Terdapat wabak di luar sana-wabak e-mel yang buruk.
Saya benar-benar menyedarinya selepas kira-kira kelima kali bos saya mengulas pada e-mel saya menghantarnya untuk melihat: "Itu e-mel yang sangat baik!" Saya tidak fikir ia adalah sesuatu yang istimewa, sehingga saya mula memberi perhatian yang lebih mendalam terhadap e-mel Saya terima. Terdapat kesilapan tatabahasa yang mengerikan, kesilapan ejaan yang memalukan, nama yang salah, emotikon, kekurangan ucapan yang sepatutnya atau persembahan yang baik, dan tulisan lama yang buruk. Saya boleh pergi dan terus.
Bukannya kita tidak cekap, orang. Kami tidak meletakkan penjagaan ke e-mel kami yang banyak di antara mereka layak. Penjagaannya, katakan, seorang editor mungkin memberikan artikel.
Jadi, untuk membantu kami semua memperbaiki komunikasi tempat kerja kami, berikut adalah panduan editor untuk menulis e-mel yang akan menghormati anda (dan respons). Simpan idea-idea ini di masa akan datang apabila anda akan melalui peti masuk anda-dan lihat apa kesan beberapa perubahan kecil.
Perlahankan
Saya tahu kita semua dalam perlumbaan untuk masuk ke peti masuk sifar. Dan, dalam sesetengah kes, melancarkan e-mel pantas masuk akal: apabila anda berada di tengah-tengah komunikasi yang panjang dengan rakan sekerja yang rapat, apabila anda hanya menembak dokumen ke bos anda, dan sejenisnya.
Tetapi, untuk sebahagian besar, komunikasi yang berkesan (dan penulisan yang baik) memerlukan masa. Ia mengambil masa untuk merumuskan pemikiran anda, untuk mengetahui apa yang sebenarnya anda katakan, dan untuk menulis mesej anda secara jelas. Dan pada akhirnya, itulah e-mel itu-suatu bentuk komunikasi. Bukan tugas.
Jadi, kali seterusnya anda perlu menulis e-mel yang lebih mendalam kepada seseorang, beri masa yang sewajarnya. Sekatkannya pada kalendar anda jika perlu. Dan saya tidak bercakap selama lima minit setiap e-mel-saya tidak biasa untuk menghabiskan lebih dari 15 minit pada e-mel yang baik, terutama jika komunikasi pertama saya dengan seseorang yang saya mahukan. Biarkan diri anda mempunyai masa itu, dan jangan merasa seperti anda sedang perlahan atau tidak produktif. Rasa seperti yang anda lakukan dengan betul.
Pasti Ia Bermula, Menengah, dan Akhir
Hanya kerana kita hidup dalam dunia 140-karakter, tidak bermakna e-mel anda seharusnya demikian. Sebenarnya, kita akan mempunyai sedikit balik balik ke bahasa Inggeris sekolah tinggi di sini dan esei gaya klasik hamburger; iaitu, setiap esei memerlukan intro, badan, dan kesimpulan.
Anda perlu memikirkan e-mel anda yang mempunyai struktur yang sama. Setiap bahagian tidak perlu lama, tetapi terutamanya dalam komunikasi awal, ia sepatutnya berada di sana. Jadi, apa yang sepatutnya setiap bahagian?
Pengenalan
Sentiasa mulailah dengan ucapan-ia mungkin terasa kuno, tetapi ia benar-benar membuat perbezaan. Kemudian, bergantung pada sifat hubungan anda, perenggan pembukaan adalah tempat yang bagus untuk ucapan mesra ( "Saya berharap pencarian kerja anda berjalan lancar!" ), Peringatan tentang perbualan anda ( "Ia sangat bagus untuk berbual dengan anda pada minggu lepas. " ), atau kata pengantar tentang mengapa anda menjangkau ( " Saya mahu menyentuh asas tentang … " ).
Badan
Ini adalah di mana anda mendapat sentuhan e-mel anda. Perkara yang paling penting untuk diingat di sini adalah untuk memberikan semua maklumat yang mereka perlukan untuk menerima semua tindakan yang anda minta. Ini termasuk memberikan sebarang maklumat, butiran, atau data kontekstual yang diperlukan, dan membentangkannya secara logik dan kohesif. Sekiranya e-mel dihantar untuk menyampaikan maklumat atau keputusan (bukannya meminta bantuan), pastikan untuk memasukkan alasan atau penjelasan.
Kesimpulannya
Kesimpulan e-mel adalah sedikit berbeza daripada kesimpulan esei. Daripada merumuskan apa yang telah anda bincangkan, anda perlu membungkusnya dengan langkah tindakan. Jika anda meminta untuk berjumpa dengan kopi, mencadangkan tarikh dan masa. Jika anda mendapat input untuk projek, ingatkan rakan sekerja anda dengan tepat apa yang anda perlukan dan bila. Dan, jika anda hanya memberi maklumat, ingatkan kenalan anda bahawa dia dialu-alukan untuk datang kepada anda dengan sebarang pertanyaan. Akhirnya, sekurang-kurangnya dalam e-mel awal anda, selalu tutup dengan salam dan tandatangan penuh.
Ia mungkin kelihatan seperti banyak, tetapi seperti yang saya katakan, ia tidak perlu lama. Sebagai contoh, ini adalah e-mel yang mungkin saya hantar kepada seseorang yang saya ingin ambil kopi dengan:
Hey Dave!
Ia sangat baik untuk berjumpa dengan anda! Ia sangat hebat untuk berbual dengan Alex, dan apabila dia menyebutnya dia tahu awak saya melompat ke atasnya.
Saya suka apa yang kamu lakukan di syarikat anda, dan ia akan menjadi hebat untuk berbual dengan anda mengenai bagaimana anda berfikir tentang penerbitan dalam talian, reka bentuk semula baru-baru ini, dan perkara-perkara lain mengenai kerja yang kami habiskan untuk hidup.
Adakah anda fikir anda akan mempunyai sedikit masa dalam beberapa minggu yang akan datang untuk bertemu? Saya gembira untuk bersayap di pejabat anda atau dapatkan kopi - apa sahaja yang paling sesuai untuk anda!
Selamat datang dan selamat hari Isnin.
Erin
Jadi jauh lebih baik daripada, "Hey Dave, nak ambil kopi kadang-kadang?" betul kan?
Pemeriksaan Proofread dan Fakta
Sebaik sahaja anda selesai menaip e-mel anda, anda tidak sepatutnya menghantarnya ke dunia. Sentiasa baca semula e-mel anda, sekurang-kurangnya sekali. Selain hanya memeriksa ejaan asas dan kesilapan tatabahasa, anda juga melihat fakta fakta seperti ejaan nama, peristiwa yang anda rujuk, atau tarikh anda menyebut. Mengawal e-mel "Hey Jon, " ketika seharusnya "Hey John, " mungkin kelihatan seperti perkara kecil, tetapi kenalan anda akan dapat melihat-dan kesan pertama membuat perbezaan besar.
Ini juga merupakan titik yang baik untuk memikirkan nada e-mel anda. Adakah ia berbunyi terlalu seperti perniagaan apabila anda hanya cuba bersahabat? Adakah anda terlalu bersemangat dengan mata seru dan emotikon dengan mengorbankan profesionalisme? Cobalah untuk melangkah mundur dan pertimbangkan bagaimana seseorang yang membaca e-mel untuk pertama kalinya akan bertindak balas terhadapnya-dan menyesuaikan dengan sewajarnya. Untuk e-mel yang penting, saya juga meminta orang lain untuk melihatnya untuk saya-set mata editorial tidak pernah menyakitkan sesiapa pun.
Fikirkan Bagaimana Anda Akan Merasakan jika Ia Pergi Umum
Akhirnya, sebelum menghantar menghantar, fikirkan bagaimana perasaan anda jika e-mel ini dibaca oleh sesiapa sahaja tetapi orang yang anda hantar kepada. Bagaimana jika, entah bagaimana, ia mendarat di dalam peti masuk bos anda? Bagaimana jika ia diterbitkan di web? (Hei, itu berlaku.) Ini adalah cek besar untuk memastikan e-mel anda terdengar hormat dan profesional dan akhirnya mewakili bagaimana anda mahu menggambarkan diri anda dengan dunia.
Saya tahu, kedengarannya seperti banyak kerja untuk dimasukkan ke dalam satu e-mel. Tetapi dengan bilangan e-mel yang buruk yang kita semua mendapat setiap hari, orang benar-benar akan melihat perbezaan apabila yang baik merentasi peti masuk mereka. Dan itu mungkin perbezaan di antara yang tidak diendahkan dan mendapat apa yang anda mahukan.
