E-mel telah menggantikan surat siput untuk banyak perniagaan dan komunikasi peribadi yang banyak. Untuk menghantar e-mel terbaik, anda perlu mengetahui beberapa peraturan. Polis etika e-mel tidak akan datang selepas anda jika anda tidak mengikuti mereka, tetapi mereka adalah garis panduan yang membantu anda mengelakkan kesilapan seperti menyinggung seseorang apabila anda tidak bermaksud dan salah faham seperti tersinggung apabila anda tidak bermaksud untuk .
Peraturan asas etika e-mel ini membantu kita semua berkomunikasi dengan lebih baik melalui e-mel, dan ia membayar untuk mengetahui mereka.
01 25Lihatlah Perhatian Sebelum Anda Hantar Mesej
Ketik sekali, lihat dua kali, dan elakkan e-mel yang memalukan yang mempunyai teks yang salah pergi ke penerima atau penerima yang salah. Jadi:
- Jeda sesaat selepas anda melengkapkan e-mel.
- Lihat nama penerima.
- Baca mesej e-mel.
Hanya selepas itu anda perlu memilihHantar. Satu auns pencegahan bernilai seberat penyembuhan.
Di Gmail dan beberapa perkhidmatan e-mel lain, anda boleh mendayakan ciri yang tidak memberangsangkan yang memberikan anda beberapa saat untuk membatalkan kerosakan yang mungkin walaupun menghantar e-mel yang salah. Di mana ini tidak tersedia, cuba kosongkan medan Kepada atau masukkan alamat e-mel anda sendiri, jadi anda diingatkan untuk melihat rupa terakhir sebelum menghantar.
02 25Jangan lalai untuk Balas Semua
Jika "Balas" adalah baik, maka "Balas kepada Semua" mestilah lebih baik. Betulkah itu?
Berhati-hati dengan peti masuk penerima dan jangan hantar balasan kepada orang yang tidak memerlukannya.
03 dari 25Simpan E-mel pendek
Jangan menakutkan penerima dengan terlalu banyak teks. Tulis mesej pendek dan mudah untuk memahami.
04 25Gunakan Ciri Quote Secara Baik
Adakah anda berfikir mengutip teks asal dalam balasan e-mel anda banyak kerja? Ia tidak. Kadang-kadang, penting untuk kesinambungan. Penerima anda mungkin tidak tahu apa yang anda jawab, tetapi jika anda memetik bahagian mesej penghantar dalam jawapan anda, niat anda jelas.
Dalam kebanyakan kes, anda boleh menyalin bahagian e-mel penghantar dan kemudian pilih "Paste as quotation" (atau kata kerja serupa) dalam balasan anda. Jika mesej penghantar panjang, anda biasanya tidak perlu memetik keseluruhan perkara.
05 25Tulis Talian Subjek E-mel Efektif
Adakah anda membuat kesilapan bodoh dalam subjek e-mel anda? Kunci untuk membaca mesej anda, ternyata tidak bijak. Sebaliknya, fokuskan pada memberi garis bawah mesej atau meringkaskan mesej. Jangan kata-kata dan lepaskan kata-kata yang tidak perlu. Jika anda mahu penerima mengambil tindakan, katakan demikian dalam baris subjek.
06 dari 25Bersihkan E-mel Sebelum Menghantar Mereka
Mengemukakan e-mel adalah cara yang bagus untuk berkongsi idea, tetapi pastikan idea asal tidak hilang dalam penggelapan. Adalah baik untuk menggunakan tangan yang berat dalam menyunting bahagian rantai e-mel yang tidak terpakai kepada penerima pemajuan - selagi bahagian yang dipadam tidak mengubah niat mesej.
07 dari 25Apabila dalam Keraguan, Kirimkan E-mel Teks Biasa, Tidak Kaya HTML
Tidak semua orang boleh menerima e-mel diformat anda. Ada juga yang mungkin marah. Untuk selamat daripada menyesal, jadi hantar e-mel teks biasa apabila ragu-ragu. Ini amat penting dalam penetapan perniagaan, di mana masa mungkin terhad.
08 dari 25Jangan Teruskan Hoaxes E-mel
Anda mungkin mencurigakan apabila anda melihat penipuan e-mel yang terlalu menghairankan di dalam peti masuk anda. Jangan membuat kesilapan penghantaran melalui e-mel apa-apa cerita yang anda belum menyiasat diri anda dan mengesahkannya benar.
09 25Jangan menyebarkan Virus
Pastikan anda tidak menyebarkan cacing dan virus melalui e-mel atau bertindak sebagai kenderaan untuk menyebarkan spam. Semua ini boleh disebabkan oleh e-mel yang berniat jahat. Mujurlah, terdapat perlindungan: Gunakan perisian anti-virus, menyimpannya terkini, dan imbas fail individu secara percuma.
- Perisian Windows Anti-Virus Atas
- Perisian Mac Anti-Virus Top
- VirusTotal untuk mengimbas fail dan URL dalam talian
Terangkan Mengapa Anda Teruskan
Komunikasi yang lebih baik menjadikan hubungan yang lebih baik. Untuk memajukan e-mel dan pautan dengan cara yang berkongsi maklumat yang relevan dan memupuk ikatan, ejaan di atas e-mel, mengapa anda fikir penerima akan mendapati maklumat yang anda kongsi menarik.
11 dari 25Biarkan Orang Tahu Email Mereka Telah Diterima
Penapis span adalah tambahan yang dialu-alukan untuk perkhidmatan e-mel, tetapi mereka tidak sempurna. Kadang-kadang, mereka akan mendapat e-mel penting. Ganti orang lain tentang kebimbangan ini dan beritahu mereka bahawa anda mendapat e-mel mereka.
12 dari 25Tanya Sebelum Anda Hantar Lampiran Besar
Jangan menyumbat sistem e-mel dengan menghantar lampiran besar atau lakukan hanya dengan kebenaran.
13 dari 25Bercakap Mengenai Satu Subjek Per E-mel Sahaja
Buat dunia yang kurang mengelirukan. Cuba untuk bercakap mengenai satu subjek per mesej sahaja. Untuk subjek lain, mulakan e-mel baru.
14 dari 25Perkara Tanda baca
Comma, usus besar, tanda hubung, dan titik koma - semuanya wujud dengan alasan: Mereka memudahkan untuk memahami makna yang dimaksudkan dalam sebuah ayat. Jangan membuat hidup lebih sukar dan mungkin kurang menarik untuk penerima e-mel anda. Perhatikan tanda baca.
15 dari 25Gunakan Akronim Sparingly
DYK? Tidak semua orang tahu setiap akronim, dan singkatan ini tidak menjimatkan banyak masa lagi. Oleh itu, gunakan sedikit jika ada akronim, dan hanya jika anda pasti penerima tahu maksudnya. Sukar untuk membuat seseorang menjalankan carian pada sesuatu dalam e-mel anda.
16 dari 25Ubah saiz Gambar kepada Proporti Berguna untuk E-mel
Apabila foto anda kelihatan baik dalam e-mel anda, anda kelihatan baik. Pastikan imej e-mel terpasang anda tidak lebih besar daripada skrin dengan mengubah saiznya dalam gaya - dalam talian dan percuma.
17 dari 25Menulis dalam semua Caps Is Shouting
Jangan berteriak dalam e-mel anda kecuali anda maksudkan. Teks yang ditetapkan dalam semua huruf besar ditafsirkan sebagai menjerit dan ia juga sukar dibaca.
18 dari 25Berhati-hati Dengan Ironi dalam E-mel
Tidak, betul! Saya maksudkannya. Jujur!
Satu medium yang menawarkan konteks kecil seperti e-mel tidak sesuai dengan ironi dan sindiran, walaupun anda tahu penerima.
19 daripada 25Tangkap Typos dengan Mencetak E-mel Anda
Untuk e-mel yang penting, formal, kerjaya atau surat cinta, cetak draf sebelum anda mengklikHantar.
Pada salinan cetak dan dengan pensel di tangan, anda sering boleh mencari tanda-tanda kesilapan atau salah letak kerana anda atau pemeriksa ejaan anda ditangkap. Pekerjaan / hubungan yang anda simpan mungkin menjadi milik anda sendiri.
20 dari 25Tetapkan Jam Sistem anda
Pastikan anda tidak menghantar mesej dari 1981 atau 3078.
21 dari 25Apabila di Keraguan, E-mel Akhir Dengan "Terima Kasih"
Jika anda tidak tahu bagaimana untuk mengucapkan selamat tinggal pada akhir e-mel, ada satu perkara yang hampir selalu sesuai. Terima kasih.
22 dari 25Di mana untuk meletakkan tandatangan anda
Tanpa garis yang mengatakan "tandatangan di sini," bagaimana anda membuat keputusan untuk meletakkan tandatangan e-mel anda? Letakkannya betul-betul di bawah hujung teks anda.
23 dari 25Tertanya-tanya "Bagaimana Meletakkan Itu dalam Penulisan?" Gunakan "Itu"
Pernahkah anda perasan bagaimana orang yang anda faham dengan sempurna apabila anda mendengarnya menjadi samar dan terperanjat apabila mereka mula menulis?
Jangan menjadi seperti mereka. Beritahu ia seperti itu dan katakan ia dengan cara yang sama yang anda akan perbualan bersemuka. Sekarang bukan masa untuk menarik perhatian mereka dengan penguasaan bahasa Inggeris. Pergi untuk pendek dan manis.
24 dari 25Memampatkan Fail
Kecil cantik, sekurang-kurangnya ketika datang ke lampiran e-mel. Oleh itu, buat fail lebih kecil sebelum anda menghantarnya melalui e-mel.
25 dari 25Elakkan "Saya Terlalu" Mesej
"Saya juga" tidak cukup kandungan untuk menjamin e-mel. Ia menjengkelkan. Tunggu sehingga anda mempunyai sesuatu untuk ditambahkan kepada perbualan untuk membalasnya.
