Pernahkah anda mengalami perasaan takut di waktu petang ketika anda melihat kerja yang telah anda selesaikan sejauh ini, dan berfikir, "Mengapa ini membawa saya lebih lama daripada yang sepatutnya?" Kemudian, apabila hari itu hanya jam atau dua kemudian, anda tidak akan membelanjakannya lebih produktif. Saya pernah ke sana. Beberapa hari saya berasa seperti saya telah bekerja dengan begitu keras, tetapi telah dilakukan dengan sangat sedikit.
Kemudian, suatu hari ia memukul saya: Terdapat perbezaan besar antara sibuk dan menjadi produktif. Ya, ya, kita semua pernah mendengarnya sebelum ini. Tetapi adakah anda benar-benar menganggapnya dan merenungkan masa-masa yang anda duduk di komputer anda sepanjang hari, tetapi tidak berakhir dengan banyak untuk menunjukkannya?
Ya? Inilah sebab-sebab yang paling biasa ini berlaku kepada anda (sekali lagi dan lagi):
Masalah 1: Anda Menentukan Banyak Keutamaan
Siapa yang tidak menjawab "Bagaimana anda?" Dengan "Sibuk!" Ini tidak terlalu kurang keutamaan (yang lebih sering menyebabkan kemalasan), tetapi mempunyai terlalu banyak daripada mereka. Apabila anda meletakkan penekanan yang sama pada kerja, kehidupan keluarga, makan tengah hari, bersenam, bergaul dengan rakan-rakan, sukarela, mengemas kini profil media sosial anda, membaca tiga surat khabar setiap pagi-anda akhirnya memulakan banyak projek, dan menamatkan sangat sedikit.
Penyelesaian: Potong Senarai Anda
Kata "keutamaan" sangat bermakna bahawa anda telah memutuskan sesuatu yang lebih penting daripada yang lain. Terjemahan: Anda tidak boleh mempunyai 20 "keutamaan." Memiliki hanya tiga atau empat perkara penting dalam senarai anda akan membantu anda mencapai lebih banyak lagi. Anda akan mula melihat bahawa produktiviti diukur dengan berapa banyak kerja sebenar yang anda lakukan pada beberapa projek dan bukannya berapa banyak kemajuan dangkal dibuat pada banyak pihak. Mempunyai masalah mengenal pasti apa yang perlu anda letakkan terlebih dahulu? Artikel ini adalah titik permulaan yang bagus.
Masalah 2: Anda Cuba Selesaikan Semua Mesyuarat
Adakah anda sentiasa berlumba-lumba dan mengubah masa mesyuarat (atau membatalkannya sama sekali!) Pada minit terakhir? Ini mungkin kerana anda berlebihan dan berusaha untuk mengimbanginya dengan memaksa penyambungan ke dalam slot waktu yang realistik. Anda tahu apa yang saya maksudkan: Memasukkan tiga mesyuarat status kembali ke belakang dengan hanya lima minit di antara setiap orang, walaupun perbualan boleh berlari dan anda akan dari satu hujung pejabat ke pihak yang lain. Ia seolah-olah anda sedang membuat sebahagian besar masa anda, tetapi pada akhirnya, anda sibuk sibuk kerana anda kehilangan peluang berharga untuk menggerakkan projek ke hadapan.
Penyelesaian: Katakan "Tidak" Lagi
Langkah pertama di sini adalah untuk mengenali bahawa "tidak" bukan perkara paling buruk yang boleh anda katakan. Malah, "Ya, saya akan berada di sana" diikuti dengan "Maaf, saya berlari 20 minit lewat!" Sebenarnya membuat kesan yang lebih teruk. Jika anda menghabiskan sepanjang hari mengantuk dari satu pertemuan ke yang berikutnya, dan kemudian membuang masa memohon maaf dan menjelaskan, anda akan mengakhiri keterlaluan keterlaluan dan berasa seperti anda tidak dapat menyelesaikan segala yang anda lakukan.
Jujur dengan diri sendiri mengenai tarikh akhir, komitmen masa yang diperlukan, bagaimana kemahiran anda ditetapkan, dan butir-butir yang sama untuk menentukan apa yang harus anda dedahkan masa anda. Anda akan belajar mengatakan ya secara strategik dan bukannya mengatakan ya kepada segalanya.
Masalah 3: Anda sentiasa terganggu oleh Internet
Berapa lama sejak anda menyemak e-mel atau Facebook anda? Jujur: Adakah laman-laman tersebut terbuka di tab lain yang kedua ini? Malah, orang biasa mempunyai lima akaun media sosial dan membelanjakan hampir dua jam pada rangkaian ini setiap hari. Memandangkan fakta bahawa kebanyakan orang bekerja selama lapan jam, itulah hampir seperempat hari anda!
Penyelesaian: Mengamalkan Kendiri kendiri (atau, Lebih Memasang Aplikasi Sebenar untuk Mengurangi Penggunaan)
Cara terbaik untuk melindungi diri anda dari gangguan dalam talian adalah mengamalkan kawalan kendiri. Sekiranya kerja anda tidak memerlukan anda sentiasa boleh diakses melalui e-mel, tetapkan masa yang ditetapkan untuk memeriksa mereka, sebaiknya tidak semasa "waktu keemasan" anda. Bagi saya, pada waktu petang apabila saya mula merasa penat menulis dan berjuang untuk kekal bermotivasi. Itulah ketika saya menghabiskan masa kira-kira 30 minit menjawab e-mel yang tidak penting yang saya diabaikan sebelum ini, memberusikan berita sosial saya, dan membaca beberapa catatan blog.
Sudah tentu, beberapa hari saya hanya mahu duduk di e-mel dan memeriksa Facebook dan tidak melakukan apa-apa lagi. Pada ketika itu, saya akan menggunakan sistem penyekat yang menghalang saya mengakses laman web tertentu semasa waktu yang ditetapkan hari ini. Saya suka Fokus penyemak imbas pelayar, tetapi terdapat banyak sistem menyekat yang lain, percuma dan berbayar, yang akan melakukan silap mata.
Masalah 4: Anda Multi-tasking
Melompat di antara tugas-tugas, merenung senarai panjang to-dos, dan berusaha untuk mencapai pelbagai tugas pada satu masa yang semuanya membawa kepada kehidupan yang sibuk. Sukar untuk melakukan sesuatu apabila anda cuba melakukan semuanya sekaligus. Apabila anda mempunyai banyak perkara yang berlaku di sekeliling anda, tidak hairanlah anda berasa seperti anda lemas.
Penyelesaian: Cuba Strategi Lain
Walaupun ia mengambil beberapa minit tambahan di hujung depan, menghampiri setiap tugas dengan tumpuan dan kejelasan akan menghasilkan produk akhir yang lebih baik. Setiap kali anda merasa tergoda untuk meneruskan tugas lain, tanyalah diri anda sendiri: Adakah idea yang baik untuk menukar mod sekarang? Adakah saya perlu berehat? Atau, saya berada di zon sekarang dan hanya membiarkan diri saya terganggu oleh senarai tugas saya yang terus berkembang?
Memandangkan apa yang kita tahu mengenai kehilangan masa berbilang tugas, mungkin lebih baik untuk menguji kaedah produktiviti seperti Teknik Pomodoro atau Kaedah Tindakan jika anda merasakan anda perlu melakukan banyak perkara yang berbeza dalam hanya beberapa jam.
Masalah 5: Anda Mengharapkan Produktiviti Sebenarnya Berlaku
Maaf, tapi itu tidak mudah. Akan bekerja dan menjadi produktif seolah-olah salah dikenal pasti sebagai sinonim. Orang mengandaikan bahawa apabila mereka berjalan melalui pintu, mereka akan berasa bermotivasi ajaib untuk menyelesaikan sesuatu.
Penyelesaian: Cari Sistem Yang Bekerja Untuk Anda
Terdapat lebih daripada satu cara untuk menganjurkan senarai tugasan. Walaupun aplikasi penjadualan yang berbeza mempunyai tujuan yang berlainan (alias, tidak hanya menggunakan Wunderlist untuk menulis setiap perkara di fikiran anda bukanlah cara paling berkesan untuk mengendalikan semua projek).
Untuk mengetahui sama ada sistem yang baru berfungsi, pastikan jurnal produktiviti di mana anda menjejaki masa yang terbaik pada masa anda bekerja, apa yang membantu anda mendapatkan pelbagai tugas anda, dan bagaimana perasaan anda semasa anda meninggalkan pejabat. Apabila masa berlalu, anda boleh melihat ke belakang, mencari corak, dan mengenalpasti di mana penambahbaikan diperlukan. Terdapat banyak sistem dan aplikasi di luar sana, bahawa hanya ada satu untuk anda. Sama ada ia asas seperti bermain bunyi ambien pada fon kepala menghalang hingar, atau sebagai kompleks sebagai tambahan pelayar berbilang.
Produktiviti hanya sekadar usaha yang anda ingin masukkan ke dalamnya. Tetapi sebagai jurulatih bola keranjang John Wooden berkata, "Jangan salahkan aktiviti untuk pencapaian." Seperti yang anda buat dalam kerja untuk menjadi individu yang lebih produktif, pastikan matlamat akhir diingat: Anda perlu meletakkan masa dan usaha untuk membuat semua petua dan cara anda mendengar kerja untuk anda.
