Ia tidak lagi dianggap gila untuk memakai jins di tempat kerja atau merebut minuman dengan bos anda selepas berjam-jam, tetapi apabila menggunakan emojis dalam e-mel, garis-garis itu akan menjadi sedikit blurrier.
Ia sukar untuk mengemudi etika e-mel profesional. Tetapi kemungkinan besar cara utama anda berhubung dengan bos dan rakan sekerja anda (selain itu, anda tahu, secara peribadi). Dan ini bermakna setiap mesej yang anda hantar adalah peluang untuk membuat kesan yang baik … atau yang buruk.
Berikut adalah sembilan peraturan e-mel kerja yang mesti anda ikuti-jika anda ingin mengekalkan reputasi dalam talian anda utuh.
1. Mulakan Dengan Talian Tertakluk Pepejal
Jika anda menghantar e-mel kepada salah seorang atasan anda, perhatikan bahawa mereka mungkin mempunyai beratus-ratus mesej dalam peti masuk mereka.
Jadi apa yang bos anda lakukan dengan kebanyakan mereka? Sama ada tekan kekunci atau bintangkannya untuk kemudian (dan tidak pernah membacanya). Ini bermakna anda hanya mempunyai satu peluang untuk mendapatkan perhatian mereka: Barisan subjek menarik dapat membantu memastikan mereka sebenarnya membukanya.
2. Menonton Perkataan Anda
Pernahkah anda menerima mesej teks yang berakhir dengan tempoh? Jika ya, anda mungkin fikir orang yang menghantarnya kepada anda sangat gila pada anda (walaupun mereka hanya cuba menggunakan tanda baca yang betul).
Itu kerana jenis kata yang anda gunakan boleh menenangkan atau mengganggu seseorang dengan serta-merta. Elakkan menggunakan kata-kata seperti "hey" atau "mendesak" dan gunakan "anda" atau "hari ini" sebaliknya. (Bingung lebih banyak penjelasan di bawah.)
3. Tulis Seperti Editor
Anda mungkin tidak menulis kertas kolej, tetapi itu tidak bermakna anda tidak mendapat nilai. Tata bahasa yang buruk, kesilapan ejaan, dan walaupun kekurangan pengenalan, tubuh, dan kesimpulan membuat anda terdengar seolah-olah anda cuba masuk ke peti masuk sifar, bukan menjadi pekerja yang bertanggungjawab.
4. Berwibawa Masa Orang
Jika anda akan menghantar seseorang e-mel, beritahu mereka mengapa anda menghantarnya.
Jika, contohnya, anda melampirkan persembahan, beritahu mereka dengan tepat apa yang anda mahu langkah seterusnya mereka (Adakah anda memerlukan kelulusan mereka? Adakah anda mahu mereka menambah slaid?). Jika anda pergi ke CC seseorang, beritahu mereka mengapa mereka telah dimasukkan.
5. Gunakan Emojis dengan berhati-hati
Inilah perkara tentang emojis: Bukan semua peminat mereka. Sekalipun anda bekerja dalam persekitaran yang santai, masih ada persentase signifikan dari penduduk yang menganggapnya tidak profesional. Jangan risikan jika anda tidak pasti bagaimana ia akan diterima.
6. Lampirkan Lampiran
Kedengarannya jelas, tetapi kita semua bersalah atas pelanggaran e-mel ini pada lebih dari satu kali.
Semak sebelum anda tekan hantar: Adakah anda melampirkan lampiran yang anda katakan akan anda pasangkan? (Katakanlah 10 kali cepat.)
7. Kuku Tanda Tangan Anda (Tanpa "Terbaik" Biasa)
Anda perlu menamatkan e-mel anda dengan menandatangani, tetapi itu tidak bermakna anda perlu mengatakan "terbaik" atau "terima kasih" pada akhir setiap mesej (terutama jika anda tidak mempunyai apa-apa untuk bersyukur).
Sebaliknya pilihlah salam yang profesional, namun berfungsi. Cuba "salam, " "dengan hormat, " atau "Saya akan bercakap dengan anda tidak lama lagi."
8. Gunakan Tandatangan Profesional (Walaupun di Telefon Anda)
Sekiranya anda baru membuat e-mel yang profesional, ditulis dengan baik, mengapa anda mahu mengakhirinya dengan "Dihantar dari iPhone saya"? Sebaliknya, pilih tandatangan yang mudah, termasuk tajuk anda, profil media sosial anda, laman web anda, dan mungkin juga gambar muka anda.
9. Tahu Apabila Tidak Hantar E-mel
Sudah tentu, tidak kira betapa baiknya etika anda, semuanya tidak boleh dilakukan sekiranya anda menghantar e-mel sesuatu yang anda tidak patut.
Contohnya, jika anda memerlukan sambutan yang sangat cepat dari seseorang, hubungi mereka sebaliknya. Dan jika anda ingin meminta bos anda untuk meningkatkan, menjadualkan mesyuarat (anda tidak mahu perbualan itu melalui e-mel).
Selagi anda mengikuti sembilan peraturan ini, anda akan sentiasa mendapatkan e-mel anda membaca dan membalasnya. Dan hei, anda mungkin akan memberi kesan yang baik kepada bos anda semasa anda berada di situ!
