Pernah mendapat perasaan tenggelam ketika kembali ke e-mel anda setelah beberapa hari (atau bahkan jam) dihabiskan, dan anda melihat jumlah mesej yang belum dijawab telah mencapai perkiraan yang tidak dapat dikendalikan?
Kotak masuk yang tidak teratur boleh merasakan seperti lubang yang luar biasa yang anda tidak akan menggali diri anda. Tetapi ia tidak perlu seperti itu! Dengan beberapa langkah mudah, anda boleh menyusun peti masuk anda, mengawal mel masuk anda, dan mengurangkan gangguan e-mel anda dengan serius.
Clear It Out
Saya tahu ini akan kelihatan menakutkan kepada ramai, tetapi saya amat mengesyorkan menggunakan peti masuk anda hanya untuk apa yang dimaksudkan untuk: mel baru. Fikirkan surat siput sebagai analogi. Jika anda meletakkan setiap pakej atau surat yang anda terima di meja dapur anda tanpa memfailkannya atau membuangnya, dapur anda akan menjadi tumpukan kertas yang tidak dapat dikendalikan. Peti masuk anda berfungsi dengan cara yang sama-ia paling berkesan apabila anda mengosongkannya.
Mulailah dengan memadam mana-mana e-mel yang anda terima bahawa anda tidak akan mahu mendapat akses lagi (seperti pengumuman penjualan minggu ini pada penerbangan ke Maui-sayangnya, tidak tahun ini). Tetapi, berhati-hati dan jangan memadamkan item yang mungkin anda ingin rekod turun ke garisan (seperti resit dari pembelian Amazon anda).
Kemudian, cuba siapkan e-mel yang anda mahu masuk ke dalam folder yang berkaitan atau (untuk pengguna Gmail) mengarkibkannya. Matlamat saya sentiasa dapat melihat semua e-mel dalam peti masuk saya tanpa perlu menatal ke bawah atau klik pada "halaman 2." Saya dapati saya kurang tertekan apabila saya dapat melihat sekilas pada semua yang saya perlu berurusan dengan, semuanya pada satu halaman. Dan, mari jujur: jika email pada halaman 2, mungkin tidak akan ditangani lagi.
Berhenti berlangganan
Penyumbat peti mel terbesar adalah barang yang anda dapatkan secara berulang. Dan itu bukan hanya e-newsletter untuk menyalahkan-Facebook, Twitter, dan sembilan tapak tawaran harian yang anda kini melanggan juga mengisi peti masuk anda dengan kemas kini.
Jadi, kali anda membazirkan e-mel setengah lusin tanpa membukanya, perhatikan apa yang anda hapuskan. Jika anda membuang e-mel dari sumber yang sama tiga kali tanpa membukanya, sudah tiba masanya untuk berhenti melanggan. Peti masuk anda akan terima kasih.
Menyatukan, Menyatukan, Menyatukan
Semakin ramai, orang harus berurusan dengan berbilang kotak masuk. Alamat kerja anda, alamat .edu anda, nama anda yang terdahulu [email protected], mungkin juga bahawa akaun Hotmail lama rakan-rakan sekolah tinggi anda sepatutnya tidak dapat dikeluarkan dari buku alamat mereka.
Dalam kebanyakan kes, anda perlu mengekalkan e-mel peribadi dan kerja anda berasingan, tetapi jika anda mempunyai kelenturan, menyatukan pelbagai alamat e-mel akan memberi anda lebih sedikit tempat untuk log masuk dan mengurus. Satu pilihan adalah untuk menghentikan alamat lama anda, tetapi anda juga boleh memilih untuk mempunyai satu alamat e-mel ke depan yang lain-jadi anda akan dilindungi tidak kira di mana orang menghantar anda mel, tetapi masih dapat menyimpan semua yang difailkan di tempat yang sama.
Buat Peti Masuk Anda Lakukan Kerja
Salah satu ciri kegemaran saya di Gmail adalah penapis automatik: Anda melatih peti masuk anda untuk mengetahui di mana untuk menghantar e-mel dan cara melabelnya. Apa-apa pun daripada ibu saya yang difailkan sebagai "Keluarga, " dan perkara-perkara yang dihantar ke senarai e-mel kumpulan sahabat kawan saya akan dilabel dengan sewajarnya juga. Dengan cara itu, apabila saya mencari sesuatu kemudian, ia sentiasa mudah dicari.
Anda juga boleh menggunakan Gmail untuk mempunyai beberapa e-mel yang melangkau peti masuk anda secara automatik. Sebagai contoh, jika anda membayar secara automatik bil kabel anda, seperti yang saya lakukan, anda boleh mengarkibkannya secara automatik dan menambah label "Kewangan." Anda tidak perlu melihatnya, tetapi jika anda memerlukannya, anda tahu di mana hendak mencari ia.
Rancang Untuk "Kemudian"
Anda tahu e-mel yang anda tahu yang anda tidak akan sampai ke kemudian, tetapi anda takut anda akan lupa? Sekarang terdapat plugin yang dipanggil Boomerang (kini tersedia untuk Gmail dan Outlook) yang sesuai untuk berurusan dengan mereka. Anda boleh menjadualkan e-mel untuk hilang dan kembali kemudian-apabila anda bersedia untuk mengatasinya-meninggalkan peti masuk anda lebih jelas sehingga ketika itu.
Boomerang mempunyai beberapa bonus lain (cukup mengubah hidup). Ia membolehkan anda menjadualkan e-mel untuk dihantar pada masa yang akan datang, dan ia juga membolehkan anda menyediakan e-mel yang berulang. Anda juga boleh mempunyai Boomerang memberi anda peringatan jika seseorang tidak dapat kembali kepada anda. Sebagai contoh, apabila saya menghantar e-mel kepada Julie pada hari Isnin mengenai laporan yang saya perlukan untuk hari Jumaat, saya boleh meminta Boomerang untuk membuat rantai e-mel itu kembali ke bahagian atas peti masuk saya pada 10:30 pagi Khamis jika dia belum menjawab. Dan jika dia menjawab, Boomerang tidak tahu akan membawa e-mel kembali pada hari Khamis. Brilian, bukan?
Bersedia untuk bermula? Terangkan beberapa waktu minggu ini untuk membaik pulih peti masuk anda. Ia mungkin membawa anda beberapa jam, tetapi saya berjanji, masa (dan tekanan) yang anda simpan dalam jangka masa panjang akan membuat semua usaha anda berbaloi.
