujung minggu-apa yang lebih baik daripada itu?
