Saya taksub dengan menjadi produktif seperti mungkin manusia, sama ada itu menetapkan tarikh akhir yang lebih baik atau mencari cara yang paling berkesan untuk menjadualkan hari-hari saya.
Tetapi peti masuk saya masih banyak menyedut masa. Dan kicker adalah: Saya menghantar banyak e-mel yang sama berulang kali.
Itulah ketika saya mula menggunakan respons kalengan. Sekiranya anda tidak kenal dengannya, anda boleh menyimpan respons yang anda kerjakan dan kemudiannya, bukannya mengetik semula, anda boleh mengklik dan memasukkannya ke dalam e-mel anda, menjimatkan masa dan usaha anda.
Belum dijual? Saya telah menulis lima templat yang biasa, menjimatkan masa untuk memulakan anda yang akan meyakinkan anda ini masuk akal. (Tetapi pertama, anda perlu mendapatkan set up.Jika anda seorang pengguna Gmail, anda akan mendapati arahan di sini.Dan jika anda pengguna Outlook, mereka dipanggil "Bahagian Pantas, " dan anda dapat melihatnya di sini.)
1. Untuk Menyembunyikan Menjawab
Kadang-kadang, anda boleh memadamkan jawapan cepat. Tetapi masa-masa lain, respons anda akan memerlukan pemikiran tambahan atau kerja keras. Oleh kerana anda tidak mahu mengabaikan orang itu, hantar ini untuk memberitahu mereka bahawa anda akan membalas apabila anda boleh. Ia kelihatan seperti ini:
2. Memperbaiki Situasi
Anda tahu bahawa salah satu perkara paling buruk yang boleh anda lakukan apabila ketegangan berjalan tinggi ialah memberitahu seseorang bagaimana perasaan anda melalui e-mel. Daripada mengambil risiko apabila emosi kuat, gunakan templat yang telah dibuat sebelum ini untuk memastikan anda menggunakan nada yang sesuai di tempat kerja. Ia kelihatan seperti ini:
3. Untuk Arahan Kongsi
Adakah anda sentiasa memberitahu orang bagaimana untuk mengemudi laman web anda atau menggunakan pangkalan data anda? Daripada menulis semula arahan sekali lagi, Taipkan sekali dan anda tidak perlu bimbang tentang langkah-langkah yang hilang apabila anda tertekan atau sibuk (atau kerja replikasi sepanjang minggu). Ia kelihatan seperti ini:
4. Untuk Punt Low-Priority Work
Adakah terlalu banyak pada pinggan anda? Pastikan e-mel anda ringkas dan jujur, sambil menawarkan alternatif. Cuba ini:
5. Untuk Menghantar Lampiran
"Sila temui dilampirkan …" telah menjadi salah satu balasan e-mel yang paling umum, yang menjadikannya calon yang sempurna untuk templat respons lalat. (Pastikan anda benar-benar melampirkan fail sebelum anda mengklik "Hantar!"). Cuba ini:
Menyimpan tindak balas e-mel akan membantu anda menguruskan peti masuk anda-dan masa anda. Dengan cara ini, anda boleh menulisnya apabila anda berasa bertarung dan berfikir dengan jelas, dan mempunyai mereka yang berguna untuk hari yang penuh tekanan dan masa yang penuh tekanan itu.
Akhirnya, jangan lupa bahawa hanya kerana mereka diselamatkan tidak bermakna mereka diletakkan di dalam batu. Jangan ragu untuk mengubahnya jika anda perlu, jadi mereka akan benar-benar bekerja untuk anda bergerak ke hadapan.
