Bagaimana Mengasingkan Data dalam Excel

Artikel ini merangkumi pelbagai kaedah menyusun data dalam Excel. Maklumat yang boleh didapati di bahagian yang berlainan dalam artikel ini termasuk arahan mengenai cara:

1. Isih Gunakan Lajur TunggalUrus & Penapis atau Kekunci Panas
2. Isi pelbagai lajur
3. Isih mengikut Tarikh atau Times
4. Isih mengikut Hari Minggu, Bulan atau Senarai Tersuai lain
5. Susun mengikut Baris - Penyesuaian Lajur

Memilih Data untuk Diisih

Sebelum data dapat diisih, Excel perlu mengetahui julat yang tepat yang akan disusun, dan biasanya, Excel cukup baik untuk memilih bidang data yang berkaitan, selagi ia dimasukkan ke dalam keadaan berikut telah dipenuhi:

1. Tiada baris atau lajur kosong ditinggalkan di dalam kawasan data berkaitan.
2. Baris kosong dan tiang dibiarkan di antara kawasan yang berkaitan dengan data.

Excel akan menentukan, dengan tepat, jika kawasan data mempunyai nama lapangan dan tidak termasuk baris dari rekod yang akan disusun. Walau bagaimanapun, membenarkan Excel memilih rangkaian yang disusun boleh berisiko - terutamanya dengan sejumlah besar data yang sukar diperiksa.

Untuk memastikan data yang betul dipilih, sorot julat sebelum memulakan jenisnya. Jika julat yang sama perlu disusun berulang kali, pendekatan yang terbaik adalah untuk memberikannya Nama.

Susun Kunci dan Isih Susun di Excel

Penyusunan memerlukan penggunaan kunci jenis dan urutan jenis. The kunci jenis adalah data dalam lajur atau lajur yang ingin anda semak; ia dikenal pasti oleh tajuk lajur atau nama lapangan. Dalam imej di atas, kekunci jenis yang mungkin ialah ID Pelajar, Nama, Umur, Program, dan Bulan Bermula Dalam jenis yang cepat, mengklik pada satu sel dalam lajur yang mengandungi kunci jenis adalah mencukupi untuk memberitahu Excel apa kunci jenisnya.

Untuk nilai teks atau angka, kedua-dua pilihan untuk pesanan jenis naik dan turun.

Apabila menggunakan Urus & Penapis butang pada Rumah tab reben, opsyen pesanan jenis dalam senarai juntai akan berubah bergantung pada jenis data dalam julat yang dipilih.

Susun Pantas menggunakan Sort & Filter

Dalam Excel, semoga cepat dapat dilakukan dengan menggunakan Urus & Penapis butang pada Rumah tab reben.

Langkah-langkah untuk melakukan semakan cepat ialah:

1. Klik pada a sel dalam lajur yang mengandungi kekunci jenis.
2. Klik pada Rumah tab reben.
3. Klik Urus & Penapis butang untuk membuka menu drop-down pilihan jenis.
4. Klik salah satu daripada dua pilihan untuk menyusun sama ada dalam menaik atau turun perintah.

Isi Lajur Pelbagai Data dalam Excel

Selain melakukan semacam cepat berdasarkan satu lajur data, ciri semakan khusus Excel membolehkan anda mengurutkan beberapa lajur dengan mendefinisikan pelbagai kunci jenis. Dalam pelbagai lajur, kekunci jenis dikenalpasti dengan memilih tajuk lajur dalam kotak dialog Susun.

Seperti jenis yang cepat, kunci jenis ditakrifkan dengan mengenal pasti tajuk lajur atau nama medan, dalam jadual yang mengandungi kunci jenis.

Susun pada Contoh Pelbagai Ruang

Dalam contoh di atas, langkah berikut diikuti untuk mengisih data dalam julat H2 kepada L12 pada dua lajur data - pertama dengan nama, dan kemudian mengikut umur.

1. Serlahkan pelbagai sel untuk disusun.
2. Klik pada Rumah tab reben.
3. Klik pada Urus & Penapis ikon pada reben untuk membuka senarai juntai bawah.
4. Klik pada Urus Khas dalam senarai juntai bawah untuk memaparkan Isih kotak dialog.
5. Di bawah Kolum menuju ke kotak dialog, pilih Nama dari senarai juntai bawah untuk menyusun data pertama dengan lajur Nama.
6. The Isih pilihan dibiarkan ditetapkan Nilai - kerana jenis ini berdasarkan pada data sebenar dalam jadual.
7. Di bawah Aturan susunan tajuk, pilih Z ke A dari senarai drop-down untuk menyusun data Nama dalam urutan menurun.
8. Di bahagian atas kotak dialog, klik pada Tambah Tahap butang untuk menambah pilihan jenis kedua.
9. Untuk kekunci jenis kedua, di bawah Kolum tajuk, pilih Umur dari senarai drop-down untuk menyusun rekod dengan nama pendua mengikut lajur Umur.
10. Di bawah Aturan susunan tajuk, pilih Terbesar kepada Terkecil dari senarai drop-down untuk menyusun data Umur dalam urutan menurun.
11. Klik okey dalam kotak dialog untuk menutup kotak dialog dan menyusun data.

Hasil daripada menentukan kunci jenis kedua, dalam contoh di atas, kedua-dua rekod dengan nilai-nilai yang sama untuk Nama medan disusun mengikut urutan menurun dengan menggunakan Umur bidang, menyebabkan rekod untuk pelajar Wilson, berusia 21 tahun, berada di hadapan rekod untuk Wilson kedua, berusia 19 tahun.

Row Pertama: Tajuk Kolum atau Data

Pelbagai data yang dipilih untuk menyusun dalam contoh di atas termasuk tajuk lajur di atas baris pertama data.

Excel mengesan barisan ini mengandungi data yang berbeza daripada data dalam baris berikutnya sehingga dianggap baris pertama menjadi tajuk lajur dan menyesuaikan pilihan yang ada di dalam Isih kotak dialog untuk memasukkannya.

Satu kriteria yang digunakan Excel untuk menentukan sama ada baris pertama mengandungi tajuk lajur adalah memformat. Dalam contoh di atas, teks dalam barisan pertama adalah font yang berbeza dan ia adalah warna yang berbeza dari data di seluruh baris.

Sekiranya baris pertama tidak mengandungi tajuk, Excel menggunakan huruf lajur, seperti Lajur D atau Lajur E, sebagai pilihan dalam Kolum pilihan untuk Isih kotak dialog.

Excel menggunakan perbezaan sedemikian dalam membuat penentuan sama ada barisan pertama adalah barisan tajuk, dan ia cukup bagus untuk mendapatkannya dengan betul, tetapi itu tidak sempurna. Sekiranya Excel membuat kesilapan, kotak dialog Susun mengandungi kotak semakan - Data saya mempunyai tajuk - yang boleh digunakan untuk mengatasi pilihan automatik ini.

Isih Data mengikut Tarikh atau Masa dalam Excel

Selain menyusun data teks mengikut abjad atau nombor dari yang terbesar ke yang terkecil, pilihan jenis Excel termasuk menyusun nilai tarikh. Pesanan jenis yang tersedia untuk tarikh termasuk:

• Pesanan naik - tertua kepada yang terbaru;
• Urutan menurun - yang terbaru kepada yang tertua.

Susun Pantas vs. Urus Dialog Kotak

Oleh kerana tarikh dan masa hanya data nombor yang diformat, untuk jenis pada satu lajur, seperti Tarikh Dipinjam dalam contoh kita, kaedah quicksort boleh digunakan dengan jayanya. Untuk jenis yang melibatkan beberapa lajur tarikh atau masa, kotak dialog Susun perlu digunakan - sama seperti apabila menyusun berbilang lajur nombor atau data teks.

Isih mengikut Contoh Tarikh

Untuk melakukan sort cepat mengikut tarikh dalam urutan menaik - tertua ke terbaru - untuk contoh dalam imej di atas, langkah-langkahnya akan:

1. Serlahkan pelbagai sel untuk disusun.
2. Klik pada Rumah tab reben.
3. Klik pada Urus & Penapis ikon pada reben untuk membuka senarai juntai bawah.
4. Klik pada Urus Khas dalam senarai juntai bawah untuk memaparkan Isih kotak dialog.
5. Di bawah Kolum menuju ke kotak dialog, pilih Dipinjam dari senarai juntai bawah untuk menyusun data pertama dengan lajur Nama.
6. The Isih pilihan dibiarkan ditetapkan Nilai - kerana jenis ini berdasarkan pada data sebenar dalam jadual.
7. Di bawah Aturan susunan tajuk, pilih Paling Lama ke Terbaru dari senarai drop-down untuk menyusun tarikh
8. Klik okey dalam kotak dialog untuk menutup kotak dialog dan menyusun data.

Sekiranya keputusan penyisihan mengikut tarikh tidak berubah seperti yang dijangkakan, data dalam lajur yang mengandungi kunci jenis mungkin mengandungi tarikh atau masa yang disimpan sebagai data teks dan bukannya nombor (tarikh dan masa hanya data nombor yang diformat).

Data Campuran dan Pelbagai Pantas

Apabila menggunakan kaedah semakan cepat, jika rekod yang mengandungi data teks dan nombor bercampur bersama-sama, Excel menyusun nombor dan data teks secara berasingan dengan meletakkan rekod dengan data teks di bahagian bawah senarai yang disusun.

Excel mungkin juga menyertakan tajuk lajur dalam hasil semacam itu, menafsirkannya sebagai barisan data teks yang lain dan bukan sebagai nama lapangan untuk jadual data.

Amaran Susun Kemungkinan

Sekiranya kotak dialog Susun digunakan, walaupun untuk jenis pada satu lajur, Excel mungkin memaparkan mesej yang memberi amaran kepada anda bahawa ia telah menemui data yang disimpan sebagai teks dan memberi anda pilihan untuk:

• Isikan apa-apa yang kelihatan seperti nombor sebagai nombor.
• Isih nombor dan nombor disimpan sebagai teks secara berasingan.

Jika anda memilih pilihan pertama, Excel akan cuba meletakkan data teks di lokasi yang betul hasil semakan. Pilih pilihan kedua dan Excel akan meletakkan rekod yang mengandungi data teks di bahagian bawah hasil semakan - seperti halnya dengan jenis yang cepat.

Menyusun Data mengikut Hari Minggu atau Bulan dalam Excel

Anda juga boleh menyusun data mengikut hari dalam seminggu atau bulan dalam tahun menggunakan senarai tersuai yang sama yang digunakan oleh Excel untuk menambah hari atau bulan ke lembaran kerja menggunakan pemegang isian. Senarai ini membenarkan pengisihan mengikut hari atau bulan secara kronologi dan bukannya dalam susunan abjad.

Sama seperti pilihan lain, menyusun nilai oleh senarai tersuai boleh dipaparkan dalam naik (Ahad hingga Sabtu / Januari hingga Disember) atau susunan menurun (Sabtu hingga Ahad / Disember hingga Januari).

Dalam imej di atas, langkah berikut telah diikuti untuk menyusun sampel data dalam julat H2 kepada L12 oleh bulan dalam tahun:

1. Serlahkan pelbagai sel untuk disusun.
2. Klik pada Rumah tab reben.
3. Klik pada Urus & Penapis ikon pada reben untuk membuka senarai juntai bawah.
4. Klik pada Urus Khas dalam senarai juntai bawah untuk memaparkan Isih kotak dialog.
5. Di bawah Kolum menuju ke kotak dialog, pilih Bulan Bermula dari senarai drop-down untuk mengisih data mengikut bulan dalam setahun.
6. The Isih pilihan dibiarkan ditetapkan Nilai - kerana jenis ini berdasarkan pada data sebenar dalam jadual.
7. Di bawah Aturan susunan tajuk, klik pada anak panah bawah di sebelah lalai A hingga Z pilihan untuk membuka menu lungsur turun.
8. Dalam menu, pilih Senarai Tersuai untuk membuka Senarai Tersuai kotak dialog.
9. Dalam tetingkap sebelah kiri kotak dialog, klik sekali pada senarai: Januari Februari Mac April… untuk memilihnya.
10. Klik okey untuk mengesahkan pemilihan dan kembali kepada Isih kotak dialog.
11. Senarai yang dipilih -Januari Februari Mac April - akan dipaparkan di bawah Perintah tajuk.
12. Klik okey untuk menutup kotak dialog dan menyusun data mengikut bulan dalam setahun.

Secara lalai, senarai tersuai dipaparkan hanya dalam menaik perintah dalam Senarai Tersuai kotak dialog. Untuk menyusun data dalam urutan menurun menggunakan senarai tersuai selepas memilih senarai yang diinginkan supaya ia dipaparkan di bawah Perintah menuju dalam kotak dialog Susun:

1. Klik pada anak panah bawah bersebelahan dengan senarai yang dipaparkan, seperti Januari Februari Mac April…, untuk membuka menu lungsur turun.
2. Dalam menu, pilih pilihan senarai tersuai yang dipaparkan dalam urutan menurun, seperti Disember, November, Oktober, September …
3. Klik okey untuk menutup kotak dialog dan menyusun data dalam urutan menurun menggunakan senarai tersuai.

Isih mengikut baris untuk menyusun semula lajur dalam Excel

Seperti yang ditunjukkan dengan pilihan jenis sebelumnya, data biasanya disusun menggunakan tajuk lajur atau nama lapangan, dan hasilnya adalah penyusunan semula seluruh baris atau rekod data. Pilihan yang agak kurang dikenali, dan dengan itu, pilihan jenis yang kurang digunakan dalam Excel adalah untuk menyusun mengikut baris, yang mempunyai kesan menyusun semula urutan lajur yang tersisa ke kanan dalam lembaran kerja

Satu sebab untuk menyusun mengikut baris adalah untuk memadankan urutan lajur antara jadual data yang berlainan. Dengan lajur di sebelah kiri yang sama ke urutan yang betul, lebih mudah untuk membandingkan rekod atau untuk menyalin dan memindahkan data di antara jadual.

Menyesuaikan Perintah Lajur

Walau bagaimanapun, sangat jarang mendapat lajur dalam perintah yang betul sebagai tugas yang mudah disebabkan oleh batasan pilihan pesanan jenis menaik dan menurun untuk nilai-nilai. Biasanya, perlu menggunakan urutan jenis tersuai, dan Excel termasuk pilihan untuk menyusun mengikut warna sel atau font atau dengan ikon pemformatan bersyarat.

Cara paling mudah untuk memberitahu Excel urutan lajur adalah untuk menambah satu baris di atas atau di bawah jadual data yang mengandungi nombor 1, 2, 3, 4... yang menunjukkan urutan lajur ke kiri ke kanan. Mengisih mengikut baris kemudian menjadi perkara mudah menyusun lajur terkecil hingga terbesar dengan baris yang mengandungi nombor.

Apabila jenis itu dilakukan, barisan nombor ditambah dengan mudah boleh dihapuskan.

Isih mengikut Contoh Baris

Dalam sampel data yang digunakan untuk siri ini pada pilihan jenis Excel, ID pelajar lajur sentiasa pertama di sebelah kiri, diikuti oleh Nama dan kemudian biasanya Umur.

Dalam contoh ini, seperti yang ditunjukkan dalam imej di atas, lajur telah disusun semula supaya Program lajur pertama di sebelah kiri diikuti oleh Bulan Bermula, ​Nama, dan lain-lain.

Langkah-langkah berikut digunakan untuk menukar urutan lajur kepada yang dilihat pada imej di atas:

1. Masukkan baris kosong di atas baris yang mengandungi nama medan.
2. Dalam barisan baru ini, masukkan nombor berikut ke kiri ke kanan bermula dari ruangan H: 5, 3, 4, 1, 2.
3. Sorot julat H2 hingga L13.
4. Klik pada Rumah tab reben.
5. Klik pada Urus & Penapis ikon pada reben untuk membuka senarai juntai bawah.
6. Klik pada Urus Khas dalam senarai juntai bawah untuk memaparkan Isih kotak dialog.
7. Di bahagian bawah kotak dialog, klik pada Pilihan .. untuk membuka Pilihan Susun kotak dialog.
8. Dalam bahagian Orientasi kotak dialog kedua ini, klik pada Isih kiri ke kanan untuk menyusun urutan lajur yang tersisa ke kanan dalam lembaran kerja.
9. Klik okey untuk menutup kotak dialog ini.
10. Dengan perubahan Orientasi, Kolum menuju ke Isih kotak dialog berubah kepada Row .
11. Di bawah Row tajuk, pilih untuk disusun mengikut Row 2 - baris yang mengandungi nombor tersuai.
12. The Isih pilihan dibiarkan ditetapkan Nilai .
13. Di bawah Aturan susunan tajuk, pilih Terkecil kepada Terbesar dari senarai juntai bawah untuk menyusun nombor dalam baris 2 dalam urutan menaik.
14. Klik okey untuk menutup kotak dialog dan menyusun lajur kiri ke kanan dengan nombor dalam baris 2.
15. Perintah lajur hendaklah bermula dengan Program diikuti oleh Bulan Bermula, Nama, dan lain-lain.

Menggunakan Pilihan Susun Khusus Excel untuk Menyusun semula Lajur

Seperti yang disebutkan di atas, manakala jenis tersuai boleh didapati di dalam kotak dialog Susun dalam Excel, pilihan ini tidak mudah digunakan ketika menyusun semula lajur dalam lembaran kerja. Pilihan untuk membuat susunan jenis tersuai yang terdapat dalam kotak dialog Susun adalah untuk menyusun data dengan warna sel, warna fon, dan ikon.

Kecuali setiap lajur sudah mempunyai pemformatan unik yang digunakan, seperti warna fon atau warna sel, pemformatan perlu ditambahkan pada sel individu dalam baris yang sama untuk setiap lajur yang akan disusun semula.

Sebagai contoh, untuk menggunakan warna fon untuk menyusun semula lajur dalam imej di atas:

1. Klik pada setiap nama lapangan dan tukar warna fon untuk setiap satu, seperti merah, hijau, biru, dll.
2. Dalam kotak dialog Susun, tetapkan Isih mengikut pilihan untuk Warna fon .
3. Di bawah Perintah, secara manual tetapkan perintah nama bidang warna untuk memadankan urutan lajur yang dikehendaki.
4. Selepas menyusun, tetapkan semula warna fon untuk setiap nama bidang.