Anda sejajar dengan Starbucks. Anda yang pertama tiba di mesyuarat. Awak baru bangun.
Apakah kesemua situasi ini mempunyai persamaan?
Anda juga menyemak e-mel anda dan mengerang dengan pemikiran yang harus melalui semua itu.
Siapa yang tidak menghabiskan sebahagian besar masa mereka dari meja pengurusan-atau saya harus mengatakan cuba mengurus-e-mel pada telefon? Tidak mustahil untuk melepaskan diri. Walau bagaimanapun, daripada membiarkan nombor pemberitahuan kecil (yang semakin tinggi dan lebih tinggi) mengatasi anda, anda boleh mengubah cara anda mengendalikannya.
Berikut adalah empat kaedah yang telah saya pelajari untuk membantu saya tinggal lebih bijak.
1. Buat Mesej Baca Telefon Anda kepada Anda
Untuk menggunakan sepenuhnya perjalanan anda ke dan dari kerja, pertimbangkan untuk menggunakan Talkler. Ia adalah aplikasi yang membaca e-mel anda kepada anda. Dan ia tidak hanya berhenti di sana, ia juga membolehkan anda memadamkannya semasa anda pergi atau membalas dengan rakaman. Ini bermakna anda boleh menyimpan kedua-dua tangan pada roda (atau memegang tiang kereta bawah tanah) dan masih menjadi produktif dalam perjalanan ke pejabat. Dan berita gembira: Ia berfungsi pada platform pertukaran serta kebanyakan penyedia e-mel syarikat.
2. Baca dan Undang Hak Away
Gambar ini: Anda berdiri dalam barisan menunggu kopi. Jadi, anda mengintip e-mel anda, tetapi kemudian, sebelum anda boleh selesai membaca, giliran anda untuk pesanan. Kemudian anda melirik lagi semasa anda menunggu untuk mengambilnya-setiap kali membaca semula perkataan yang sama. Tetapi sudah tentu, anda tidak mempunyai masa untuk bertindak balas, jadi anda menyemak e-mel yang sama apabila anda kembali ke pejabat anda.
Membaca semula e-mel, berulang-ulang tidak menjimatkan masa anda. Sebaliknya, dengan asumsi ia tidak mendesak, saya mengalihkan mesej yang memerlukan respons kepada folder yang dipanggil "tugas e-mel." Sekiranya tindakan yang diperlukan perlu dikendalikan oleh orang lain pada pasukan anda, saya meneruskan mesej kepada mereka pada ketika itu dan di sana. Dan jika mesej tersebut tidak memerlukan sebarang tindakan, saya memadamkannya dengan segera atau mengarkibkannya. Jika anda tidak mempunyai masa untuk langkah-langkah di atas-letakkan telefon anda pada masa ini.
3. Tetapkan Penapis
Di samping memfailkan semuanya dengan diri sendiri, anda juga perlu meluangkan masa untuk membuat sistem yang secara automatik menapis mesej anda ke dalam folder tertentu. (Sekiranya anda memerlukan bantuan, mulakan ini atau ini). Tidak ada alasan untuk anda mengurutkan e-mel syarikat secara manual dari nota segera apabila telefon anda bersedia bertindak seperti pembantu peribadi anda. Walaupun saya mengesyorkan anda melakukan perkara ini pada umumnya-ia benar-benar membuat dunia perbezaan pada telefon anda kerana anda cuba untuk benar-benar meminimumkan e-mel yang masuk.
4. Buat Tandatangan E-mel Dedicated
Tandatangan e-mel mudah alih anda boleh menjadi penjaga pintu dan kambing hitam. Menjelaskan bahawa anda menggunakan telefon akan menguruskan jangkaan orang lain. Ia memberi amaran kepada mereka bahawa mana-mana kesilapan yang mungkin autocorrect, dan anda tidak dapat menghantar lampiran yang tinggal di desktop anda.
Kini, ini bukanlah alasan untuk menaip "ur" atau "saya 2" -nampak penjelasan jika anda membuat kesilapan kecil. Anda boleh pergi dengan asas, "Tolong maafkan sebarang kesilapan. Ini adalah tindak balas mudah alih yang cepat, "atau lebih ringkas, " Dihantar dari telefon saya. "
Walaupun anda baru mula menggunakan salah satu kaedah ini, anda akan melihat peningkatan segera dengan cara anda bertindak balas terhadap e-mel yang masuk. Tiba-tiba, daripada berasa tertekan apabila sesuatu yang lain masuk ke dalam peti masuk anda, anda akan dapat meneruskan seperti biasa, mengetahui ada sistem yang kuat di tempatnya.
