Panggilan persidangan audio membawa banyak faedah untuk perniagaan dan mesyuarat sosial, tetapi mereka datang dengan masalah umum mereka sendiri. Kegagalan untuk menangani mereka boleh bermakna perbezaan antara mesyuarat profesional, cekap, berkesan dan panggilan persidangan lelaki miskin yang hampir tidak difahami yang tidak mencapai matlamatnya. Berikut adalah tujuh masalah biasa dan bagaimana untuk memperbaikinya.
1. Latar belakang Latar Belakang
Ini adalah apa-apa bunyi yang datang dari peserta selain suara mereka, seperti kerusi berdering, perbualan latar belakang, bunyi jentera, bunyi bising kertas, dll. Anda mendapat bunyi ini kebanyakannya dengan peserta yang menggunakan VoIP (suara melalui protokol internet) kerana telefon tradisional Telefon bimbit mempunyai mikrofon yang khusus dan pendek, sedangkan VoIP berfungsi dengan mikrofon yang ditanggung peranti yang lebih masuk akal. Contohnya adalah sistem array mikrofon dalam komputer riba. Sesetengah orang mengambil bahagian dalam persidangan menggunakan peranti mereka tanpa tangan.
Satu-satunya cara untuk membetulkan keadaan ini adalah untuk membuat peserta sedar tentang gangguan yang mereka lakukan, yang paling baik dilakukan melalui komunikasi sebelum panggilan persidangan. Sebagai contoh, sebagai penganjur, anda mungkin mahu mengedarkan e-mel mengenai etika panggilan persidangan sebelum sesi.
2. Echo
Echo mungkin sebahagian daripada bunyi latar belakang, tetapi ia lebih teknikal daripada itu. Seseorang yang menyertai panggilan persidangan mungkin menghadapi masalah dengan telefon mereka-mungkin tidak mempunyai pembatalan echo, contohnya. (Baca lebih lanjut tentang cara berhenti menghasilkan echo.)
Seseorang yang mempunyai echo biasanya diminta untuk digantung. Jadi sekali lagi, kesedaran proaktif tentang sebarang masalah teknikal dengan telefon dan peralatan lain yang digunakan dalam panggilan persidangan adalah penting.
3. Kekurangan Pengurusan Kehadiran
Dalam panggilan persidangan audio, anda hanya menggunakan satu deria anda: pendengaran anda. Anda tidak akan melihat orang yang anda bercakap atau mendengar. Kecuali anda menjejaki setiap entri dan keluar dalam panggilan persidangan anda, anda mungkin tidak menyedari kehadirannya dalam khalayak anda sekali dalam persidangan.
Masalah ini kekal tanpa penyelesaian muktamad setakat ini. Alat pertama yang menawarkan apa-apa jenis pengurusan kehadiran ialah UberConference, yang membolehkan anda melihat siapa yang bercakap, siapa yang ada di sini, siapa yang tidak, dan sebagainya. Sejumlah alat sedemikian telah berkembang akhir-akhir ini, beberapa dengan antaramuka visual menarik yang mewakili peserta dengan ikon. Cara terbaik untuk menguruskan kehadiran para peserta masih boleh menjadi etiket mudah: Tanyakan setiap orang untuk mengumumkan kemunculan dan perjalanan mereka sebagai perkara ihsan.
4. Muzik di Pegang
Orang biasanya mengemas kini antara muka telefon mereka untuk penggunaan individu mereka, tetapi tidak pernah untuk panggilan persidangan. Walaupun ia mungkin bagus untuk seseorang yang telah ditahan untuk mendengar muzik, ia akan menjadi gangguan dalam panggilan persidangan. Sesetengah peserta mungkin meletakkan persidangan itu sambil menunggu panggilan atau tugas lain, sebagai contoh, dengan itu secara tidak sengaja menambah suasana berirama pada persidangan itu. Di sini sekali lagi, kempen kesedaran etika persidangan awal adalah berbaloi.
5. Kekurangan Kepimpinan
Dalam sesetengah keadaan, jika kumpulan tidak mempunyai pemimpin, huru-hara akan memimpin sebaliknya. Ini sangat mungkin dalam persidangan persidangan. Seseorang harus mengarahkan perbincangan memastikan setiap orang diberi masa yang cukup untuk bercakap dan perlu perhatian, dan mendapatkan kembali perkara di landasan yang betul jika ada konflik yang salah atau benar.
6. Kesilapan Bahan dan Dokumen
Banyak persidangan merujuk kepada dokumen, bahan dan alat. Penyebaran maklumat yang salah menyebabkan beberapa peserta menjadi gelap pada titik-titik tertentu, sehingga menyebabkan ketidakpuasan. Oleh itu, berhati-hati untuk menyebarkan maklumat dan dokumen yang relevan kepada semua peserta sebelum persidangan bermula.
Satu lagi cara yang lebih baik ialah menggunakan alat kerjasama dalam talian, yang membolehkan interaksi dengan bahan-bahan tersebut.
7. Kualiti Panggilan Miskin
Ini sering berlaku dengan perkhidmatan VoIP, yang bergantung kepada beberapa faktor yang termasuk jalur lebar, codec, telefon, dan peranti lain. Tidak banyak yang boleh anda lakukan mengenai ini jika anda adalah pemimpin persidangan atau penganjur. Peserta yang mengalami kualiti suara yang miskin mesti menangani masalah teknikal di pihak mereka.
