Sekiranya anda mengatakan perkataan "meeting" kepada pasukan anda, anda lebih mungkin akan bertemu dengan dengki dan muram "Mengapa?" Dan bukannya "Heck yeah! Kita tidak boleh menunggu! "
Salah satu sebab banyak pertemuan cenderung untuk pergi begitu teruk adalah kerana mereka tidak bermula dengan betul. Seperti yang anda mungkin perasan, beberapa minit pertama sering menetapkan nada untuk baki itu. Sekiranya ia tidak mempunyai permulaan yang kuat, zon pasukan anda keluar atau turun padang. Dan anda tidak tahu apa-apa yang teruk daripada memimpin perbincangan dan melihat orang-orang mula melirik ke telefon mereka.
Sudah tentu, jika anda telah mengambil masa untuk menyediakan, anda boleh mengelakkan ini. Lagipun, mesyuarat anda tidak sepatutnya berlaku pada autopilot. Anda tidak perlu memulakan setiap satu dengan hanya melancarkan agenda dan bertele-tele. Sebaliknya, anda boleh menendangnya dengan pelbagai cara.
1. Beritahu Semua Orang Mengenai Pertemuan
Kebanyakan orang diselidiki ke WIIFM (What's In It For Me?). Untuk melibatkan peserta, anda perlu mengingatkan mereka mengapa mereka duduk di dalam bilik dengan anda, yang ditarik dari kerja mereka. Ya, anda mungkin menyebut sesuatu ketika anda menetapkan mesyuarat, tetapi selalu baik untuk menyatakan semula maksud itu. (Petunjuk: Jika anda tidak dapat membuat maksud yang menarik, anda mungkin perlu membatalkan mesyuarat itu.)
Kemudian, ikutilah dengan sebab mengapa pasukan anda secara khusus ada untuk membincangkan perkara ini. Anda tidak perlu menunjuk kepada setiap ahli dan berkongsi kenapa dia diperlukan dalam mesyuarat, tetapi anda perlu menjelaskan bahawa semua orang ada untuk alasan. "Sebagai pasukan pemasaran syarikat, terpulang kepada kami untuk menghasilkan tiga idea kukuh untuk menumbuhkan penonton kami pada suku tahun berikutnya" atau "Setiap orang dalam bilik ini disyorkan oleh pengurus anda kerana kemahiran organisasi anda." (Sekali lagi, jika ada seseorang dalam mesyuarat yang tidak mempunyai tujuan, jangan buat dia hadir.)
2. Menggalakkan Positiviti
Bagaimana anda memulakan mesyuarat itu cenderung untuk menentukan bagaimana selebihnya berjalan. Sekiranya mesyuarat bermula dengan mengadu, mengikat, dan merengek, ia juga boleh berakhir seperti itu. Sebaliknya, jika anda membuka dengan optimis, ia boleh memberi kesan positif terhadap baki perbincangan.
Anda boleh meminta ahli pasukan anda setiap bahagian sesuatu yang berjalan lancar. Atau, jika kumpulannya terlalu besar, anda boleh mulakan dengan memuji kumpulan untuk pencapaian baru-sama ada besar atau kecil. Tidak kira apa yang berlaku di dalam syarikat atau jabatan anda, ia adalah kunci untuk memulakan perbualan pada nota menaikkan semangat. Jika tidak orang mula mengaitkan mesyuarat dengan ceramah, berita buruk, dan laporan yang mengecewakan.
3. Kongsi Sebut Harga Statistic atau Mengejutkan
Statistik yang mengejutkan atau petikan yang berwawasan bukan sekedar pembuka yang baik untuk pertuturan; ia juga boleh menjadi bahan makanan untuk perbincangan yang hebat. Biarkan pasukan anda mempunyai beberapa minit untuk membincangkan maksudnya sebelum bergerak ke tujuan utama mesyuarat.
Jelas sekali, ia mestilah statistik atau petikan yang entah bagaimana berkaitan dengan kandungan mesyuarat keseluruhan. Mungkin angka dari unjuran pertumbuhan syarikat baru-baru ini, atau mungkin ia merupakan petikan yang mengejutkan dari kajian industri baru. Walau apa pun, ia sepatutnya cukup relevan untuk memastikan pasukan anda terfokus dan berada di landasan yang betul.
4. Ceritakan Cerita
Cerita boleh mengajar moral, menanamkan pelajaran penting, atau bahkan membuat orang ketawa. Bahagian yang terbaik mengenainya adalah bahawa ia tidak datang dari mulut anda sendiri, yang melembutkan "pukulan" (jika melembutkan pukulan diperlukan).
Seperti petikan atau statistik, anda harus berkongsi cerita yang berkaitan dengan mesyuarat entah bagaimana. Walau bagaimanapun, anda mempunyai sedikit kelonggaran di sini. Sebagai contoh, anda boleh berkongsi cerita kejayaan; sesuatu yang berjalan lancar dengan pelanggan, atau ahli pasukan yang pergi di atas dan di luar panggilan tugas. Atau anda boleh bercakap mengenai sesuatu yang anda baca baru-baru ini yang melibatkan pelancaran produk yang sangat berjaya yang membuat anda berfikir semula strategi yang anda mulakan. Orang ramai cenderung berkaitan dengan anekdot tanpa menghiraukan konteksnya. Belum lagi bahawa ia mendapat hati yang terlibat dalam proses pemikiran, bukan hanya fikiran.
Mesyuarat yang baik adalah sedikit bentuk seni, jadi berikan diri anda sedikit masa untuk mengetahui aliran. Perkara tidak boleh dilakukan dengan sempurna pada kali pertama, tetapi sentiasa ada ruang untuk penambahbaikan jika anda membuat usaha untuk menjadikannya berfungsi.
