Apa sahaja data yang anda ada, a spreadsheet, seperti Excel, adalah tempat yang bagus untuk menyimpannya. Excel mempunyai alat terbina dalam untuk membantu anda menjejaki data, dan untuk mencari maklumat khusus apabila anda menginginkannya. Dengan beratus-ratus lajur dan beribu-ribu baris, hamparan Excel boleh memegang sejumlah besar data.
Excel juga lebih mudah digunakan daripada program pangkalan data sepenuhnya seperti Microsoft Access. Data boleh dimasukkan dengan mudah ke dalam spreadsheet, dan, dengan hanya beberapa klik tetikus, anda boleh menyusun data anda dan mencari apa yang anda mahukan.
Memasuki Data ke dalam Jadual Excel
Format asas untuk menyimpan data dalam Excel adalah jadual. Dalam jadual, data dimasukkan dalam baris. Setiap baris dikenali sebagai rekod. Sebaik sahaja jadual telah dibuat, alat data Excel boleh digunakan untuk mencari, menyusun, dan menapis rekod untuk mencari maklumat tertentu.
Memasuki Data Jadual Anda
Langkah pertama dalam membuat jadual ialah memasukkan data. Apabila berbuat demikian, adalah penting untuk memastikan ia dimasukkan dengan betul. Sebagai contoh, pastikan anda tidak meninggalkan sebarang sel kosong semasa membuat jadual anda, tindakan sedemikian boleh menyebabkan masalah di masa depan.
Kesilapan data, disebabkan oleh kemasukan data yang salah, adalah sumber banyak masalah yang berkaitan dengan pengurusan data. Jika data dimasukkan dengan betul pada mulanya, program ini lebih cenderung memberikan anda kembali hasil yang anda inginkan.
Barisan dan Lajur Excel
Baris dalam Jadual
Seperti yang disebutkan di atas, baris data dikenali sebagai rekod. Semasa memasuki rekod, ingatlah garis panduan ini:
- Tinggalkan tiada baris kosong dalam jadual yang dicipta, tidak juga antara tajuk dan baris pertama data.
- Rekod boleh mengandungi data mengenai hanya satu item tertentu.
- Rekod juga mesti mengandungi SEMUA data dalam senarai tentang item itu. Tidak dapat maklumat mengenai item di lebih daripada satu baris.
- Untuk membuat senarai, jadual data perlu mengandungi sekurang-kurangnya dua rekod data.
Lajur dalam Jadual
Walaupun baris dalam jadual dirujuk sebagai rekod, lajur dikenali sebagai bidang. Setiap lajur memerlukan tajuk untuk mengenal pasti data yang terkandung di dalamnya; tajuk ini dipanggil nama lapangan.
- Nama lapangan digunakan untuk memastikan data untuk setiap rekod dimasukkan dalam urutan yang sama.
- Pastikan semua data dalam lajur dimasukkan menggunakan format yang sama. Jika anda mula memasukkan nombor sebagai digit (seperti 10 atau 20), simpannya. Jangan ubah sebahagian jalan dan mula memasukkan nombor sebagai kata-kata (seperti sepuluh atau dua puluh). Selaras.
- Tidak biarkan ruangan kosong dalam jadual.
- Untuk membuat senarai, jadual perlu sekurang-kurangnya dua tiang lebar.
Membuat Senarai dalam Excel
Menggunakan Pilihan Penapis
Apabila data telah dimasukkan dengan betul ke dalam jadual dengan tajuk yang betul, ia boleh ditukar ke senarai menggunakan Penapis pilihan.
- Pilih mana-mana sel dalam jadual.
- Pilih Laman Utama> Urus & Penapis> Penapis dari tab Laman Utama.
- Jadual ini sekarang akan menunjukkan anak panah drop-down kecil di sebelah setiap tajuk.
Menguruskan Senarai Data anda
- Akan diturunkan anak panah bawah di sebelah setiap nama lapangan yang membuka menu drop-down apabila di klik.
- Menu drop-down mengandungi pilihan untuk menyusun senarai oleh mana-mana nama medan dan untuk mencari senarai untuk rekod yang sepadan dengan kriteria tertentu.
