Gunakan Kekunci Pintasan Excel untuk Cepat Simpan Kerja Anda

Anda telah meletakkan banyak kerja ke dalam spreadsheet Excel anda, jangan biarkan ia hilang kerana anda terlupa untuk menekan butang simpan. Gunakan petua ini untuk memastikan kerja anda selamat dan disimpan untuk kali seterusnya anda memerlukan fail penting itu. Atau, jika anda perlu berkongsi kerja anda, pelajari cara dengan mudah melakukannya dengan fungsi simpan PDF.

Gunakan Excel Simpan Kekunci Pintasan

Selain menyimpan fail buku kerja menggunakan pilihan Simpan yang terletak di bawah Menu fail atau Simpan ikon pada Bar alat Quick Access, Excel mempunyai pilihan untuk menyimpan menggunakan kekunci pintasan pada papan kekunci. Gabungan utama untuk jalan pintas ini ialah:

Ctrl + S

Sekiranya fail tersebut telah disimpan sebelum ini, penunjuk tetikus akan berubah ke ikon jam pasir sementara simpanan berlaku. Jika tidak, jika buku kerja disimpan untuk kali pertama, Simpan sebagai kotak dialog akan dibuka.

Simpan Masa Pertama

Apabila fail disimpan untuk kali pertama, dua keping maklumat mesti dinyatakan dalam Simpan sebagai kotak dialog, termasuk nama fail dan lokasi di mana ia akan disimpan.

Nama fail boleh mengandungi sehingga 255 aksara termasuk ruang.

Simpan Sering

Sejak menggunakan Ctrl + S jalan pintas adalah cara mudah untuk menyimpan data, adalah idea yang baik untuk menyimpan dengan kerap - sekurang-kurangnya setiap lima minit - untuk mengelakkan kehilangan data jika terjadi kemalangan komputer.

Simpan Penyimpanan Lokasi

Sejak Excel 2013, ada kemungkinan lokasi pin disimpan yang sering digunakan di bawahSimpan sebagai . Melakukannya menyimpan lokasi mudah diakses di bahagian atas senarai Folder Terkini. Tiada had untuk bilangan lokasi yang boleh disematkan. Untuk pin lokasi simpan:

1. Klik padaFail> Simpan sebagai.
2. Di dalamSimpan sebagai tetingkap, letakkan penunjuk tetikus di lokasi yang dikehendaki di bawahFolder terkini - di sebelah kanan sebelah kanan skrin, imej mendatar kecil pin tekan muncul untuk lokasi tersebut.
3. Klik padapinuntuk lokasi tersebut. Imej berubah kepada imej menegak dari drop-pin bawah tekan yang menunjukkan lokasi kini disematkan ke bahagian atas Folder Terkini senarai.
4. Untuk membongkar lokasi, klik padaimej pin push menegaksekali lagi untuk mengubahnya kembali ke pin mendatar.

Simpan Lembaran Kerja Excel sebagai Fail PDF

Salah satu ciri yang diperkenalkan pada Excel 2010 ialah keupayaan untuk menukar atau menyimpan fail spreadsheet Excel dalam Format PDF. Fail PDF (Format Dokumen Portable) membolehkan orang lain melihat dokumen tanpa memerlukan program asal, seperti Excel, yang dipasang pada komputer mereka.

Sebaliknya, pengguna boleh membuka fail dengan program pembaca PDF percuma seperti Adobe Acrobat Reader. Fail PDF juga membolehkan anda membiarkan orang lain melihat data hamparan tanpa memberi mereka keupayaan untuk mengubahnya.

Menyimpan Lembaran Kerja Aktif dalam Format PDF

Apabila menyimpan fail dalam format PDF, secara lalai hanya semasa, atau aktif lembaran kerja - iaitu lembaran kerja pada skrin - disimpan. Langkah-langkah untuk menyimpan lembaran kerja Excel dalam format PDF menggunakan ExcelSimpan sebagai pilihan jenis fail adalah:

1. Klik padaFailtabriben untuk melihat pilihan menu yang ada.
2. Klik pada Simpan sebagai pilihan untuk membuka dialog Save As.
3. Pilih lokasi untuk menyimpan fail di bawahSelamatkan talian.
4. Taipkan nama untuk fail di bawahNama failtalian di bahagian bawah.
5. Klik pada anak panah bawah di hujungSimpan sebagai jenis talian.
6. Tatal melalui senarai untuk mencari dan klik pada PDF (* .pdf)pilihan untuk menjadikannya muncul di dalamSimpan sebagai jenis baris kotak dialog.
7. KlikSimpanuntuk menyimpan fail dalam format PDF dan menutup kotak dialog.

Simpan Buku Keseluruhan Sepenuhnya dalam Format PDF

Seperti yang dinyatakan, lalaiSimpan sebagai pilihan hanya menyimpan lembaran kerja semasa dalam format PDF. Ikuti langkah ini untuk menyimpan keseluruhan buku kerja anda sebagai fail PDF:

1. Buka Simpan sebagai kotak dialog.
2. Buka Lebih Banyak Pilihan.
3. Klik padaPDF (* .pdf) pilihan untuk membuat butang Opsyen muncul dalam baris Simpan sebagai kotak dialog.
4. Klik pada butang untuk membukaPilihankotak dialog.
5. Pilih Keseluruhan Buku Kerjadalam Terbitkan bahagian apa.
6. Klikokeyuntuk kembali keSimpan sebagai kotak dialog.
7. KlikSimpanuntuk menyimpan buku kerja anda dalam format PDF dan tutup kotak dialog.

Butang Opsyen hanya akan kelihatan selepas jenis fail ditukar kepada PDF (* .pdf) dalam kotak dialog Simpan Sebagai. Ia memberi anda beberapa pilihan mengenai maklumat dan data yang disimpan dalam format PDF.

AutoSave ke OneDrive

Jika anda menggunakannya Microsoft Office 365, Excel akan secara autosave secara automatik apabila anda memilih storan awan OneDrive syarikat sebagai lokasi simpan anda. Ciri baru menyimpan dokumen anda setiap beberapa saat, menghapuskan keperluan untuk terus menekan butang Simpan atau sebarang kekunci pintas yang sama - itu satu aspek yang kurang untuk anda bimbang tentang ketika bekerja.

Untuk fungsi AutoSave berfungsi, anda mesti menyimpan dokumen anda ke lokasi dalam folder OneDrive anda. Fungsi AutoSave tidak berfungsi dengan mana-mana lokasi lain pada PC atau Mac anda.

Jika anda mempunyai Office 365 dan menyimpan fail anda kepada OneDrive, pastikan bahawa AutoSave fungsi diaktifkan dengan memeriksa suis togol di penjuru kiri atas skrin Excel. Apabila diaktifkan, suis akan berkata Pada. Untuk mematikan ciri dan menyimpan kerja anda secara manual, hanya klik pada suis untuk mengubahnya Off.