Tahniah! Anda telah mendapat bahagian yang sukar: menyewa laporan langsung baru untuk menyertai barisan anda. Semoga mereka akan bermula tidak lama lagi dan anda boleh meneruskan semua matlamat yang menarik yang telah anda tetapkan untuk mereka dalam peranan barunya.
Tetapi sebelum hari pertama mereka tiba, ada beberapa perkara yang anda patut lakukan sebagai pengurus untuk mempersiapkan diri untuk mengalu-alukan pekerja baru dengan tangan terbuka. Ada yang lebih logistik seperti memikirkan di mana mereka akan duduk dan apa yang akan mereka kerjakan dalam minggu pertama mereka-sementara yang lain adalah tentang memastikan bahawa orang berasa dihargai, disertakan, dan selesa masuk ke persekitaran kerja baru. Malah, banyak petua ini diambil dari perkara yang kami lakukan di sini di The Muse apabila pekerja baru menyertai pasukan kami.
Inilah yang perlu anda lakukan pada minggu sebelum mereka tiba.
1. Sambungkan Mereka pada LinkedIn
Anda akan bekerjasama rapat, jadi mengapa tidak membiarkan mereka masuk ke rangkaian profesional anda? Anda pastinya tidak mahu meminta canggung meminta mereka selepas berbulan-bulan menghabiskan duduk bersebelahan dengan mereka setiap hari.
Di samping itu, ini adalah peluang yang baik untuk mengalu-alukan mereka sebelum mereka memasuki pejabat. Apabila anda meminta untuk menyambung, masukkan nota bagus di sepanjang baris:
Atau
2. Buat Dokumen Onboarding
Ini mungkin langkah paling penting untuk diambil apabila anda mengupah seseorang yang baru. Dokumen ini akan menjadi rakit kehidupan seseorang apabila mereka berada dalam peranan mereka. Ia harus termasuk:
- Matlamat anda untuk orang pertama 30, 60, dan 90 hari pertama
- Garis besar tugas yang anda harapkan mereka untuk memiliki atau mengambil alih
- Sebarang dokumen, pautan, kalendar, atau log masuk yang diperlukan
- Sebarang mesyuarat yang dijangkakan akan hadir dalam beberapa minggu pertama atau kerap kali
- Nama, maklumat hubungan, dan latar belakang ahli pasukan dan rakan sekerja mereka akan bekerjasama
Akhirnya, lebih banyak dokumen anda lebih baik-dengan cara ini anda secara proaktif menjawab sebarang pertanyaan yang mungkin mereka ada.
Dalam banyak kes, ia mungkin masuk akal untuk mempunyai rakan sepasukan langsung orang yang menyumbang maklumat mengenai projek yang akan mereka kerjakan bersama atau harus tahu. Ini memberikan sewa baru anda untuk menurunkan harga, sementara juga membolehkan laporan langsung lain anda merasa lebih terlibat dalam latihan rakan sepasukan barunya.
Beruntung untuk anda, kami mempunyai template onboarding yang sempurna untuk anda bekerja. Dicipta oleh pengasas dan presiden kami, Alex Cavoulacos, ini adalah templat yang sering kami gunakan untuk membantu ahli pasukan terbaharu kami.
3. Tuliskan Soalan Awal Anda
Kepala anda mungkin berenang dengan idea, soalan, dan peluang untuk pekerja baru ini.
Daripada membiarkan pemikiran ini hilang, mulailah dokumen untuk mencatat apa yang ada dalam minda. Anda mungkin mendapati anda tidak perlu atau ingin mengatasinya apabila orang itu sebenarnya bermula, tetapi setelah mereka menulisnya akan membuat anda merasa yakin anda telah menutup segala-galanya.
4. Tembak Mereka E-mel
Pemimpin terbaik melakukannya! Mengapa? Nah, seperti yang ditulis oleh penulis dan editor Muse Stav Ziv, pekerja baru anda mungkin hanya meneruskan pernyataan yang melelahkan dan beralih dari peranan terakhir mereka. Dan, "sebagai pengurus yang mahu orang ini memukul landasan, anda pasti akan membenci pekerja baru anda yang berkilat untuk bermula dengan nota tekanan."
Menghantar e-mel sebelum mereka mula menyampaikan betapa gembiranya anda bahawa mereka menyertai pasukan akan membuat mereka lebih teruja untuk pengembaraan mereka yang seterusnya. Ia juga boleh merangkumi beberapa perkara penting juga. Jelas sekali anda mahu mengalu-alukan mereka ke pasukan, tetapi anda juga boleh menggunakan nota itu-jika HR belum lagi-untuk menangani tarikh dan masa kedatangan rasmi mereka, membincangkan kod atau budaya pakaian syarikat, meminta sebarang dokumen yang berkaitan seperti pasport atau ID mereka, atau bahkan memberikan garis besar jadual pertama mereka.
Sudah tentu, anda harus selalu berakhir dengan memberitahu mereka bahawa anda gembira menjawab apa-apa soalan sebelum mereka memulakannya. Sebagai seseorang yang berada di sisi lain, saya pasti anda tahu betapa menakutkannya untuk memulakan kerja baru dengan konteks zero. Jadi menjadikannya sangat mudah bagi mereka untuk berasa selesa berjalan di pintu pada hari pertama.
mengenai apa yang menyambut e-mel yang sepatutnya kelihatan seperti (dan gunakan templat berguna!).
5. Dapatkan Ruang Meja Mereka Secara Perintah
Ini mungkin memerlukan bantuan IT, tetapi memastikan semua teknikal dikehendaki. Mendapatkan ini dilakukan sekarang menjimatkan anda daripada menghabiskan masa tiga jam pada hari yang memikirkan bagaimana cara menukar komputer riba mereka.
Adakah mereka mempunyai komputer yang sedia untuknya, dan dikenakan dan dikemas kini? Adakah mereka mempunyai akaun e-mel yang disediakan? Bagaimana pula dengan menubuhkan sistem sembang dalaman anda atau program penting lain yang perlu mereka akses kepada?
Adakah ruang meja mereka bersih dan kosong? Adakah anda pasti anda telah memindahkan semua yang dimiliki oleh orang terakhir yang duduk di sana? Adakah terdapat peralatan lain-papan kekunci, tetikus, USB, monitor tambahan, kord sambungan, atau kabinet pemfailan-mereka mungkin memerlukannya?
Ini kemungkinan besar berhenti pertama pekerja baru anda apabila mereka tiba, jadi buatlah ruang yang mengalu-alukan. Melontar di beberapa swag syarikat, snek kegemaran mereka, atau kad yang ditandatangani oleh pasukan tidak menyakitkan!
6. Hantar Lebih Banyak Dokumen Yang Berkaitan
Ini mungkin termasuk dalam e-mel anda untuk sewa baru, tetapi ia juga mungkin masuk akal untuk berkongsi dokumen yang anda ingin mereka semak terlebih dahulu dalam e-mel yang berasingan. Ini boleh menjadi buku panduan dan pakej manfaat pekerja syarikat anda atau dokumen onboarding pasukan anda.
Walau apa pun, memberi konteks orang itu supaya mereka tahu mengapa anda berkongsi dokumen-dokumen ini, apa yang mereka maksudkan untuk peranan mereka, apabila anda mengharapkan mereka melihatnya, dan jika mereka perlu menyediakan apa-apa.
(Oh, dan tentu saja, pastikan semua sumber-sumber ini terkini dan tepat sebelum sewa baru anda digali ke dalamnya.)
7. Cari Pejabat "Mentor"
Mungkin syarikat anda mempunyai program buddy. Di The Muse, setiap sewa baru diberikan "Muse Buddy" dari pasukan lain yang mereka ambil kopi dengan minggu pertama mereka untuk bercakap tentang budaya syarikat kami dan bergaul di luar pejabat.
Sekiranya tidak ada sistem formal yang ada, pertimbangkan untuk menyiapkan sewa baharu anda yang akan datang dengan "mentor" di luar pasukan anda-ia boleh menjadi seseorang yang mereka tidak boleh bekerja secara langsung atau seseorang dalam jabatan yang sama sekali berbeza.
Ini membantu penyewa baru dengan serta-merta mengenali orang lain di dalam syarikat itu, dan ia juga memberi mereka satu lagi outlet untuk bertanya soalan yang mereka mungkin takut untuk membawa seorang pengurus yang mereka tidak tahu. Mempunyai hubungan pihak ketiga boleh mengurangkan beberapa kebimbangan mereka dan membolehkan mereka menjadi lebih terbuka dan ingin tahu tentang budaya dan aliran kerja syarikat anda.
Pastikan siapa sahaja yang anda pilih tersedia dan ingin menjadi mentor-tidak lebih buruk daripada menyambung sewa baru anda kepada seseorang yang segera memanah mereka.
8. Blok Masa pada Kalendar Anda Sendiri dan Tetapkan Setiap Mesyuarat Penting
Sama seperti anda perlu menyediakan sewa baru anda untuk mendapatkan onboarded, anda juga perlu menyediakan diri anda untuk melakukan onboarding.
Latihan seorang pekerja baru memerlukan waktu yang biasanya anda habiskan untuk tanggungjawab harian anda. Oleh itu, pintar untuk mengetepikan slot secara proaktif apabila anda akan bekerjasama rapat dengan orang ini supaya anda boleh mengukur bagaimana anda akan dapat kerja yang lain selesai.
Bukan sahaja anda perlu menjadualkan sekurang-kurangnya satu pertemuan satu persatu pada setiap hari minggu pertama mereka untuk menyemak kemajuan mereka, tetapi juga meluangkan masa untuk sesi latihan yang mereka perlukan untuk menghadiri yang akan anda ikuti.
Melakukan ini memberi peluang kepada anda untuk menempah sebarang bilik persidangan atau sumber lain yang mungkin anda perlukan. Sekiranya anda berada di atas pekerja jauh, contohnya, anda ingin memastikan sembang video anda berfungsi dan anda berdua mempunyai ruang untuk bercakap secara peribadi. Atau, jika anda perlu membuat gelung dalam ahli pasukan ketiga (atau beberapa), anda perlu menyemak dan melihat sama ada mereka bersedia untuk bertemu hari itu.
9. Jadualkan Makan Siang Pasukan / Kopi / Minuman
Memukul landasan adalah keutamaan, tetapi juga mengenali pekerja anda sebagai orang (dengan kehidupan di luar kerja!) - dan membiarkan seluruh pasukan anda mengenali mereka juga.
Jaduallah satu perjamuan (atau dua) untuk pasukan anda untuk mengambil makan tengah hari, kopi, atau minuman bersama-sama supaya ia berada di kalendar setiap orang dari masa ke masa. Anda boleh menyimpannya intim dengan hanya pasukan langsung anda, tetapi jika syarikat itu lebih kecil, anda boleh mempertimbangkan untuk mengundang jabatan lain yang anda bekerjasama untuk turut serta.
Ini bukan tentang memamerkan bakat terbaru anda, melainkan memberi pekerja baru anda dengan peluang untuk ikatan dengan rakan-rakan mereka di luar pejabat. Dan menjadi bos yang menghargai kemesraan dan keseronokan seperti kerja keras. Teruskan perbincangan dengan topik yang berkaitan dengan bukan kerja (tetapi tetap sesuai). Sekiranya anda memerlukan permulaan perbualan, lihat soalan-soalan yang menarik untuk anda.
Apabila saya mula-mula memulakan, seluruh pasukan editorial pergi makan tengah hari yang menyenangkan, dan kami telah melakukan perkara yang sama untuk anggota pasukan baru yang lain. Bukan sahaja merawat berbelanja di atas kad syarikat, tetapi ia juga langsung menghancurkan sebarang kekaguman yang kita rasakan kepada satu sama lain.
Semak semua perkara ini dari senarai anda, dan pekerja baru anda akan bermula pada nota terbaik-dan begitu juga anda!
